Reskoder används för att definiera de restyper som dina medarbetare kan rapportera i arbetsordrar, till exempel milersättning eller traktamente. Här skapar och hanterar du alla reskoder med prissättning, lönearter och kontoinställningar. Sidan nås via Admin-menyn och kräver behörigheten Hantera reskoder under Resor, vilket rollen Administratör har.

:::video :::

Reskodssidan visar en tabell med alla dina reskoder. Från tabellen kan du filtrera, sortera och klicka på en rad för att redigera en reskod.

Verktygsfält

Du kan även trycka Enter för att skapa reskoden direkt, när Namn är ifyllt. I ett redigeringsfönster stänger Enter fönstret.

Klicka på en rad i tabellen för att öppna reskoden. Ändringar sparas automatiskt när du lämnar ett fält.

Om ett artikelnummer inte kan sparas – tomt, med mellanslag eller upptaget av en annan tid- eller reskod – visas orsaken och fältet återställs till det senast sparade numret.

Fält i redigeringsfönstret:

OBS: Kontofälten visar organisationens standardkonto som platshållare. Du behöver bara fylla i dem om du vill använda ett annat konto för just den här reskoden.

Täckningsgrad (TG) är resultatet som andel av intäkten. Kostnad på reskoden är det som gör att en resa får TG. På en resarad räknas den så här:

Exempel: Reskoden Servicebil har Kostnad 130 kr/mil och Utpris 320 kr/mil. Vid 1 mil blir intäkten 320 kr, kostnaden 130 kr och resultatet 190 kr. TG = 190 / 320 × 100 = 59 %.

Radens kostnad hämtas från reskodens Kostnad när resan registreras, och på nytt om du byter reskod på raden. Ändrar du Kostnad på reskoden i efterhand påverkas inte resor som redan finns.

Saknar reskoden Kostnad, eller är den 0, får resan ingen TG: kolumnerna TB, TTB och TG % är tomma. I orderns sammanställning räknas resan ändå med 0 kr i kostnad, så orderns TG blir högre än den verkliga. Fyll därför i Kostnad på reskoder som du vill ha med i täckningsgraden. Sätt Kostnad till er faktiska utgift per enhet, till exempel vad en mil med servicebilen kostar.

TG % för varje resarad visas i kolumnen TG % på fliken Resa i arbetsordern och i Artikelrader. Kolumnen kräver behörigheten Inköpspris och marginal, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Kostnader, intäkter och TG för det som är fakturerat finns under länken Sammanställning på arbetsorderns hem-flik, som även visar kostnad och intäkt per artikeltyp (Arbetstid, Resor, Material). För det som ännu inte fakturerats finns uppdelningen per artikeltyp under Mer detaljer på kortet Kommande faktura. Länken Sammanställning visas bara på fastprisordrar och ordrar som har fakturor. Båda korten kräver samma behörighet. Hem-fliken beskrivs i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Du kan sätta ett eget utpris per reskod för en enskild kund. Gå till kundens kundkort, fliken Priser, sektionen Resa, klicka på +, välj reskod och ange kundens pris. Slå sedan på reglaget Använd anpassade priser i sektionen Resa, annars används ordinarie pris trots att kundpriset finns inlagt. Kundkortet öppnar du från kundlistan eller från en arbetsorder via Kundkort ovanför kundnamnet.

Fliken Priser kräver behörigheten Hantera kunder för alla kunder. Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Priset gäller bara nya resor. Redan registrerade resor behåller sitt pris. Alla steg, bland annat att göra en reskod förvald för kunden, finns i artikeln Kundanpassade priser.

En reskod markeras som traktamente med reglaget Traktamente i redigeringsfönstret. Traktamente används för att registrera kostnadsersättningar vid resor, till exempel dagtraktamente. Det är reglaget som gör koden till traktamente, inte namnet, så reskoden behöver inte heta traktamente.

Utföraren lägger till traktamentet på arbetsordern som en resarad med reskoden, precis som övriga reskoder, se Resor i arbetsordern. Kolumnen Traktamente på fliken Resa är dold från början. Du slår på den under Kolumninställningar.

Raden faktureras som övriga resarader. Vill du hålla ett traktamente utanför en delfaktura väljer du Markerade artiklar och markerar bara de rader som ska med, eller väljer Anpassa och bockar ur Resor. Se artikeln Skapa faktura. Har reskoden en löneart följer registreringarna med i löneexporten som övriga resor, se Löneexport.

Exportera traktamente:

Filen innehåller bara traktamenten som du får se enligt behörigheten Se resor i tidrapporten. Traktamenten visas också på dagen i tidrapportens tidöversikt, men bara för utförare som syns där. Mer om tidrapporteringen finns i artikeln Tidrapportering.

Fältet Löneart kopplar reskoden till en lönekod som följer med vid löneexport. Om du ändrar löneart på en reskod som redan används i reseregistreringar får du frågan om de befintliga registreringarna ska uppdateras till den nya koden:

Dialogen visar hur många reseregistreringar och tidsregistreringar som påverkas och från vilket datum.

Standardkolumner (visas som förval):

Dolda kolumner (kan aktiveras via kolumninställningar):

Varje kolumn har ett filterfält under kolumnrubriken:

Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera tabellen.

Dina kolumninställningar, filter och sortering sparas automatiskt i webbläsaren. Nästa gång du öppnar sidan ser tabellen ut precis som du lämnade den. Använd Kolumninställningar för att återställa till förvalsinställningar.

Kolumnbredd: dra i högerkanten av en kolumnrubrik för att göra kolumnen bredare eller smalare. Första gången låses alla kolumner vid den bredd de har på skärmen, och bara den du drar i ändras. En kolumn kan inte bli smalare än 64 pixlar. Dubbelklicka på kanten för att anpassa kolumnen efter det bredaste värdet bland raderna som filtret visar, högst 384 pixlar. Dra kanten bredare för hand om du behöver se mer. Bredden sparas i webbläsaren som övriga kolumninställningar, och Återställ kolumnbredder i kolumninställningarna tar bort alla bredder utan att ändra något annat. På en pekskärm utan mus finns ingen kant att dra i, men öppnas menyn på kolumnrubriken när du håller fingret på rubriken kan du välja Anpassa bredd eller Återställ bredd där.

Hur skapar jag en ny reskod?
Klicka på Skapa ny reskod i verktygsfältet, fyll i namn, enhet och pris, och klicka på Skapa.

Vad är traktamente?
Traktamente är en typ av reskod som används för kostnadsersättning vid resor, till exempel dagtraktamente vid övernattning.

Hur lägger jag till traktamente på en arbetsorder?
Lägg till en resarad på fliken Resa i arbetsordern och välj en reskod som är markerad som traktamente. Raden följer med till fakturan som övriga resarader.

Hur exporterar jag traktamente?
Öppna Tidrapportering, välj Lista, ange Från och Till och klicka på Exportera traktamente. Du får en Excel-fil med traktamenten för perioden. Filen innehåller de utförare vars traktamenten behörigheten Se resor i tidrapporten låter dig se.

Måste reskoden heta traktamente?
Nej. Det är reglaget Traktamente på reskoden som gör den till traktamente, inte namnet.

Hur markerar jag en reskod som traktamente?
Öppna reskoden och slå på reglaget Traktamente högst upp i fönstret.

Hur sätter jag pris på en reskod?
Öppna reskoden och fyll i Utpris. Priset inklusive moms beräknas automatiskt med 25 % moms.

Kan jag ange pris inklusive moms direkt?
Ja, fyll i fältet Utpris inkl. moms så beräknas priset exklusive moms automatiskt.

Vad är fältet Kostnad till för?
Kostnad är reskodens egen kostnad per enhet och används för att räkna ut täckningsbidrag (TB) och täckningsgrad (TG) på resor. Det visas inte för kunden. Saknas Kostnad, eller är den 0, får resan ingen TG.

Hur ändrar jag löneart på en reskod?
Öppna reskoden och fyll i fältet Löneart. Om reskoden redan används i reseregistreringar får du frågan om de befintliga registreringarna ska uppdateras till den nya koden.

Hur ändrar jag bokföringskonto för en reskod?
Öppna reskoden och fyll i fältet Konto under kontosektionen. Om fältet lämnas tomt används organisationens standardkonto.

Vad betyder "Standard" i kontofältet?
Det betyder att reskoden använder det konto som är inställt som standard i organisationens inställningar.

Hur ändrar jag i vilken ordning reskoderna visas?
Öppna reskoden och ange ett värde i fältet Ordning. Lägre nummer visas först i listor där medarbetare väljer reskod, och 0 hamnar högst upp.

Kan jag exportera mina reskoder till Excel?
Ja, klicka på Excel-ikonen i verktygsfältet. Exporten innehåller de kolumner och filter som visas i tabellen.

Hur filtrerar jag reskoder?
Använd filterfälten under kolumnrubrikerna. Du kan söka med fritext, ange ett prisintervall eller filtrera traktamente med Ja/Nej.

Hur återställer jag filter?
Klicka på knappen för att återställa filter som visas när ett filter är aktivt.

Varför får min resa ingen TG?
Reskoden saknar Kostnad, eller Kostnad är 0. Fyll i Kostnad på reskoden. Resor som redan är registrerade behåller kostnaden de fick när de skapades, så byt reskod på raden eller registrera om resan för att få med kostnaden.

Kan jag ge en kund ett annat pris på en reskod?
Ja. Öppna kundens kundkort, fliken Priser, och lägg till reskoden under Resa. Slå på Använd anpassade priser. Priset gäller nya resor. Se artikeln Kundanpassade priser.

Vem kan hantera reskoder?
Den som har behörigheten Hantera reskoder, som finns under Resor i Admin → Behörigheter. Rollen Administratör har den från början, och den kan slås på för andra roller.

Hur navigerar jag mellan reskoder?
När du har en reskod öppen kan du använda pilknapparna i fönstrets övre högra hörn för att bläddra till nästa eller föregående reskod.

Vad är standardenheten för en reskod?
Standardenheten är "mil", men du kan ändra den till valfri enhet.

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig!