Wanneer een klant een voorschot betaalt, moet je een voorschotfactuur aanmaken in Accountable. Welke documenten je nodig hebt, hangt af van je situatie: een voorschotfactuur en een eindfactuur, een offerte omgezet in een factuur, of een enkele factuur met het voorschotbedrag erin verwerkt.
Dit artikel beschrijft de drie meest voorkomende scenario's voor het beheren van voorschotten in Accountable.
1. Een voorschotfactuur en een eindfactuur maken
Voorbeeld: Je moet een onderdeel van de boiler van je klant vervangen. Je spreekt met je klant af dat deze een voorschot betaalt van 30% van de totale waarde van de geleverde dienst of het geleverde goed.
Het totaal is €1.000, dus moet je 2 facturen uitschrijven:
Een voorschotfactuur voor €300.
Een eindfactuur voor €700.
→ Als je klant je al een voorschot heeft betaald, maak je een voorschotfactuur en een eindfactuur aan.
A. Voorschotfactuur
💡 Vergeet niet in de opmerkingen toe te voegen dat dit een voorschotfactuur is.
B. Eindfactuur
💡 Vergeet niet in de opmerkingen te vermelden dat dit de eindfactuur is.
🚨 Je hoeft " Voorschot " niet aan te vinken + het bedrag van het voorschot aangeven bij het maken van de eindfactuur, omdat het voorschot dan twee keer wordt meegerekend in je inkomen.
2. Voorschot via offerte en factuur
Voorbeeld: Je moet een onderdeel van de boiler van je klant vervangen en je spreekt met je klant af dat deze een voorschot betaalt van 30% van de totale waarde van de dienst. Je besluit eerst een offerte op te stellen, waarbij de betaling van het voorschot als aanvaarding van de offerte geldt.
A. Offerte
💡 Hier moet het bedrag van het voorschot worden vermeld in de opmerkingen. Vergeet niet je bankrekeningnummer en de uiterste betaaldatum te vermelden.
B. Offerte omzetten in factuur
Zodra je klant het voorschot heeft betaald, kun je de offerte omzetten in een factuur.
Selecteer de offerte en klik op "Maak er een factuur van".
Vink "Voorschot" aan aan de rechterkant van het scherm:
Vergeet tot slot niet om het voorschotbedrag toe te voegen aan de factuur:
⇒ Dit zijn de stappen in de video:
🚨 Als je de offerte gebruikt, moet je voorschot aanvinken en het bedrag van het voorschot aangeven.
3. Een enkele factuur aanmaken met het voorschotbedrag erin
Scenario: Je klant heeft je een voorschot betaald, maar je hebt geen voorschotfactuur of offerte opgemaakt.
Voorbeeld: Een klant neemt contact op voor je fotografiediensten voor zijn bruiloft en je vraagt een voorschot zonder een offerte of een voorschotfactuur op te stellen.
Een factuur met voorschot aanmaken:
Maak een nieuwe factuur aan
Vink Voorschot aan
Geef het bedrag van het betaalde voorschot in
🚨 Deze methode werkt alleen als je klant je een voorschot heeft betaald, waarvoor je noch een offerte, noch een voorschotfactuur hebt opgesteld. Het verschuldigde bedrag komt dan overeen met het totaalbedrag minus het voorschot.
Belangrijkste punten
Wanneer een klant een voorschot betaalt, maak je een voorschotfactuur aan in Accountable.
Als er een voorschot en een restbedrag zijn, stel dan een voorschotfactuur op voor het voorschot en een eindfactuur voor het saldo.
Als je eerder een offerte hebt opgesteld, zet je die om in een factuur, vink je "Voorschot" aan en voeg je het voorschotbedrag toe.
Als er geen offerte of voorschotfactuur is opgesteld, maak je een enkele factuur aan en voeg je het voorschotbedrag direct toe.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.