Här konfigurerar du standardinställningar för hur dina fakturor ska se ut. Inställningarna påverkar alla nya fakturor som skapas i organisationen, medan redan skapade fakturor inte ändras. När du skapar en faktura från en arbetsorder kan du fortfarande justera inställningarna för den specifika fakturan.

:::video :::

Fakturainställningarna finns under Organisationsinställningar. Öppna Admin, klicka på Organisationsinställningar (länken med kugghjulet) och välj sedan fliken Faktura i vänstermenyn.

Sidan har två delar:

När du håller muspekaren över de flesta inställningar markeras den berörda delen i förhandsgranskningen så att du kan se vad inställningen påverkar.

Överst bland inställningarna påminner Mowin om att fakturans kolumner, till exempel à-pris, artikelnummer och rabatt, inte ställs in här. De styrs av fakturamallen i ditt ekonomisystem, eftersom det är ekonomisystemet som skapar fakturan som kunden får. Påminnelsen har en länk till ekonomisystemets egen hjälp om hur du ändrar kolumnerna i fakturamallen. Har ekonomisystemet ingen sådan hjälp, eller saknar fakturamallen inställningar för kolumnerna som i Bokio, leder länken hit. Artikelnummer stänger du av i Fortnox under Inställningar → Standardmall (Faktura) → Artikeltabell → Visa artikelnummer, och i Spiris avmarkerar du Visa artikelnummer på fakturautskrift under Inställningar → Företagsinställningar → Övriga uppgifter. Förhandsgranskningen i Mowin visar alltid artikelnummer. Använder du Bokio följer inga artikelnummer med från Mowin, eftersom Bokios fakturarader bara har en beskrivning. Rabattkolumnen stänger du av i Fortnox under Inställningar → Standardmall (Faktura) → Artikeltabell → Visa rabatt. Hur du gör i ett annat ekonomisystem får du fråga dess leverantör om. Hur du döljer à-pris står under Vanliga frågor längre ned. Vilka rader som alls får en rabatt att visa bestämmer Mowin, se Varför följer inte rabatten med till fakturan? nedan.

Mowin bestämmer vilka rader som skickas till ekonomisystemet med en egen rabatt, och fakturamallen i ekonomisystemet bestämmer bara om rabattkolumnen skrivs ut. Fakturamallen kan inte visa en rabatt som Mowin har skickat utan rabatt. Det gäller arbetstid, resor och material.

Raden skickas med rabatt när den har en Rabatt % över 0 och Utpris är Á-pris minus Rabatt %. Ekonomisystemet får då à-priset före rabatt och rabatten i procent med högst två decimaler. Skriver du ett lägre Utpris medan både Á-pris och Rabatt % visas räknas skillnaden om till en rabatt, så även den raden skickas med rabatt. På material gäller det när skillnaden är minst 0,1 % av à-priset. En mindre skillnad räknas som ett nytt pris utan rabatt.

Raden skickas till priset efter rabatt, utan rabatt, när:

En rad som skickas utan rabatt har rabatten redan inräknad i priset, så kunden ser priset efter rabatt i stället för à-pris och rabatt var för sig. Ska en rabatt synas på fakturan, ange den i Rabatt % på raden. Använder du Bokio skickas alltid priset efter rabatt, eftersom Bokio inte har någon rabattkolumn.

Här kan du lägga till en anpassad textrad som visas som första artikelrad på fakturan. Raden visas bara om fritextfältet innehåller text.

Tips: Om du till exempel skriver "Arbetsorder AONR" kommer fakturan att visa "Arbetsorder 245" (där 245 är arbetsorderns nummer).

Styr vilken information som visas för arbetstidsrader på fakturan.

Utförare, datum och notering visas som rader direkt under varje tidsrad, en rad per registrering. När du slår samman arbetstid blir det alltså en summerad tidsrad med en rad per registrering under sig. Med Dagbok längst ner påslaget visas uppgifterna i stället i dagboken längst ner på fakturan, aldrig på båda ställena. Är arbetstid sammanslagen blir poster med samma utförare, datum och notering en rad i dagboken.

Inställningarna gäller bara arbetstid. Resor och material visar varken utförare eller datum på fakturan.

När sammanslagning är aktiverad kombineras rader av samma typ och med exakt samma artikel till en enda rad på fakturan. Det ger en renare och mer överskådlig faktura.

Viktigt: Endast rader som är exakt likadana slås ihop: samma artikelnummer, benämning och enhet, samma à-pris, rabatt och nettopris, och samma skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik). En rad utan enhet räknas som den enhet den skickas med: styck i Fortnox, och Tim, Km respektive St för arbetstid, resor och material i Visma Administration. Den slås därför ihop med en annars likadan rad som redan har den enheten. I Spiris räknas enheten som den Spiris-enhet den skickas med, så till exempel EA, PCE, STK och en rad utan enhet blir alla st och slås ihop med en annars likadan st-rad. Rader med olika artiklar, priser eller rabatter visas fortfarande som separata rader, även om sammanslagning är aktiverad. Rader som bokförs på olika konto slås inte heller ihop, till exempel när artikelns konto har ändrats efter att de första raderna registrerades. Det gäller Fortnox och Visma Administration, och i Bokio fakturor med omvänd betalningsskyldighet.

Sammanslagning kräver inte fastpris. Utförare, datum och notering delar inte upp en rad: poster med samma artikel och pris slås ihop oavsett vem som utfört arbetet eller när. Ett annat pris, till exempel ett lärlingspris, ger däremot en separat rad.

Slås material eller resor samman och antalet på en sammanslagen rad blir noll, till exempel när en retur tar ut leveransen, visas raden inte alls på fakturan. En sammanslagen arbetstidsrad med antal noll visas kvar.

Styr hur arbetsorderns beskrivning visas på fakturan.

Du kan aktivera båda alternativen samtidigt om du vill att beskrivningen ska synas på flera ställen. Båda visas bara om arbetsordern har en beskrivning. Är Dagbok längst ner också påslaget står beskrivningen först i fakturatexten och dagboken under den. I Fortnox får fakturatexten rymma högst 1 024 tecken, och allt efter det klipps bort när fakturan skickas. Med Dagbok längst ner påslaget varnar Mowin i fönstret Skapa faktura när texten blir längre än så. Stäng då av Dagbok längst ner eller korta tidernas noteringar.

Välj i vilken ordning artikelraderna ska sorteras på fakturan. Du kan ställa in sortering separat för arbetstid, resor och material.

Sorteringen görs på de enskilda raderna innan de slås samman, och en sammanslagen rad hamnar där dess första rad hamnar. Arbetstid, resor och material sorteras var för sig.

Följande sorteringsalternativ finns:

När en arbetsorder har fastpris visas normalt inte de enskilda artiklarna på fakturan. Med dessa inställningar kan du välja att ändå visa dem – de läggs till på fakturan men med priset 0,00 kr.

Inställningarna gäller bara för fastprisordrar. På löpande räkning är artikelraderna själva intäkten, och då påverkas de inte av dessa inställningar.

Till höger om inställningarna visas en förhandsgranskning av en exempelfaktura. Förhandsgranskningen uppdateras direkt när du ändrar inställningar, så att du ser hur fakturan kommer att se ut.

När du håller muspekaren över en inställning markeras motsvarande del i förhandsgranskningen med en visuell markering. Det gäller inte Dagbok längst ner, sorteringen eller Visa artiklar vid fastpris. Exempelfakturan är en löpande räkning och sorteras inte, så de inställningarna syns inte där. När du ändrar inställningarna för en faktura i fönstret Skapa faktura visar förhandsgranskningen i stället den verkliga fakturan.

Inställningarna du gör här gäller som standardvärden för alla nya fakturor. När du skapar en faktura från en arbetsorder kan du justera inställningarna för just den fakturan under fliken Fakturautseende i fönstret Skapa faktura, utan att ändra organisationens standardvärden. Det du inte ändrar följer standardvärdena. Inställningarna går inte att ställa in per kund, och det finns ingen knapp som återställer dem till ursprungsvärdena, så du ändrar tillbaka varje inställning för hand.

Om du har ändrat inställningar på en faktura och vill spara dem som nya standardvärden klickar du på knappen Spara som standardinställningar högst upp under fliken Fakturautseende. Knappen är inaktiv så länge inställningarna är desamma som standardvärdena. Bekräftelsen Standardinställningar uppdaterade visas bara när sparningen lyckades. Gick det inte att spara får du ett felmeddelande, standardvärdena är oförändrade och knappen är fortfarande aktiv så att du kan försöka igen.

När du fakturerar flera arbetsordrar samtidigt med Fakturera flera arbetsordrar används alltid standardvärdena. Där går det inte att ändra inställningarna per faktura.

Fakturainställningarna ligger i Organisationsinställningar, som kräver behörigheten Organisationsinställningar. Från början har bara rollen Administratör den. Saknar du den ser du inte länken Organisationsinställningar under Admin. Saknar du behörigheten men öppnar Organisationsinställningar ändå, till exempel via märket Koppling inaktiv, är inställningarna nedtonade, och håller du muspekaren över dem står det vilken behörighet som saknas. Fliken Fakturautseende i fönstret Skapa faktura följer i stället behörigheten Skapa faktura, som också bara Administratör har från början. Knappen Spara som standardinställningar där ändrar organisationens standard och kräver därför ändå behörigheten Organisationsinställningar. Utan den är knappen nedtonad, och muspekaren över den visar vilken behörighet som saknas.

Varför ser jag inte min logga/logotyp på fakturan?
Loggan på den riktiga fakturan hämtas från ditt ekonomisystem. Därför ska du ladda upp loggan direkt i ekonomisystemet. Loggan du laddar upp i Mowin under Admin → Organisationsinställningar → Allmänt används på det Mowin själv skapar: offerter, utskrifter från arbetsordrar och förhandsgranskningen av fakturan, både i fönstret Skapa faktura och under Organisationsinställningar. Saknas logotyp visas företagsnamnet. Loggan följer inte med till ekonomisystemet.

Kan jag dölja à-pris på fakturan?
Vilka kolumner fakturan till slutkund visar, à-pris inräknat, styrs av fakturamallen i ditt ekonomisystem. Mowin skickar fakturaraderna och ekonomisystemet skriver ut dem med sin egen mall. I Fortnox stänger du av kolumnen under Inställningar → Standardmall (Faktura) → Artikeltabell → Visa a-pris. I Spiris avmarkerar du Visa pris för artikel på fakturautskrift under Inställningar → Företagsinställningar → Övriga uppgifter. Använder du Bokio går à-priset inte att dölja, eftersom Bokios fakturamall inte har några inställningar för kolumnerna. Använder du ett annat ekonomisystem, kontakta dess leverantör.

Kontakta oss via chatten här i Mowin så hjälper vi dig!