Principes
Wanneer je werknemers met een arbeidsovereenkomst in dienst neemt om je bedrijf te ondersteunen, zijn de kosten aftrekbaar.
Naast de arbeidsovereenkomst ontvang je verschillende documenten van het sociaal secretariaat: loonfiches, RSZ, bedrijfsvoorheffing en administratieve kosten.
⚠️ Alleen de boekhoudkundige posten en administratieve kosten kunnen in Accountable worden geregistreerd als aftrekbare kost.
Dit artikel legt uit welke documenten je registreert en hoe je zowel de boekhoudkundige posten als de factuur voor administratieve kosten verwerkt.
1/ Welke documenten en hoe registreer je deze als een uitgave?
Je hoeft alleen het document met de boekhoudkundige posten en de factuur voor administratieve kosten te registreren. Je kunt deze opvragen bij het sociaal secretariaat dat de loonfiches opstelt.
1.1 Hoe registreer je de boekhoudkundige posten?
→ Voor de bedragen in de debetkolom:
🚨 Je moet de bedragen in de debetkolom alleen registreren voor de algemene rekening in het document die begint met een 6:
💡 In de categorie Vergoedingen > Vergoeding bediende / arbeidersbezoldiging:
→ Voor de bedragen in de creditkolom:
🚨 Je moet de bedragen in de creditkolom alleen opnemen voor de algemene rekening die begint met een 6 of 7 en een creditnota aanmaken:
💡 Selecteer ook de categorie Vergoedingen > Vergoeding bediende / arbeidersbezoldiging voor de creditnota:
❌ Ecocheques kunnen in de boekhoudkundige posten voorkomen onder een rekening die begint met 6**, maar mogen niet worden opgenomen in de registratie.
1.2 Hoe registreer je de factuur voor administratieve kosten?
→ Registreer de factuur als een uitgave in de categorie wettelijke prestatie & andere kosten > andere onkosten:
💡 Controleer het btw-bedrag op de factuur zorgvuldig om te verzekeren dat het overeenkomt met het btw-bedrag van de gemaakte uitgaven.
De categorie Andere personeelskosten is bedoeld voor kosten die voor werknemers worden gemaakt in het kader van hun werk, zoals dranken, koffie, thee, enz. Voor facturen van administratieve kosten is het daarom nauwkeuriger om de categorie wettelijke prestatie & andere kosten > andere onkosten: te gebruiken.
2/ Fouten die je moet vermijden
❌ Registreer nooit RSZ- en bedrijfsvoorheffingsfacturen in het tabblad Uitgaven! ❌
 |  |
❌ Freelancers en bedrijven die je inhuurt zijn geen werknemers. Hun facturen moeten worden geregistreerd in de categorie "Aankoop van diensten, werken & studies". ❌
Als je een bestand ontvangt met de naam "Bedrijfsrekening" of "Compte d'entreprise", registreer dit dan niet in Accountable. Dit is enkel een jaaroverzicht.
Belangrijkste punten
Wanneer je werknemers in dienst neemt met een arbeidsovereenkomst, zijn de loonkosten aftrekbaar.
Registreer alleen het document met boekhoudkundige posten en de factuur voor administratieve kosten als uitgaven in Accountable.
Bedragen in de debetkolom (algemene rekeningen die beginnen met 6) registreer je als uitgaven; bedragen in de creditkolom (algemene rekeningen die beginnen met 6 of 7) registreer je als creditnota's.
Gebruik de categorie wettelijke prestatie & andere kosten > andere onkosten voor administratieve kosten.
Registreer RSZ-facturen, bedrijfsvoorheffing of bestanden met de naam "Bedrijfsrekening" nooit als uitgaven in Accountable.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.