O Notetaker é o bot da Elephan que entra automaticamente nas suas reuniões e cuida da gravação, da transcrição e da geração de insights, sem que você precise iniciar nada durante a call.
Antes de começar
Uma questão importante: O campo Local, no convite da reunião precisa estar preenchido com Google Meet ou Microsoft Teams.
Passo a passo
1. Acesse a plataforma Elephan
Faça login normalmente na sua conta.
2. Abra as configurações do Notetaker
Clique na engrenagem ao lado do nome do seu usuário, acesse a seção Notetaker e inicie a configuração.
3. Clique em Configurar Notetaker
4. Confirme a integração com o calendário
Se o calendário não estiver conectado, clique em Conectar e faça a integração. Depois, clique em Próximo no final da página.
5. Ative a flag do Notetaker
A flag é o que permite ao bot entrar nas reuniões. Nessa mesma tela você pode alterar o nome do bot, caso queira um nome personalizado.
6. Defina o tipo e o idioma da reunião
O tipo de reunião ajuda a Elephan a categorizar o encontro e a interpretar melhor os temas abordados.
7. (Opcional) Impeça o bot de entrar em reuniões internas
Ao ativar “Não entrar em reuniões internas”, o bot deixa de entrar em reuniões nas quais todos os participantes têm o mesmo domínio de e-mail da empresa, como dailys, weeklys e 1:1. Você também pode cadastrar outros domínios que devem ser ignorados.
8. Escolha a regra de envio para deal
Essa regra define em qual negócio a nota da reunião será registrada. Há três opções:
Enviar para o deal mais recente — a nota é vinculada ao último deal criado para aquele contato ou empresa.
Enviar para todos os deals — a nota vai para todos os deals relacionados ao contato ou empresa.
Usar regras customizadas — permite definir pipeline, etapa do funil e campos do CRM. Indicado quando você precisa de mais controle sobre o destino das notas.
9. (Opcional) Crie regras de tipo de reunião
Essas regras definem qual tipo de reunião o Notetaker aplica, com base em informações do CRM como estágio do deal, pipeline e campos personalizados.
Exemplo: se o cliente estiver no estágio Pré-vendas e como Lead qualificado, a reunião pode receber automaticamente o tipo Discovery de produto.
Depois de configurar as condições, clique em Adicionar para salvar a regra. Você pode criar quantas regras precisar.
10. Salve as configurações
Clique em Salvar para aplicar todas as alterações.
Resultado esperado
Depois de salvar, o Notetaker fica ativo e passa a entrar nas reuniões automaticamente. Para confirmar, acesse Configurações > Notetaker, clique em Meu Notetaker está pronto? e aguarde a verificação dos requisitos.
Se todos os itens aparecerem completos, está tudo certo. Caso algum requisito não esteja configurado corretamente, a própria tela indica o que precisa ser ajustado.
Configuração para toda a organização ou para um grupo
Para facilitar a gestão em diferentes níveis da organização, Super Administradores e Administradores podem configurar e replicar as configurações do Notetaker para toda a organização ou para grupos específicos.
Em ambos os casos, o gestor define personalização, tipos de reunião e regras de envio. A conexão com o calendário é uma etapa individual e precisa ser feita pelo próprio usuário: depois que ele conectar o Google Calendar ou o Outlook Calendar, as demais configurações definidas pelo gestor já estarão aplicadas.
Configuração da organização
Aplica a configuração a todo o time. Em Configurar para quem, escolha entre Toda a organização, para atingir todos do escopo, ou Um usuário específico, para configurar apenas uma pessoa da organização.
Configuração do grupo
Aplica a configuração aos usuários de um grupo. Em Configurar para quem, escolha entre Todo o grupo, para atingir todos do escopo, ou Um usuário específico, para configurar apenas uma pessoa do grupo.
Problemas comuns
O bot não entrou na reunião
Confirme em Configurações > Notetaker se o calendário continua integrado e verifique se o campo Local do convite está preenchido com Google Meet ou Microsoft Teams.
O bot entra em algumas reuniões, mas não em outras
Provavelmente a opção “Não entrar em reuniões internas” está ativa e os participantes compartilham o mesmo domínio de e-mail. Revise a lista de domínios cadastrados nessa configuração.
A gravação parou antes do fim da reunião
O limite de gravação é de 3 horas. Depois desse tempo, o registro é finalizado automaticamente.
A nota foi para o deal errado
Revise a regra de envio escolhida no passo 8. “Enviar para o deal mais recente” e “Enviar para todos os deals” se comportam de formas bem diferentes quando o contato tem vários negócios abertos.
O gestor configurou o Notetaker, mas o bot não entra nas reuniões de um usuário
A conexão com o calendário não é replicada pela configuração em massa. Peça ao usuário que conecte o Google Calendar ou o Outlook Calendar na conta dele.
Perguntas frequentes
Em que momento o bot entra na reunião?
Cinco minutos antes do horário agendado, sem necessidade de nenhuma ação manual durante a call. Assim a reunião é capturada desde o começo, com gravação, transcrição e análise.
Existe limite de duração da gravação?
Sim. O limite é de 3 horas por reunião; passado esse tempo, o registro é finalizado.
Posso mudar o nome que o bot exibe na reunião?
Pode. O campo de nome do bot fica na mesma tela em que você ativa a flag do Notetaker, no passo 5.
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Ainda precisa de ajuda?
Fale com a gente pelo chat da plataforma ou pelo e-mail ajuda@elephan.ai. Se possível, informe o horário da reunião em que o problema aconteceu e o resultado da verificação Meu Notetaker está pronto?.