Índice
Localização: Menu Principal > Listas > Reservas
Lado esquerdo da primeira janela de uma reserva
Secção: Dados do cliente
Secção: Reserva e Localizador
Secção: Campos Personalizados
Secção: Resumo
Secção Observações: Como adicionar observações a uma reserva
Lado direito da primeira janela de uma reserva
Botão POS. Como pagar uma reserva
Botão Editar. Como editar uma reserva
Botão Check in. Como fazer check-in a uma reserva
Botão No Show. Como marcar uma reserva como No-Show
Botão Imprimir. Como imprimir um ticket de reserva
Botão Copiar e Copiar Nova. Como copiar uma reserva
Botão Repetir. Como repetir uma reserva
Botão Mover. Como mover uma reserva
Botão Adicionar. Como adicionar uma reserva a um grupo de reservas pré-existente
Botão Enviar e-mail. Como enviar um e-mail de confirmação de uma reserva
Botão Anular. Como cancelar uma reserva que ainda não está paga
Perguntas Frequentes
Introdução
O plano de reservas (tee sheet) é a página mais utilizada. Passamos 90% do nosso tempo entre Reserva e POS. A partir desta página são realizadas e editadas todas as reservas dos recursos de um clube (golfe ou outros desportos). Também é nesta página que se podem deixar notas e fazer bloqueios no campo. Todas as reservas, exceto as gratuitas (a verde), têm de ser finalizadas no POS.
Composição do Plano de reservas
Localização: Menu Principal > Reservas
O plano de reservas é composto por várias zonas, como por exemplo de cima para baixo e da esquerda para a direita:
A Barra de Pesquisa. A partir daqui pode pesquisar-se e ir diretamente para:
um Tipo de Reserva
um Tipo de Voucher
um Produto
um Cliente
uma Reserva do dia
As Notas do Dia
o valor que está em caixa, em dinheiro e em cartão. Também pode ser consultado na Caixa.
a roda dentada das Configurações
O Calendário - escolher o dia desejado (clicando no mês é possível navegar entre meses e anos). Para ir para a data em curso clicar em “Hoje”.
Os Ícones de Ocupação por Tipos de Recurso - apresentam o número de reservas por tipo de recurso (green fees, buggies, …) para o dia selecionado no calendário.
O menu suspenso das Vistas de Ocupação. Se o clube tiver mais do que uma atividade ou vista de ocupação, aparece na parte superior da página um menu onde se pode selecionar a vista de ocupação. Selecionada a vista de ocupação aparecem células (slots) agrupadas de acordo com o tipo de recurso, pode começar a reservar. No caso do golfe cada célula (slot) representa um jogador, mas podem ser criadas outras atividades em que cada célula represente uma reserva de n jogadores.
Os ícones: Artigo de ajuda, Descarregar as saídas do dia para excel e Filtros que permite selecionar as reservas de acordo com as seguintes opções:
- Online – destaca as reservas feitas online
- A crédito – destaca as reservas a crédito (cor de laranja)
- Check-in – destaca as reservas com Check-in feito
- No Show – destaca as reservas marcadas como No Show
- A liquidar – destaca as reservas que ainda não foram pagas
Reservas – encontram-se na parte central da página e apresentam as “vistas de ocupação”. Devem ser criados previamente os “tipos de recurso”, e para cada tipo de recurso deve ser criada uma “vista de ocupação”.
Reservas temporárias
O Golfmanager tem um prazo, por defeito, de 15 min para finalizar a venda de uma reserva online (este tempo pode ser modificado pelo clube). Quando se realiza uma venda online surge uma reserva no plano de ocupação com a barra amarela.
Se a reserva não for finalizada no tempo estipulado desaparece do plano de reservas (tee sheet).
Linha cor de rosa no slot de reservas
Esta cor significa reservas faturadas, não pagas.
Como fazer uma reserva
Selecionar o dia
Na hora de saída pretendida, selecionar o número de células que se quer reservar, sabendo que cada célula representa 1 jogador. Se pretender reservar uma saída com 4 jogadores basta clicar na 4ª célula que o sistema seleciona automaticamente as células à esquerda. Para ter esta funcionalidade ativa é necessário selecionar a “Marcação multi-colunas” nas vistas de ocupação.
No pop-up selecionar “Reservar”.
Procurar e selecionar o jogador.
Selecionar a tarifa do jogador. Se o sistema estiver bem configurado a cada jogador apenas aparecem as tarifas que correspondem à sua configuração.
Clicar em “Reservar”.
Como fazer uma reserva múltipla
O Golfmanager chama reserva múltipla a uma reserva que tenha mais de 4 jogadores. O processo de reserva é o mesmo, mas existe uma ferramenta que permite selecionar as células para muitos jogadores de uma maneira mais rápida.
Selecionar o dia.
Selecionar a primeira célula da primeira hora a reservar.
Clicar em "Múltiplos".
Selecionar a última célula da última hora a reservar. Neste momento, o sistema seleciona todas as células entre a primeira e a última marcação. Também se podem selecionar várias horas ao mesmo tempo usando a tecla Shift como se fosse uma folha de Excel. Selecionar a primeira célula e pressionando a tecla Shift selecionar a última célula.
No pop-up selecionar “Reservar”.
Pesquisar e selecionar o jogador.
Selecionar a tarifa do jogador. Se o sistema estiver bem configurado a cada jogador apenas aparecem as tarifas que correspondem à sua configuração.
Clicar em “Reservar”.
Nota: as reservas múltiplas permitem fazer duas ou mais reservas de cada vez, por isso é recomendado ter selecionada a opção “Marcação multi-colunas”. Para ativar esta opção basta ir a Configurações > Reservas > Vistas de ocupação clicar no ID e selecionar “Marcação multi-colunas”.
Outra opção que é permitida no Golfmanager, tal como no Excel, é poder clicar na célula inicial da reserva e pressionando Ctrl+Shift (sem soltar) clicar na última célula onde termina a reserva. No caso de não se pretender colocar o nome de cada jogador selecionar o primeiro jogador e clicar na opção “Copiar para o resto das reservas” (ícone do lado esquerdo da célula do nome do jogador).
🏌️Melhorias nas Reservas de Grupo
Melhorámos a experiência de reservas de grupo e a sua capacidade de acrescentar mais reservas. Até agora, quando se queria acrescentar mais reservas a uma reserva existente, acrescentar mais de 4 reservas podia ser enfadonho. Agora, ao adicionar, pode clicar em 'Múltiplos' e adicionar mais 40 reservas de uma forma muito conveniente.
Além disso, melhorámos a experiência quando clicou em 'Múltiplos', exibindo uma série de reservas que faria se clicasse nessa célula. Com esta nova funcionalidade será capaz de reservar grandes grupos sem ter de contar visualmente os tee times.
Como fazer uma reserva de agência (cliente, beneficiário, nome)
O Golfmanager tem em conta 3 nomes:
1. Nome do Cliente. No Golfmanager o cliente é o titular da reserva, é quem vai pagar e é neste nome que é emitida a facturação. Nas reservas normais de sócios ou outros visitantes o cliente é igual ao jogador, no caso de reservas de agência o cliente é o tour operador.
2. Nome do Beneficiário. O beneficiário é quem vai usufruir da reserva e é selecionado da base de dados do sistema. No caso de uma reserva normal de sócio ou visitante o beneficiário é o mesmo que o cliente, no caso de reservas de agência o beneficiário é quem joga ainda que o cliente titular da reserva seja o tour operador.
3. Nome do Jogador. A função do nome numa reserva é similar à do beneficiário. O beneficiário é selecionado da base de dados e o nome é um campo aberto.
No plano de ocupação está visível em cada reserva (célula) seguindo a seguinte prioridade:
1. Nome do Jogador
2. Nome do Beneficiário
Se a reserva tiver o campo do nome preenchido, este é o que aparece na célula. Caso não esteja preenchido, mas tenha um beneficiário selecionado, é este que aparece na célula. No caso de não ter nenhum dos anteriores, vai assumir o nome do cliente. É possível também adicionar uma tag a cada cliente que ficará visível nas células. Esta tag deve ser preenchida no campo “Alias” dentro do perfil do cliente.
Reservas de Agências:
Selecionar o dia.
Na hora de início selecionar as células de acordo com o número de jogadores.
No pop up clicar em “Reservar”.
Pesquisar e selecionar a agência no campo do cliente.
Selecionar a tarifa, se o sistema estiver bem configurado só aparecem as tarifas das agências. Do lado esquerdo do nome está o ícone que permite copiar a informação para toda a reserva.
Clicar na seta que está à direita do botão “Reservar”.
Clicar em “Reservar e editar”, abre-se uma janela com os detalhes da reserva. Esta janela está disponível em qualquer reserva do plano de ocupação.
Segundo a opção desejada:
a). Beneficiário: Aparece por defeito o nome do cliente, basta selecionar e escolher o cliente desejado existente na base de dados.
b). Nome do jogador: campo livre, utilizado para colocar o nome do tour leader no caso das agências.
Fechar a janela.
Pesquisa de clientes
Ao pesquisar um cliente para criar uma reserva ou vender um produto no POS, etc. o sistema devolve os resultados conforme a pesquisa efetuada:
Pesquisa parcial, não é necessário escrever as palavras ou números completos para o sistema devolver resultados: Nome, Telefone e E-mail
Pesquisa total, é necessário escrever as palavras ou números exatamente como estão no Golfmanager para o sistema devolver resultados: NIF, N.º de sócio.
Nota: Se estiver a utilizar a pesquisa de clientes e não funcionar experimente utilizar o filtro Clientes.
Como bloquear o campo
Os bloqueios permitem fechar o campo às reservas online em caso de manutenção, torneio, etc.
Seguir os seguintes passos para realizar um bloqueio:
Selecionar as células (slots) a bloquear, ou apenas um, e aparece um pop-up.
Clicar em “Bloqueio”, e abre uma janela com os detalhes do bloqueio.
Editar o bloqueio:
a). Nome – campo livre: manutenção, torneio, encerrado, etc.
b). Data de início – selecionar a data em que se inicia o bloqueio.
c). Data de fim – selecionar data em que termina o bloqueio.
d). Hora de início – selecionar a hora em que se inicia o bloqueio.
e). Hora de fim – selecionar a hora em que termina o bloqueio.
f). Dias da semana – se for um bloqueio longo podem ser selecionados os dias da semana em que o campo fica bloqueado.
g). Cor do texto – personaliza a cor do nome do bloqueio.
h). Cor de fundo – personaliza a cor da célula (slot).
Clicar em “Aceitar”.
NOTA: Os bloqueios fecham o campo às reservas online, todavia a recepção pode fazer reservas em cima dos bloqueios.
Imprimir a lista de reservas
Na parte superior do plano de reservas (tee sheet), no canto superior direito por baixo do ícone das configurações, existe um ícone com uma seta para baixo.
Clicar no ícone para descarregar a lista das reservas.
Lado esquerdo da primeira janela de uma reserva
Como atualizar a nacionalidade de um cliente
Para pesquisar uma reserva ir ao Menu Principal:
Clicar em Reservas
Ir para o dia e hora pretendidos, clicar na reserva correspondente
Na janela dos detalhes da reserva, clicar na nacionalidade e editar. Para reservas de mais de um jogador (com a mesma nacionalidade) clicar na seta ao lado do Guardar e clicar em Guardar em todos.
Como adicionar observações a uma reserva
Selecionar a reserva onde se quer adicionar as observações. No caso de se querer adicionar observações numa reserva de grupo basta abrir uma reserva. Abre-se o pop-up com os detalhes da reserva.
Na parte inferior da janela clicar em “Adicionar observações”.
Escrever o comentário.
As observações podem ser guardadas de 2 maneiras diferentes:
a). Clicar em “Guardar” para guardar o comentário só nessa reserva,
b). Clicar na seta à direita do botão “Guardar” e de seguida clicar em “Guardar em todas” para gravar as observações em todas as reservas de um grupo.
NOTA: Na célula das reservas que tenham observações aparece um ícone, colocando o cursor em cima da célula da reserva e esperando 2-3 segundos as observações ficam visíveis. Clicando numa reserva, que tenha o ícone das observações, abre-se uma janela com os detalhes da reserva onde se podem consultar e editar as observações.
As observações também podem ser inseridas no momento em que está a fazer a reserva, sem ser necessário terminar primeiro a reserva e depois editar para adicionar as observações.
Lado direito da primeira janela de uma reserva
Botão POS. Como pagar uma reserva
Selecionar a reserva a liquidar. No caso de ser uma reserva de grupo basta clicar numa das células da reserva.
Na janela da reserva, na coluna dos botões, selecionar o botão verde POS, e o sistema abre o ponto de venda (POS).
No POS são apresentadas as linhas de venda dessa reserva, selecionar as linhas de venda que são para pagar. Se não se selecionar nenhuma linha o sistema assume que se vão pagar a totalidade das linhas.
No canto inferior direito, clicar em “Finalizar”(botão verde).
Selecionar a forma de pagamento, e o sistema emite o ticket. As linhas de venda passam de pagamento pendente (vermelho), ou a crédito (laranja) a pagas (verdes). As reservas podem ser pagas de maneira repartida (mais do que um método de pagamento). Selecionar no passo 3 as linhas que são para pagar com uma forma de pagamento e continuar o processo. Voltar a repetir o processo com as linhas que ficaram com o pagamento pendente.
Ao fazer uma reserva em vez de clicar em “Reservar” pode clicar diretamente em “Pagar” e ir diretamente para o POS.
Botão POS Jogador
Qual a diferença entre POS cliente e POS Jogador numa reserva
Temos de diferenciar quem é o cliente que faz a reserva e quem é o jogador.
Se formos cobrar ao cliente principal, fá-lo-emos através do POS do Cliente.
Se, por outro lado, o cliente principal for uma agência, hotel, TO e o jogador desejar fazer uma compra, utilizaremos o POS do jogador.
Esta opção está desativada por defeito no sistema. Para mais informações consulte o suporte.
Botão Editar. Como editar uma reserva
Selecionar a reserva a editar. Aparece uma janela com os detalhes da reserva.
Clicar em “Editar”, na coluna de botões do lado direito da janela.
Aparece um pop-up onde se pode editar o jogador (cliente) ou a tarifa (tipo de reserva). Para atualizar a tarifa deve ser marcada a opção “Atualizar venda”, a tarifa só atualiza se a reserva estiver pendente de pagamento (vermelho) ou a crédito (laranja). Para atualizar a tarifa em reservas já pagas é necessário ir ao POS anular o pagamento antes de editar a reserva.
Clicar em “Atualizar”.
Relembramos que se a reserva estiver num dos seguintes estados:
Pagamento Pendente: a venda e o preço são atualizados.
Pago: como já foi emitido o documento de pagamento a veda e o preço não são atualizados. Para atualizar o preço de uma reserva já paga é necessário anular o documento associado à venda primeiro.
Alterar o preço da Tarifa utilizando o mesmo Tipo de Reserva: Quando se atualizam os preços das tarifas o preço das reservas ,já feitas, não se atualiza automaticamente. Para ter o novo preço em reservas já feitas existem 2 opções:
Anular a reserva e voltar a fazer.
Modificar o Tipo de Reserva (selecionar outro Tipo de Reserva) e depois voltar a selecionar o tipo de reserva original. Fazendo assim:
Editar a reserva selecionando outro Tipo de Reserva.
Guardar.
Voltar a Editar a reserva selecionando o Tipo de Reserva original.
Guardar.
Botão Check-in. Como fazer o check-in de uma reserva
O check-in no Golfmanager é um “visto” que é adicionado à reserva e fica visível na célula da reserva. Por defeito o check-in apenas informa, porém existem opções avançadas que fazem com que o check-in tenha outras funções (consultar o suporte para mais informações).
Como fazer o check-in:
O check-in das reservas é feito de acordo com o número de reservas:
a. para fazer check-in a apenas uma reserva, clicar na reserva.
b. para fazer check-in a mais do que uma reserva, tal como se faz no Excel, tem que se usar as teclas Shift ou Ctrl:
Shift. Premir a tecla Shift, clicar na primeira e na última reserva às quais se quer fazer check-in (mantendo a tecla Shift pressionada). Todas as reservas entre a primeira e a última ficam selecionadas.
Ctrl. Usar para selecionar reservas soltas. Premir a tecla Ctrl e selecionar as reservas que são para fazer check-in.
Aparece um pop-up. Clicar em Check-in. Em todas as reservas selecionadas fica visível o visto do check-in.
Botão No Show. Como marcar uma reserva como No-Show
Segundo o número de reservas a marcar como No-Show:
a). Para marcar apenas uma reserva como No-Show clicar na reserva pretendida.
b). Para marcar mais do que uma reserva como No-Show, utilizam-se as teclas Shift e Ctrl:
Shift. Premir a tecla Shift, clicar na primeira e na última reserva a marcar como No-Show (mantendo a tecla Shift pressionada). Todas as reservas entre a primeira e a última ficam selecionadas.
Ctrl. Usar para selecionar reservas soltas. Premir a tecla Ctrl e selecionar as reservas que são para marcar como No-Show.
Aparece um pop-up, clicar em No-Show.
O No-Show tem 3 opções:
a). Anular a reserva e a venda. Esta opção cancela a reserva e a venda, a hora de saída será libertada e nada será cobrado ao cliente.
b). Anular a reserva e manter a venda. Esta opção cancela a reserva mas mantém a venda; a hora de saída será libertada mas a venda fica pendente na conta do cliente.
c). Manter a reserva e a venda. Esta opção mantém a reserva e a venda. A reserva continua a ocupar a hora de saída e a célula fica marcada com o ícone de No-Show. A venda fica pendente na conta do cliente.
Clicar em “Aceitar”.
Como desmarcar o No Show de uma reserva
Seguir o link para ter mais informações.
Botão Imprimir. Como imprimir um ticket de reserva
Normalmente, as recepções imprimem o ticket do green fee para entregar ao jogador. Este ticket imprime-se na janela dos detalhes da reserva:
Selecionar a reserva pretendida. Abre-se a janela com os detalhes da reserva.
Clicar em “Imprimir” na coluna de botões que se encontra no lado direito da janela. Se a impressora estiver corretamente instalada sai um ticket sem preço, com os detalhes da reserva.
NOTA: Existem configurações avançadas para que a impressão do ticket só seja possível caso a reserva estava paga ou a crédito, ou, que só seja possível imprimir o ticket se a reserva tiver o check-in efetuado (consultar o suporte para mais informações).
Também se pode personalizar o texto que aparece no rodapé do ticket, seguir o link para obter mais informações.
Botão Copiar e Copiar nova. Como copiar uma reserva
As reservas podem ser copiadas uma a uma ou em grupo:
a). para copiar apenas uma reserva, clicar na reserva
b). para copiar mais do que uma reserva, tal como se faz no Excel, tem que se usar as teclas Shift ou Ctrl: Shift. Premir a tecla Shift, clicar na primeira reserva a copiar e na última reserva a copiar (mantendo a tecla Shift pressionada). Todas as reservas entre a primeira e a última ficam selecionadas. Ctrl. Usar para selecionar reservas soltas. Premir a tecla Ctrl e selecionar as reservas que são para copiar.
Aparece um pop-up. Clicar em:
a). “Copiar” para as reserva ficarem todas na mesma venda (aparecem todas juntas no POS). No canto inferior direito aparece um retângulo com a indicação “Copiar na mesma venda”.
b). “Copiar nova” para as reservas ficarem numa nova venda, as reservas copiadas vão gerar uma nova venda. Não vão aparecer as reservas todas juntas no POS. No canto inferior direito aparece um retângulo com a indicação “Copiar e criar uma nova venda”.
Selecionar o dia e a hora para onde se vão copiar as reservas.
Clicar em “Copiar”. Se se pretender copiar as reservas para mais do que um dia, clicar na seta à direita do botão “Copiar” e clicar no botão “Copiar e continuar”.
Botão Repetir. Como repetir uma reserva
Repetir é uma funcionalidade que copia uma reserva para outros dias à mesma hora. Se algum dos dias selecionados tiver o horário ocupado o sistema devolve um erro. Para campos com muita ocupação, em que o horário de saída das reservas tem que ser visto dia a dia, a melhor ferramenta para copiar reservas é “Copiar e continuar”.
Selecionar a reserva que se quer repetir. Se for uma reserva de grupo basta clicar numa célula apenas. Abre-se um pop-up.
Clicar em “Repetir”, que se encontra à direita na zona dos botões.
Aqui pode-se eleger entre:
a). Repetição. Para repetir certos dias da semana até à data selecionada ou até ao número de repetições selecionado.
b). Datas soltas. Para repetir a reserva em dias escolhidos do calendário.
Clicar em “Aceitar”. Se todas as horas estiverem disponíveis as reservas são criadas sem problema. Mas se estiverem ocupadas o sistema devolve um erro e aí será melhor usar a ferramenta “Copiar e continuar”.
NOTA: No caso de campos com vários tipos de recursos a ferramenta “repetir” só pode ser utilizada para repetir reservas dentro do mesmo tipo de recurso.
Botão Mover. Como mover uma reserva
As reservas podem ser movidas uma a uma ou em grupo:
a). Para mover apenas uma reserva clicar na reserva pretendida.
b). Para mover mais do que uma reserva ao mesmo tempo usar as telas Shift ou Ctrl:
- Shift – Premir a tecla shift, selecionar a primeira reserva e selecionar a última reserva. Todas as reservas entre a primeira e a última ficam selecionadas.
- Ctrl – Para selecionar reservas soltas. Premir a tecla Ctrl e depois selecionar as reservas que se pretende mover.
Aparece um pop-up, clicar em “Mover”. Aparece um sinal na parte inferior direita que indica que se está em modo “mover”.
Selecionar o dia para o qual se querem mover as reservas.
Selecionar a hora para que se querem mover as reservas.
Clicar em “Atualizar”.
Para mover as reservas no mesmo dia basta selecionar as reservas e arrastar para a hora pretendida.
Atualizar venda – Só funciona se a reserva não estiver paga. Ao mover a venda de um dia para o outro em que o preço seja diferente a reserva é atualizada com a tarifa correspondente.
Como mover uma reserva paga
Para mover uma reserva que está paga é necessário tirar o visto do “Atualizar venda”.
E depois seguir as instruções do ponto 10.
Se o sistema emitir um alerta “Não se pode mover uma reserva paga” é recomendado ler o seguinte artigo Mensagens de Erro
Botão Adicionar. Como adicionar uma reserva a um grupo de reservas pré-existente
Clicar numa das reservas do grupo ao qual se quer adicionar outras reservas. Abre-se a janela com os detalhes da reserva.
Clicar em “Adicionar”, encontra-se na lista dos botões do lado direito da janela dos detalhes. Ao clicar em adicionar aparece no canto inferior direito a mensagem “Adicionar reservas à venda”.
Selecionar as células (reservas) a adicionar.
Introduzir o nome do cliente e o tipo de reserva.
Clicar em “Reservar”.
Botão Enviar e-mail. Como enviar um e-mail de confirmação de uma reserva
O Golfmanager permite o envio de e-mails de confirmação de reserva diretamente do plano de ocupação (tee sheet), os e-mails podem ser enviados automática ou manualmente:
O envio automático de e-mails deve estar ativo no tipo de recurso (tipo de recurso – secção Outros – selecionar E-mail de confirmação automático). Assim que se faz a reserva o e-mail é enviado ao cliente.
O envio manual de e-mails de confirmação faz-se seguindo os passos abaixo listados:
Selecionar a reserva para a qual se pretende enviar a confirmação. Se for uma reserva de grupo basta clicar numa das células da reserva. Abre-se a janela com os detalhes da reserva.
Clicar em “Enviar e-mail” que se encontra nos botões da coluna do lado direito da janela.
Abre-se uma nova janela em que aparecem três campos:
a). Assunto: aparece por defeito Confirmação de Reserva, este campo pode ser alterado pelo utilizador.
b). Template: Selecionar o template de e-mail que pretende enviar. Os templates dos e-mails podem ser editados pelos clubes.
c). Pré-visualização: mostra o e-mail a enviar.
Clicar em “Enviar”.
Recomenda-se a configuração da conta de e-mail para que estes e-mails sejam enviados ao cliente em nome do clube, e para que os clientes possam responder ao e-mail. Caso o e-mail não esteja configurado, não é possível responder diretamente aos e-mails de confirmação de reservas.
Botão Anular. Como cancelar uma reserva que ainda não está paga
Selecionar a reserva a anular.
Para cancelar apenas uma reserva (1 jogador ou cancelar jogador a jogador) basta clicar na célula do jogador que se quer cancelar.
Para cancelar mais do que uma reserva (vários jogadores ao mesmo tempo), tal como se faz no Excel, tem que se usar as teclas Shift ou Ctrl:
- Shift. Premir a tecla Shift, clicar na primeira reserva a cancelar e de seguida clicar na última reserva a cancelar, todas as reservas entre a primeira e a última ficam selecionadas.
- Ctrl. Serve para selecionar reservas soltas (que não estão seguidas), premir a tecla Ctrl e depois selecionar as reservas que se pretendem anular.
De seguida abre-se uma janela com os detalhes da reserva, na coluna dos botões clicar em “Anular”.
Aparece uma outra janela onde está disponível a opção “Anular todas as reservas do grupo”.
Clicar em “Aceitar”.
NOTA: Nesta janela onde aparece a opção “Anular todas as reservas do grupo” se esta opção for ativada todas as reserva de um grupo são anuladas. Numa reserva de grupo pode clicar-se numa reserva apenas e anular a reserva completa selecionando o “Anular todas as reservas do grupo”.
Como cancelar uma reserva que já está paga
Selecionar a reserva a cancelar. Se for uma reserva de grupo, basta clicar numa das reservas. Abre-se uma janela com os detalhes da reserva.
Clicar no botão "POS" que se encontra no topo da coluna que se encontra do lado direito.
Selecionar as linhas das reservas a cancelar. Se não se selecionar nenhuma linha são canceladas todas as linhas da reserva.
Quando o documento de pagamento for cancelado, clicar novamente em "Cancelar" para cancelar a venda. Uma vez que esta venda está associada à reserva, será também cancelada.
Nota: Como a reserva fica pendente de pagamento, também pode ser cancelada a partir da tee sheet, mas é mais rápido a partir do POS.
Como consultar as reservas canceladas
As reservas podem ser consultadas em Listas – Reservas.
Para consultar as reservas canceladas aplicar o filtro “Cancelado = Sim”, para consultar os cancelamentos dentro de um período específico aplicar o filtro “Data de Cancelamento”.
Perguntas Frequentes
Como adicionar um serviço extra a uma reserva
Poder fazer um tipo de reserva extra a deduzir do stock, como por exemplo os serviços de aluguer: buggies, trolleys, tacos,... Estes tipos de reservas são normalmente vendidos a partir do POS, e para isso é necessário um botão. Para mais informações sobre como criar um botão no POS como Tipo de Reserva basta seguir o link.
Para mais informações sobre como vender/adicionar um Tipo de Reserva a uma reserva, basta seguir o link.
Criar uma reserva com um cliente e um beneficiário ou nome de reserva
As reservas podem ser cobradas a um determinado cliente e usufruídas por um qualquer jogador, ou beneficiário. Normalmente as reservas de agências ou hotéis são feitas neste formato.
Criar o número de reservas desejado preenchendo o nome do cliente e tipo de reserva. Clicar em “Reservar” ou “Reserva e editar”.
Na janela de detalhes da reserva existem dois campos para preencher com o nome do jogador: Beneficiário e Nome.
Preencher o campo Beneficiário para os dados se manterem no histórico do cliente, se o jogador não constar da base de dados abre-se uma nova ficha.
Se não necessitar abrir ficha na base de dados para o jogador, preencher o campo Nome, estes dados ficam guardados na reserva.
Clicar em “Guardar” ou em “Guardar em todos” caso seja uma reserva de grupo.
No pop-up de detalhes da reserva, mostra sempre um determinado jogador. Para alterar o jogador, basta navegar nas setas que se encontram no canto superior direito.
Como cancelar ou modificar uma reserva online
O cliente não pode editar ou modificar uma reserva que tenha feito online. Mas pode cancelar uma reserva que tenha feito e fazer uma nova reserva.
A edição ou modificação de reservas só pode ser feita na recepção.
A imagem ilustra como se pode cancelar uma reserva online a partir do login do cliente:
Editar os horários do plano de ocupação (tee sheet)
Para editar os horários do plano de ocupação (tee sheet) é necessário configurar os intervalos do tipo de recurso.
Em caso de dúvida consultar o artigo de ajuda dos Tipos de Recurso.
Não aparece o último tipo de reserva do cliente
Quando se faz uma reserva, ao pesquisar o jogador costuma aparecer o último tipo de reserva aplicado a esse jogador, se não aparecer significa que esse “lembrete” só fica guardado no computador e não no sistema.
Se se usar o mesmo computador para fazer uma reserva a um cliente o sistema “lembra-se” do último tipo de reserva utilizado. Se se fizer outra reserva para o mesmo cliente, mas noutro computador o sistema não recorda o último tipo de reserva utilizado, e terá de ser selecionado manualmente.
Pode configurar-se esta opção através da configuração avançada:
O tipo de reserva não aparece no cliente
O tipo de reserva e o cliente têm que ter a mesma etiqueta, no caso de um tipo de reserva não aparecer num cliente é necessário verificar as etiquetas do cliente e do tipo de reserva.
Verificar a etiqueta do cliente:
Ir para o Menu Principal > Clientes
Confirmar qual a etiqueta que o cliente tem associada.
Verificar a etiqueta do Tipo de Reserva:
Ir para Configurações > Reservas > Tipos de Reserva > Selecionar o tipo de reserva
Confirmar se o tipo de reserva tem a mesma etiqueta que estava associada ao cliente.
Se tal não acontecer, preencher a etiqueta com a mesma etiqueta que consta na ficha do cliente.
Clicar em Guardar.
Se aparecer "Reservar..." na tee sheet
Isto acontece porque um cliente está a reservar online nessa altura e tem 15 minutos por defeito para fazer/confirmar a reserva ou seja qual for o tempo estipulado nas Configurações de Reserva.
Seguir o link para mais informações.
É possível verificar a última modificação de uma reserva?
Não é possível saber qual foi a última modificação feita. Só é conhecida a última pessoa que a modificou.
É favor notar que se armazenássemos toda a informação na nossa base de dados, o sistema seria desacelerado.
O departamento de Produto está a estudar a possibilidade de ter um histórico de reservas modificadas em que possamos ter uma visão melhor das alterações efetuadas.