Als je kosten betaalt namens een klant of uitgaven doet die je later doorfactureert, hangt de juiste btw-behandeling af van de aard van die kosten: gaat het om voorgeschoten kosten of om doorgefactureerde kosten? Dit artikel legt het verschil uit en toont je hoe je beide types verwerkt in Accountable.
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. Vraag het bij twijfel aan je belastingcoach.
Dit artikel behandelt de twee soorten kosten, de btw-regels die op elk van toepassing zijn, en hoe je ze stap voor stap verwerkt in Accountable.
1. Wat is het verschil tussen voorgeschoten kosten en doorgefactureerde kosten?
Voorgeschoten kosten
Dit zijn in principe uitgaven die je namens iemand anders betaalt, zodat de factuur niet op jouw naam staat. Je maakt een uitgave op naam van je klant en schiet hem het geld voor, meer niet.
Voorbeeld: Je klant nodigt je uit in een restaurant en realiseert zich bij het betalen dat hij zijn portemonnee vergeten is. Jij betaalt voor hem en hij vraagt je het bedrag opnieuw te factureren.
Doorgefactureerde kosten
In de praktijk gebeurt dit het vaakst
Zo simpel is het: alles wat geen voorgeschoten kosten zijn. Als je niet voldoet aan alle voorwaarden om in aanmerking te komen als voorgeschoten kosten onder art.28, 5° CTVA, gaat het om doorgefactureerde kosten.
In het geval van doorgefactureerde kosten staat de factuur op jouw naam en heb je die betaald. Je factureert deze kosten, geheel of gedeeltelijk, door aan je klant.
Voorbeeld: Je bent loodgieter en moet de toiletspoeling van een klant vervangen. Je koopt de spoeling bij je leverancier en ontvangt een aankoopfactuur op jouw naam, met je contactgegevens, btw-nummer, enz.
🚨 Het belangrijkste onderscheid wordt gemaakt op het punt van de uitgave: wie betaalt en wiens naam staat de aankoopfactuur?
2. Hoe beheer ik de btw op mijn verkoopfactuur?
Voorgeschoten kosten
Welk btw-tarief gebruik je?
Als je je klant een factuur stuurt, vraag je gewoon om terugbetaling van het voorgeschoten bedrag. Je moet absoluut een factuur uitreiken op naam van de klant, zonder btw, zoals de wet voorschrijft (art.28, 5° CTVA). Het voorgeschoten bedrag dat je factureert om de terugbetaling te verkrijgen, maakt geen deel uit van het belastbare inkomen.
🚨 Waarschuwing: Breng geen toeslagen in rekening! Voorschotten worden niet opgenomen in je belastinggrondslag als de factuur het exacte bedrag vermeldt zonder btw toe te passen.
→ Als je een verhoging of toeslag vraagt, dan vraag je meer dan je hebt voorgeschoten, en dit wordt dan beschouwd als een uitgevoerde dienst waarvoor je wordt vergoed. In dat geval moet er in principe btw worden geheven op het totale bedrag (art. 26, §1 WBTW).
Doorgefactureerde kosten
Welk btw-tarief pas je toe op doorgefactureerde kosten?
A. Doorgefactureerde kosten in verband met een hoofdactiviteit
💡 Er is sprake van een hoofdverrichting wanneer je een goed of dienst hebt geleverd dat rechtstreeks verband houdt met je zelfstandige activiteit en je bij die gelegenheid bepaalde kosten, die rechtstreeks verband houden met het geleverde goed of de verleende dienst, doorfactureert aan de klant.
Als de kosten worden doorberekend als onderdeel van een hoofdverrichting, pas je hetzelfde tarief toe als dat van de hoofdverrichting. Boekhoudkundig gezien, en voor btw-doeleinden in het bijzonder, volgt het accessoire (in dit geval de toiletspoeling) de hoofdverrichting (in dit geval de installatie van de spoeling).
🚨 Waarschuwing: Je factuur moet een duidelijk onderscheid maken tussen de geleverde dienst en de doorgefactureerde kosten, en in dit geval zal je factuur twee aparte regels hebben.
Als je de kosten doorfactureert op een aparte factuur geldt hetzelfde principe, het btw-tarief moet het tarief van de hoofdhandeling volgen.
B. Doorgefactureerde kosten die geen verband houden met de hoofdactiviteit
Als de kosten geen verband houden met de hoofdverrichting, volgen de doorgefactureerde kosten hun eigen btw-tarief. Op je verkoopfactuur volgt het btw-tarief op de doorgefactureerde kosten het btw-tarief op de aankoopfactuur.
Als de uitgaven buiten het toepassingsgebied van de btw vallen (dat wil zeggen vrijgesteld van btw, zoals een verzekeringsmaatschappij of school- en universitair onderwijs), hoeft er geen btw te worden toegepast bij het doorfactureren.
3. Hoe beheer ik voorgeschoten kosten en doorgefactureerde kosten in Accountable?
Voorgeschoten kosten
⚠️ Voorgeschoten kosten: Stuur deze facturen niet via Peppol naar je klant, maar enkel per e-mail of als PDF.
In het tabblad Inkomsten: Maak de factuur aan in Accountable en stuur ze naar je klant per e-mail of als PDF (niet via Peppol). Zodra je klant de factuur heeft ontvangen, verwijder je ze in Accountable, omdat ze niet als inkomsten mag worden beschouwd. Bewaar een kopie van de factuur voor een eventuele controle.
In het tabblad Bank: Klasseer de twee transacties als "Persoonlijke betaling".
🚨 Waarschuwing: Voeg de aankoopfactuur nooit toe in het uitgavenscherm, omdat de aankoopfactuur niet op jouw naam staat en daarom niet als aftrekbare kost kan worden beschouwd.
Doorgefactureerde kosten
Voorbeeld:Als onderdeel van een opdracht voor je klant maak je kosten voor een treinreis. Je koopt een treinkaartje en factureert dat door aan je klant.
In het tabblad Uitgaven: Voeg de aankoopfactuur toe aan de overeenkomstige categorie. In het voorbeeld van het treinkaartje bedraagt de btw 6%.
In het tabblad Inkomsten:
🚨 Herinnering: Je factuur moet een duidelijk onderscheid maken tussen de geleverde dienst en de factureerbare kosten, en in dit geval zal je factuur uit twee afzonderlijke regels bestaan.
Als je de kosten doorfactureert in een aparte factuur geldt hetzelfde principe, het btw-tarief moet het tarief van de hoofdhandeling volgen.
Voorbeeld van een factuur met doorgefactureerde kosten:
Het doorgefactureerde treinkaartje staat op een aparte regel en volgt hetzelfde btw-tarief (hier 21%) als de categorie van de hoofdverrichting:
Opmerking: Het bedrag dat je hebt uitgegeven aan het treinkaartje van €50 inclusief btw, is het bedrag exclusief btw wanneer je de kosten doorfactureert.
In het tabblad Bank: Koppel de transacties respectievelijk aan de uitgave en het inkomstenbewijs.
Belangrijkste punten
Voorgeschoten kosten worden betaald op naam van je klant: factureer zonder btw en verwijder de factuur uit je inkomsten na verzending.
Doorgefactureerde kosten staan op jouw naam: pas het btw-tarief van de hoofdverrichting toe (als de kosten daaraan verbonden zijn) of het tarief van de aankoopfactuur (als dat niet het geval is).
Stuur een factuur voor voorgeschoten kosten nooit via Peppol: gebruik enkel e-mail of PDF.
Gebruik bij het doorfactureren het bedrag exclusief btw als basis op je verkoopfactuur.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.