"On ne gère bien que ce que l'on mesure" (Berland, Chevalier et Sponem, 2008) Ce principe s'applique parfaitement aux recrutements. Récolter et compiler les données par les offres, les candidatures ou encore les actions des équipes c'est l'occasion de prendre du recul sur le quotidien.

Il devient possible de faire le bilan sur l'activité passée pour décider de l'orientation à donner pour la suite. Il s'agit d'établir une vision macro des recrutements pour ensuite zoomer sur chaque détail et jouer sur les bons leviers.

Il existe de nombreux KPI intéressants à observer pour piloter les recrutements :

Pour ne citer que ceux là.

Croiser les données présentes dans We Recruit permet d'établir les KPI.

Avant de commencer la présentation de ce module il est important de préciser qu'il est accessible aux rôles suivants :

Les rapports apportent des informations sur certains pans de la plateforme et sur les activités menées.

Il existe 13 types de rapports répartis en 4 thématiques. Chaque type de rapport propose des filtres qui lui sont propre.

Lors de la création d'un rapport il convient donc de commencer par choisir un type de rapport puis de jouer sur les filtres proposés.

Par exemple si on souhaite connaître le nombre de candidatures reçues sur l'année passée, il faudra choisir le type de rapport "Candidature" dans la thématique "Performance". On peut ensuite mettre un filtre sur une période personnalisée allant du 01/01/N au 31/12/N.

Lors de la première connexion 16 rapports sont créés, publics et attribués au plus ancien administrateur du compte.

Il est possible d'en créer jusqu'à 100 rapports gratuitement.

Les rapports peuvent ensuite être agencés en dashboard.

Les dashboards sont des espaces d'analyse. On peut y compiler des rapports et ajouter des blocs de textes pour apporter du contexte, ajouter des conclusions...

En mettant les données en perspective ils permettent de prendre du recul sur l'activité quotidienne.

Par exemple, si je souhaite à voir une vision globale sur la pertinence de mes sources de candidatures je peux créer plusieurs rapports :

Ces deux rapports donnent deux points de vue différents mais complémentaires d'une même réalité.

Il est intéressant de les regrouper dans un dashboard. La source qui apporte le plus de candidatures en nombre n'est pas forcément la source qui apporte le plus de candidatures qualifiées et engagées au final.

Lors de la première connexion, quatre dashboards publics et attribués au plus ancien administrateur du compte, sont disponibles.

Il est possible d'en créer jusqu'à 30 gratuitement.

Les rapports et dashboards incluent une dimension publique ou privée.

Selon le statut public ou privé du rapport/dashboard, voici quels utilisateurs pourront y accéder :

Pour obtenir des statistiques il faut que la plateforme ait des données à analyser.

Certaines données se génèrent automatiquement : le nombre de candidatures reçues, le nombre d'offres créées... Mais pour aller plus loin dans l'analyse il devient nécessaire de qualifier sa base de données et cela demande de créer des segmentations. We Recruit propose un vaste choix d'outils pour aller dans ce sens.

Voici ce que nous conseillons de mettre en place :

⚙️ Créer des services et des métiers

Chaque offre créée est rattachée à un service et à un métier ce qui permet d'avoir des chiffres sur les nombre d'offres publiées par service et par métier ainsi que le nombre de candidatures reçues.

📝 Créer des champs personnalisés sur les offres

Un champ personnalisé est une rubrique qui s'ajoute sur toutes les offres créées et qu'on peut ensuite choisir de remplir ou non. Cela peut par exemple servir à identifier les collaborateurs affiliés à la gestion des candidatures sur l'offre.

❌ Créer des motifs de refus

Lors d'un refus candidat, il est possible d'indiquer un motif de refus et ainsi obtenir des chiffres sur les raisons de refus. La nomenclature peut également être organisée de sorte à faire la différence entre les refus entreprise et les refus candidat.

🔎 Gérer les sources de candidature

Pour savoir d'où viennent les candidatures et connaître les supports les plus efficaces il est important d'avoir organisé les sources de candidature.

Dans We Recruit, les sources sont regroupées par dossier et chaque candidature est rattachée à une source. Cela permet notamment de comparer le nombre de candidatures reçues VS le nombre d'entretien et le nombre de recrutement par source.

il est possible de faire des statistiques par source, par dossier de sources et par type de source.

🏷️ Utiliser les tags et les champs personnalisés candidats

Ces deux éléments ont pour vocation de mettre des points clés en évidence sur les candidats : permis de conduire, compétence particulière, maitrise d'un outil, accompagnement particulier...

Au delà de faciliter les recherches dans la CVthèque, ils sont utilisables pour réaliser des statistiques.

Une fois les outils de segmentation de la base de données créés, il faut encore les utiliser pour les rendre exploitables. Voici nos recommandations en termes de pratiques d'usage :

✅ Qualifier les fiches candidats

Les fiches candidat sont une mine d'information si elles sont correctement qualifiées. C'est à dire si un travail rigoureux de suivi des informations est mis en place.

Lors d'un ajout de candidat via l'adresse e-mail de l'offre, il convient de :

Une fois le candidat en cours de processus il est important de tracer les informations :

🔧 Utiliser les activités

Le passage d'un candidat dans les différentes étapes du processus de recrutement donne in fine un taux de conversion des candidatures et une idée de la durée de traitement des recrutements. Ce sont des données très importantes mais qui doivent être complétées avec l'usage des activités.

Au delà des avantages opérationnels, avec par exemple l'envoi de confirmation d'entretien, les activités sont faites pour suivre les interactions avec le candidat. On obtient ainsi un nombre précis d'activités réalisées et on peut évaluer la charge des équipes puisque chaque activité est rattachée à au moins un utilisateur.

Quelle est la différence entre le processus de recrutement et les activités ?

Le processus de recrutement est un instantané des recrutements, il indique la situation à un moment précis et peut évoluer à tout instant.

Les activités "gravent" les actions réalisées sur chaque candidat, elles les suivent tout au long de leur évolution dans le processus de recrutement et sur l'ensemble de leurs candidatures.