Le module REMONTEES TERRAIN vous permet d'optimiser la gestion de vos remontées terrain dans votre démarche de prévention des risques professionnels et environnementaux
Retrouvez dans la présentation du module REMONTEES TERRAIN les explications sur ses fonctionnalités
Collectez et centralisez l’ensemble des observations remontées au sein de votre organisation par vos équipes ou vos intervenants dans le menu Collecte des remontées terrain
Ce guide détaille les fonctionnalités de ce menu Collecte des remontées terrain
Traitez l’ensemble des observations remontées au sein de votre organisation dans le menu Traitement des remontées terrain :
Attribuez une catégorie en fonction de votre classification spécifique
Réalisez une analyse HSE (arbre des causes,...)
Détaillez et gardez la traçabilité de toutes vos actions associées à chaque remontée terrain, dans le processus de suivi de votre démarche de prévention
Utilisez ces informations pour renforcer le processus de suivi de votre démarche de prévention des risques professionnels et environnementaux dans les modules de PREVISOFT :
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface dédiée au traitement des remontées terrain
L'interface de traitement des remontées terrain est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Remontées terrain
Traitement des remontées terrain
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Remontées terrain
Menu Traitement des remontées terrain
Modifier / éditer une remontée terrain à traiter
Recherchez et éditer la remontée terrain à traiter de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Les remontées terrain à traiter sont collectées uniquement dans le menu Collecte des remontées terrain
Lieu de la remontée terrain collectée
Les informations suivantes, non modifiables, sont renseignées dans le menu Collecte des remontées terrain :
Entité de rattachement
Entité déclarante
Afficher les informations du lieu
Cliquez sur le bouton Afficher les informations du lieu pour afficher les informations de l'entité déclarante renseignées dans le menu Entités de la Liste des ressources :
Raison sociale
Numéro Siret
Adresse
Code postal
Ville
Pays
Cliquez sur le bouton Masquer les informations du lieu pour les masquer
Cliquez sur le lien Editer la collecte de la remontée terrain pour accéder à la fiche de la remontée terrain dans le menu Collecte des remontées terrain
Informations générales
Les informations suivantes, non modifiables, sont renseignées dans le menu Collecte des remontées terrain :
Outil de remontée terrain
Rédacteur de la remontée terrain
Date de création
Date de dernière modification
Observateur à l'origine de la remontée terrain
Type d'observateur
Commentaire sur l'observateur à l'origine de la remontée terrain
Date de remontée
Heure de remontée
Description (situation observée, personnes impliquées, causes)
Risque
Priorisation
Définition du risque
Pictogramme du risque
Mesures immédiates prises
Proposition de mesures
Responsable de la remontée terrain
Cliquez sur le lien Editer la collecte de la remontée terrain pour accéder à la fiche de la remontée terrain dans le menu Collecte des remontées terrain
Photos
Les informations suivantes, non modifiables, sont renseignées dans le menu Collecte des remontées terrain :
Photo
Commentaire
Cliquez sur le lien Editer la collecte de la remontée terrain pour accéder à la fiche de la remontée terrain dans le menu Collecte des remontées terrain
Lieu de la remontée terrain
#1 - Le lieu de la remontée terrain n'a jamais été sauvegardé lors du traitement
Sélectionnez obligatoirement une Entité de rattachement dans l'arbre des entités (différente de Ressources), pour la rattacher à la remontée terrain en tant que Lieu de la remontée terrain finalement retenu
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer le lieu de la remontée terrain et renseigner les autres informations
Les informations sont enregistrées, et le formulaire s'ouvre pour accéder à l'ensemble des champs (cf. ci-dessous)
#2 - Le lieu de la remontée terrain a été sauvegardé lors du traitement
Les informations suivantes ne sont plus modifiables :
Entité de rattachement
Entité déclarante
Cliquez sur le bouton Afficher les informations du lieu pour afficher les informations de l'entité déclarante renseignées dans le menu Entités de la Liste des ressources :
Raison sociale
Numéro Siret
Adresse
Code postal
Ville
Pays
Cliquez sur le bouton Masquer les informations du lieu pour les masquer
Analyse HSE
Le bloc Analyse HSE s'affiche après avoir cliqué dans le bloc Lieu de la remontée terrain sur le bouton vert Enregistrer le lieu de la remontée terrain et renseigner les autres informations
Sélectionnez un Type de remontée terrain dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Exemples de valeurs que vous pouvez personnaliser :
Presqu’accident
Non-conformité
Situations dangereuse
Anomalie
Evénements indésirable
Incident
Incivilité
Accident environnemental
Bonne pratique
Sélectionnez obligatoirement un Risque (éventuellement renseigné dans le menu Collecte des remontées terrain) :
Par défaut, PREVISOFT propose une liste préremplie de risques INRS (renseignée dans le menu Risques de la Liste des ressources) que vous pouvez modifier en fonction de votre sensibilité et de votre culture de la Santé : nom, pictogramme, type, système de cotation, dommages, mesures de prévention
La Définition du risque s'affiche, non modifiable (renseignée dans le menu Risques de la Liste des ressources)
Le Pictogramme du risque s'affiche, non modifiable (renseigné dans le menu Risques de la Liste des ressources)
Renseignez éventuellement la Circonstance HSE
L'Arbre des causes est une méthode d’analyse des risques.
Elle permet de remonter aux causes de la remontée terrain en identifiant, étape après étape, se(s) fait(s) générateur(s).
Cette analyse doit conduire à proposer des plans d'action (solutions) issus de votre analyse de la remontée terrain.
Modifiez éventuellement la Nature de la remontée terrain :
Préremplie avec la Précision sur le lieu de la remontée terrain renseignée dans le menu Collecte des remontées terrain
Consultables dans le bloc Lieu de la remontée terrain collectée
Renseignez obligatoirement le Dommage (ou fait ultime) :
C'est le libellé de votre accident à droite de votre arbre des causes
Pour renseigner cette valeur :
Préremplissez cette zone avec l'information de Nature de la remontée terrain en cliquant sur le bouton vert avec la flèche blanche. Vous pouvez ensuite modifier le libellé (pour apporter des précisions complémentaires, par exemple)
ou
Saisissez directement votre texte dans cette zone
Cliquez sur le bouton vert Editer pour construire (ou mettre à jour) l'arbre des causes pour votre analyse HSE de la remontée terrain
L'interface de construction de l'arbre des causes s’ouvre avec :
A droite : le Dommage (ou fait ultime) comme point de départ
En haut à gauche : la palette graphique des boutons de construction de l'arbre
En haut à droite : les commandes de gestion de l'arbre des causes
Vous pouvez maintenant construire votre arbre des causes
Cliquez sur le bouton rouge Ne pas faire d’arbre si vous ne souhaitez pas construire d'arbre des causes pour votre analyse HSE
Précisez le(s) facteur(s) ayant participé à la survenance de la remontée terrain en cliquant sur les boutons Non / Oui des champs suivants :
Facteur technique
Facteur organisationnel
Facteur humain
Renseignez éventuellement le Résultat de l'analyse HSE
Sélectionnez le Statut de l'analyse HSE :
Pas commencée
En cours
Terminée
Ne pas faire d’analyse HSE
Renseignez éventuellement une Date de l'analyse HSE
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de l'analyse HSE
Suivi de la démarche
Le bloc Suivi de la démarche s'affiche après avoir cliqué dans le bloc Lieu de la remontée terrain sur le bouton vert Enregistrer le lieu de la remontée terrain et renseigner les autres informations
Ce tableau récapitulatif affiche toutes les étapes de votre démarche d'analyse de la remontée terrain, de la plus récente à la plus ancienne (lecture de haut en bas) :
Les plans d'action associés
Les point de conformité réglementaire renseignés
Les préconisations renseignés
Les évaluations des risques liées à la remontée terrain
Les événements du modules AT/MP (accidents du travail, maladies professionnelles, accidents bénins) liés à la remontée terrain
Les analyses environnementales liées à la remontée terrain
Les évaluations du Risque Chimique liées à la remontée terrain
Les interventions liées à la remontée terrain
Les équipements mis en œuvre dans votre organisation liés à la remontée terrain
Le fonctionnement global du formulaire et celui du bloc Suivi de la démarche sont expliqués dans les parties suivantes :
Suivi de la démarche : Ajouter une étape
Pour ajouter une étape :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter situé sous le tableau de suivi de la démarche
Cliquez sur le sélecteur Sélectionner le type d'étape à ajouter
Cliquez sur le type l'étape à ajouter
Renseignez les informations disponibles qui s'affichent sous le tableau
Cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour ajouter cette étape dans le suivi (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Supprimer une étape
Pour supprimer une étape :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquer sur Supprimer et confirmez la suppression
(ATTENTION : toute suppression est définitive !!)
Suivi de la démarche : Editer / Modifier une étape
Pour éditer / modifier une étape :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquer sur Editer
Renseignez les informations disponibles de l'étape qui s'affichent sous le tableau
Cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer les modifications de cette étape dans le suivi (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Filtrer l'affichage des étapes
Vous pouvez choisir d'afficher une ou plusieurs étapes :
Cliquez sur le sélecteur Etape à filtrer au dessus du tableau de suivi de la démarche
Sélectionnez un ou plusieurs types d'étape :
Conformité réglementaire
Lien avec le module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE
Lien avec le module AT/MP
Lien avec le module COACTIVITE
Lien avec le module EQUIPEMENTS
Lien avec le module EVALUATIONS DES RISQUES
Lien avec le module RISQUE CHIMIQUE
Plan d'action
Préconisation
Cliquez à l'extérieur du sélecteur pour afficher le tableau avec les étapes sélectionnées
Cliquez sur la croix à droite de chaque filtre pour désactiver le filtre
Exemple d'affichage uniquement des plans d'action :
Suivi de la démarche : Etape "Plan d'action"
Vous pouvez ajouter un plan d'action directement dans votre suivi de la démarche, et renseignez les informations les plus utilisées :
Date de création du plan d'action
Index du plan d'action
Circonstances qui ont conduit à la création du plan d'action (Rappel du contexte)
Tâches à réaliser (Mesures de prévention particulières)
Tâches à réaliser (issues de Risques ou Aspect Environnemental de RESSOURCES )
Responsable / Pilote du plan d'action
Échéance
Date de réalisation
Progression de l'avancement (%)
Avancement de la réalisation du plan d'action
Coût du projet
Cliquez sur le bouton gris Valider pour ajouter ce plan d'action dans le suivi de votre démarche de traitement de la remontée terrain (ou Annuler)
Remarque : cliquez sur le lien Editer le plan d’action complet dans une nouvelle fenêtre pour accéder au formulaire des Plans d'action du module Remontées Terrain
Suivi de la démarche : Etape "Conformité réglementaire"
Renseignez éventuellement les Exigences réglementaires associées à la remontée terrain
Sélectionnez éventuellement le Statut de la conformité réglementaire de la remontée terrain dans la liste déroulante :
Non applicable
Non conforme
Conforme
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la conformité réglementaire
de la situation remontée
Renseignez éventuellement une Date d'enregistrement de ce commentaire sur la conformité réglementaire
Sélectionnez un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable du point de conformité réglementaire
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Etape "Préconisation"
Renseignez obligatoirement la Date d'enregistrement de la préconisation
Renseignez éventuellement :
la Recommandations
Le Commentaire sur la recommandation
Un Statut de la recommandation dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Un Responsable de la recommandation :
Responsable interne : sélectionnez un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources
Responsable externe : sélectionnez une Raison sociale dans la liste des Entreprises extérieures de Ressources et le contact correspondant
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder (ou Annuler)
Remarque : créez un plan d'action à partir de votre préconisation :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquez sur Transformer en plan d'action
Renseignez les informations du plan d'action et sauvegarder :
Le plan d'action affiche la mention Issu de la préconisation du JJ/MM/AAAA
Le champ Transformé en plan d'action de votre préconisation affiche la valeur Oui
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs analyses environnementales du module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module ANALYSE EVIRONNEMENTALE
Sélectionnez :
un couple Aspect - Impact environnemental
ET
un couple Index - Description de l'impact environnemental causé par l'aspect environnemental
dans la liste des analyses environnementales enregistrées dans l'entité de rattachement de la remontée terrain
qui ne sont pas déjà liées à la remontée terrain
La Description de l'impact environnemental causé par l'aspect environnemental s'affiche, non modifiable
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cette analyse environnementale du module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l’analyse environnementale pour accéder à la fiche de l'analyse environnementale dans le menu Analyse des aspects et impacts environnementaux du module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module AT/MP"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs événements du module AT/MP dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module AT/MP
Sélectionnez
un événement
dans la liste des événements enregistrés dans l'entité de rattachement de la remontée terrain
qui ne sont pas déjà liés à la remontée terrain
Les informations suivantes de l'événement s'affichent, non modifiables :
Activité de l'employé lors de l'accident
Nature de l'accident
Objet dont le contact a blessé l'employé
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cet événement du module AT/MP
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l’événement du module AT/MP pour accéder à la fiche de l'événement dans les menus du module AT/MP :
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module COACTIVITE"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs interventions du module COACTIVITÉ dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module COACTIVITE
Sélectionnez
un Type d’intervention
ET
un couple Numéro d’intervention - Nature des travaux
dans la liste des intervention enregistrées dans l'entité de rattachement de la remontée terrain
qui ne sont pas déjà liées à la remontée terrain
Les informations suivantes de l'intervention s'affichent, non modifiables :
Numéro d'intervention
Nature des travaux
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cette intervention du module COACTIVITÉ
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l'intervention du module COACTIVITÉ pour accéder à la fiche de l'intervention dans le menu Gestion des interventions du module COACTIVITE
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module EQUIPEMENTS"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs équipements du module ÉQUIPEMENTS dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module EQUIPEMENTS
Sélectionnez
une Désignation de l’équipement
ET
les caractéristiques [Numéro de série - Numéro d'inventaire - Marquage CE - Numéro de repérage]
dans la liste des équipements mis en œuvre dans l'entité de rattachement
qui ne sont pas déjà liés à la remontée terrain
Les informations suivantes de l'intervention s'affichent, non modifiables :
Numéro d'intervention
Nature des travaux
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cet équipement mis en œuvre dans le module ÉQUIPEMENTS
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l’équipement pour accéder à la fiche de l'équipement mis en œuvre dans le menu Recensement des équipements du module EQUIPEMENTS
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module EVALUATION DES RISQUES"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs évaluations des risques professionnels du module ÉVALUATION DES RISQUES dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module EVALUATION DES RISQUES
Sélectionnez
un Risque
ET
un couple Index - Situation dangereuse
dans la liste des évaluations des risques enregistrées dans l'entité de rattachement
qui ne sont pas déjà liées à la remontée terrain
Les informations suivantes de l'évaluations des risques s'affichent, non modifiables :
Phase de travail
Situation dangereuse
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cette évaluation des risques professionnels du Document Unique (DU) du module ÉVALUATION DES RISQUES
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l’évaluation des risques pour accéder à la fiche de l'évaluation des risques professionnels du Document Unique (DU) dans le menu Grille d'évaluation des risques du module EVALUATION DES RISQUES
Suivi de la démarche : Etape "Lien avec le module RISQUE CHIMIQUE"
Vous pouvez lier une remontée terrain à plusieurs évaluations du Risque Chimique du module RISQUE CHIMIQUE dans la même entité de rattachement sélectionnée dans le bloc Analyse HSE
Pour créer un lien :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez Lien avec le module RISQUE CHIMIQUE
Sélectionnez
un Nom d’usage du produit chimique
ET
une Utilisation
ET
une Consommation (t/an)
dans la liste des évaluations du risque chimique enregistrées dans l'entité de rattachement
qui ne sont pas déjà liées à la remontée terrain
Renseignez éventuellement un Commentaire sur ce lien
Renseignez éventuellement la Date d’enregistrement de ce lien
Sélectionnez éventuellement un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable de ce lien
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas du bloc (ou Annuler) pour :
Sauvegarder le lien de la remontée terrain avec cette évaluation du Risque Chimique du module RISQUE CHIMIQUE
Afficher cette nouvelle étape dans le suivi de la démarche
Remarque : cliquez sur le lien Editer l’évaluation du Risque Chimique pour accéder à la fiche de l'évaluation du Risque Chimique dans le menu Evaluations du risque chimique du module RISQUE CHIMIQUE
Traitement de la remontée terrain
Le bloc Traitement de la remontée terrain s'affiche après avoir cliqué dans le bloc Lieu de la remontée terrain sur le bouton vert Enregistrer le lieu de la remontée terrain et renseigner les autres informations
Sélectionnez un Statut de traitement de la remontée terrain :
En édition : par défaut
Traitement en cours : ATTENTION, ce choix :
NE permettra PAS de sélectionner le statut En édition
Permettra uniquement de sélectionner le statut Traité
Rendra NON modifiables les informations de la remontée terrain collectée dans le menu Collecte des remontées terrain
Traité : ATTENTION, ce choix :
NE permettra PAS de sélectionner le statut En édition
Permettra uniquement de sélectionner le statut Traitement en cours
Rendra NON modifiables les informations de la remontée terrain collectée dans le menu Collecte des remontées terrain
La Date de prise en charge, non modifiable, est préremplie avec date de changement de statut
Sélectionnez la Date de traitement
Renseignez éventuellement un Commentaire sur le traitement
Sélectionnez éventuellement un Responsable du traitement :
Interne :
Sélectionnez un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources
Le champ Fonction est renseigné automatiquement à partir du champ Métier de l'employé, sinon du champ Profession, sinon du champ Profession (libellé NET-Entreprises) éventuellement renseigné dans la liste du personnel de la Liste des ressources
Le champ Email est renseigné automatiquement à partir du champ Email de l'employé
Externe :
Sélectionnez une Raison sociale dans la liste des Entreprises extérieures de Ressources
Sélectionnez le Contact correspondant à l'observateur
La Fonction du contact est renseigné automatiquement à partir du champ Profession du contact
L'Email est renseigné automatiquement à partir du champ Email du contact
Enfin, enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
