Con el fin de ofrecer un servicio seguro y equitativo a todos los miembros de nuestra plataforma, es importante que sigas una serie de pautas básicas de comunicación.
1. Lo que las organizaciones deben y no deben hacer
✅ Lo que se debe hacer
Sé claro, directo y respetuoso.
Respeta las diferencias culturales en la comunicación.
Proporciona información alternativa (reseñas públicas, detalles del programa) en lugar de datos personales.
Mantén al día el estado de la postulación, especialmente después de llamadas o intercambios de documentos.
Responde a los mensajes de los voluntarios con prontitud, preferiblemente en un plazo de 48 horas. Más de una semana se considera demasiado tiempo.
Actúa con rapidez si una postulación se estanca, incluyendo el rechazo de esta cuando sea necesario.
❌ Lo que no se debe hacer
No compartas datos de contacto antes de que el voluntario haya pagado el depósito.
No realices reservas fuera de Volunteer World.
No envíes mensajes ofensivos ni reveles datos personales innecesarios.
No te saltes Volunteer World en ninguna etapa del proceso de reserva o pago.
2. Intercambio de datos de contacto y realización de entrevistas
Obligatorio: queda estrictamente prohibido compartir datos de contacto y llevar la comunicación fuera de Volunteer World. En casos excepcionales, nuestro equipo debe otorgar su permiso de forma explícita.
Se requiere permiso antes de intercambiar cualquier dato de contacto.
Solo una vez que Volunteer World dé su aprobación, podrá proceder con llamadas, entrevistas u otra comunicación directa.
No hay excepciones a menos que Volunteer World haya otorgado explícitamente una autorización general bajo reglas estrictas; en ese caso, el equipo explicará claramente lo que está permitido.
Después de recibir el permiso:
Notifique a su administrador de Volunteer World para documentar la interacción.
Mantenga actualizado el progreso de la postulación.
Si la postulación se estanca, tome medidas inmediatas, incluyendo el rechazo de esta si es necesario.
Beneficios para las organizaciones:
Protege la privacidad y la seguridad de los voluntarios.
Garantiza el cumplimiento de las normas de la plataforma y las leyes de protección de datos.
Mantiene la confianza y la transparencia para una cooperación a largo plazo.
3. Gestión de documentos antes del envío
Los documentos (CV, cartas de motivación, material de apoyo) pueden contener datos de contacto confidenciales.
Actualiza el estado de la postulación inmediatamente después de revisar los documentos.
Continua el proceso de postulación y reserva a través de Volunteer World en todo momento.
Rechaza las postulaciones estancadas en las que se hayan compartido datos de contacto pero no se haya avanzado.
Consejo: Incluye toda la información posible sobre el programa en las descripciones: así se reducen las llamadas innecesarias, se genera confianza y aumenta la conversión.
4. Privacidad y protección de datos
Protege los datos personales de los voluntarios y obtén su consentimiento explícito antes de compartirlos.
Cumple con las leyes regionales de protección de datos, incluido el RGPD.
Ofrece recursos alternativos en lugar de información personal.
No compartas direcciones exactas antes del depósito; las direcciones se comparten inmediatamente después de la reserva.
⚠️ Alerta:
Si se le pide a un voluntario que se ponga en contacto con su organización fuera de Volunteer World (por ejemplo, a través del sitio web o las redes sociales) para realizar una reserva o un pago, esto se reportará y revisará de inmediato.
5. Cumplimiento y supervisión
Volunteer World lleva a cabo auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de los Términos y condiciones.
Las infracciones, como eludir Volunteer World o gestionar pagos externos, pueden dar lugar a la exclusión permanente.
Las organizaciones deben:
Documentar todas las comunicaciones.
Actualizar las postulaciones tras las llamadas o la revisión de la documentación.
Rechazar las postulaciones estancadas cuando sea necesario.
Todas las comunicaciones deben realizarse a través de Volunteer World para proteger la cobertura de los voluntarios en virtud de la Garantía de reembolso y la Opción Flex.
6. Conclusiones
Al seguir estas normas, su organización contribuye a crear una experiencia de voluntariado segura, justa y transparente.
Volunteer World está aquí para apoyar a sus socios; si tiene alguna pregunta o necesita orientación, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico o chat en vivo.
Trabajar juntos garantiza:
Que los voluntarios disfruten de una experiencia segura y con todo el apoyo necesario.
Que se genere una sólida relación de confianza entre su organización y Volunteer World.
Un procesamiento de postulaciones eficiente y conforme a las normas.
💡 Consejo: Documenta todas las interacciones y comunícate a través de Volunteer World para obtener la máxima seguridad y cobertura de la plataforma.
7. Visibilidad y promoción para las organizaciones asociadas
Volunteer World tiene como objetivo dar a conocer todos sus proyectos sociales de la mejor manera posible. Para ello, hemos desarrollado una plataforma fácil de usar que permite dar a conocer los programas a los voluntarios de manera eficaz.
Cuando las organizaciones asociadas cumplen con las normas de comunicación y cumplimiento de Volunteer World:
Sus programas se promocionan plenamente en nuestra plataforma, lo que garantiza que los voluntarios reciban información clara y confiable.
Podemos anunciar sus programas en los canales de redes sociales de Volunteer World, que tienen un alcance mensual de millones de personas.
El cumplimiento adecuado y la comunicación transparente fortalecen la confianza, mejorando las postulaciones de voluntariado y las asociaciones a largo plazo.
Seguir las reglas no solo protege a los voluntarios, sino que también garantiza que su programa obtenga la máxima visibilidad y credibilidad.
📧 Contáctenos en cualquier momento — ¡estaremos encantados de ayudar!