Med utskriftsfunktionen skapar du professionella PDF-dokument av dina arbetsordrar och offerter. Du kan anpassa dokumentets utseende med mallar, välja vilka uppgifter som ska visas och förhandsgranska resultatet innan du genererar PDF:en.

:::video :::

Du öppnar utskriftsfönstret från Hem-fliken. På en arbetsorder klickar du på Skriv ut uppe till höger, och på en offert på Förhandsgranska offert högst upp i offertfönstret. Knapparna kräver behörigheter, se Behörigheter längre ner. Utskriften av en redan skapad faktura öppnas från fakturans PDF-länk, se Utskriftsunderlag under Inställningar. Fönstret är uppdelat i två delar:

Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar.

Utskriftsmallar styr vilka uppgifter som visas i dokumentet och hur de presenteras. Mallar för arbetsordrar och offerter är separata: en mall du skapar från en arbetsorder är en ordermall och en mall du skapar från en offert är en offertmall, och samma mall kan inte användas för båda.

Varje organisation har från början två mallar, Orderbekräftelse för arbetsordrar och Offert för offerter, så du kan skriva ut direkt. Finns det ingen mall av rätt slag (arbetsorder eller offert) som din roll får använda, skapas en ny standardmall med namnet Ny mall automatiskt nästa gång du öppnar utskriftsfönstret.

En mall är en kombination av inställningar och sektioner. Samma verktyg ger därför olika dokument beroende på vad du slår på, till exempel en orderbekräftelse, ett prisförslag eller en dagbok (se avsnittet Dagbok längre ner). Mowin utfärdar ingen faktura. Det gör ekonomisystemet, och utskriften av Kvar att fakturera eller Tidigare faktura är ett underlag som du kan skicka till kunden innan du fakturerar, inte en faktura.

Välj mall
Överst i vänster sida väljer du vilken mall som ska användas i listrutan Välj mall. Systemet kommer ihåg ditt senaste mallval.

Skapa ny mall
Klicka på Skapa ny mall för att skapa en ny utskriftsmall. Mallen skapas automatiskt med standardinställningar, heter Ny mall och är från början synlig för alla roller. Inställningsfönstret öppnas. Alla användare kan skapa och redigera mallar, se Behörigheter längre ner.

Redigera mall
Klicka på Redigera mall för att öppna inställningsfönstret för den aktuella mallen. Länken visas bredvid mallväljaren när en mall är vald.

Tips: Till höger om inställningarna ser du alltid en förhandsgranskning som uppdateras direkt när du gör ändringar. Våga testa klicka på alla inställningar och se vad som händer – det är det bästa sättet att lära sig. Du kan alltid radera testmallen och skapa en ny.

Om arbetsordern eller offerten är kopplad till en kund visas kundens uppgifter som referens. Utan kund visas varken Kunduppgifter eller Inställningar nedan, bara mallväljaren.

Utskriftsunderlag
Välj vilka artikelrader som ska ingå i utskriften. Detta alternativ visas bara för arbetsordrar (inte offerter).

Tidigare faktura visas bara när arbetsordern har minst en faktura som har skickats klart till ekonomisystemet och inte är Makulerad, eller när du öppnar utskriften från en fakturas PDF-länk. När du väljer Tidigare faktura visas en extra listruta där du väljer vilken faktura som ska användas. Listan innehåller bara sådana fakturor. En faktura utan fakturanummer visas som Saknar fakturanummer, med fakturadatumet bredvid. Vid Tidigare faktura går det inte att välja adresser: utskriften använder kundens första leverans- och fakturaadress. Er referens väljs inte heller här. Utskriften visar den Er referens som sparades med fakturan, och fakturans första kontaktperson om den är tom. Visar mallen någon av uppgifterna står det i stället för listrutorna en ruta om vilka av dem som hämtas från fakturan, till exempel Adresser och Er referens hämtas från fakturan.Vår referens väljer du som vanligt.

Du kan inte välja enskilda artikelrader, bara ett av underlagen ovan.

Standardvalet när du öppnar fönstret är Allt. En tidigare faktura skriver du ut genom att klicka på PDF på fakturans rad under knappen Skapade fakturor, eller genom att öppna fakturan i kortet Fakturerat och klicka på PDF. Då är Tidigare faktura redan vald, med just den fakturan.

Tips – förhandsgranska fakturan innan du fakturerar: Vill du visa eller skicka kunden ett underlag på vad som kommer att faktureras, innan du skapar slutfakturan? Välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Då får du en nedladdningsbar PDF av exakt de rader som återstår att fakturera – utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. Det här är samma sak som en nedladdningsbar förhandsgranskning av fakturan.

Utskriftsdatum
Ange det datum som ska visas på dokumentet. Standardvärde är dagens datum.

Leveransadress / Arbetsplats
Visas om mallen har leveransadress aktiverad. Välj bland arbetsplatsadresser kopplade till ordern, leveransadresser eller konfigurerade arbetsplatser.

Fakturaadress
Visas om mallen har fakturaadress aktiverad. Välj bland kundens fakturaadresser.

Er referens
Visas om mallen har er referens aktiverad, utom vid utskriftsunderlaget Tidigare faktura. Välj en kontaktperson från kundregistret. Har du skrivit en text i fältet Er referens på arbetsorderns Hem-flik skrivs den texten ut i stället för den valda kontaktpersonen.

Vår referens
Visas om mallen har vår referens aktiverad. Välj en användare i organisationen. Standardvärdet är den inloggade användaren.

Husarbete
Har arbetsorden en skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik) räknas skattereduktionen med automatiskt i prissammanställningen, baserat på de personer du lagt till i Skattereduktion-fönstret. Du behöver inte längre ange antal personer vid utskrift.

OBS: Skattereduktionen syns redan i offertvyn (i summerings-panelen till höger på offerten) när allt är korrekt ifyllt – du behöver inte skapa PDF för att se beloppet. PDF:en visar samma belopp i prissammanställningen. Om beloppet visar 0,00 i offertvyn är något fel ifyllt – se artikeln om husarbete (rot, rut och grön teknik) för felsökning.

Klicka på knappen Skapa PDF längst upp i fönstret för att generera dokumentet. PDF:en öppnas i en ny flik i webbläsaren, där du kan ladda ner den eller skriva ut den med webbläsarens PDF-visare.

Knappen går inte att klicka på så länge ingen mall är vald. Håll muspekaren över den för att se varför, till exempel att ingen mall är tillgänglig för din roll.

Mowin skickar inte PDF:en till kunden. Du laddar ner den och skickar den själv, till exempel via e-post.

Blockerad utskrift: Webbläsaren kan blockera den nya fliken, särskilt Safari, eftersom Mowin öppnar PDF:en först när dokumentet har skapats. Hur du tillåter fliken står under Vanliga frågor.

I mallinställningarna anpassar du mallens utseende och innehåll. Fönstret öppnas genom att klicka på Redigera mall.

Mallinformation

Synlig för listar organisationens egna roller, med de namn ni själva har gett dem. Varje roll är en egen kryssruta, även Administratör. Skapar ni en ny roll får den automatiskt tillgång till alla befintliga mallar. Utan behörigheten Hantera utskriftsmallar är fältet inaktiverat, och orsaken visas när du håller musen över det. Se Behörigheter längre ner.

Kryssar du ur din egen roll syns mallen ändå i din mallväljare, men det går inte att skapa PDF med den förrän du kryssar i rollen igen.

En mall som ingen roll är ikryssad för visas som Ingen och kan inte användas av någon.

Radera en mall
Klicka på Redigera mall, sedan på den röda länken Radera mall bredvid rubriken Inställningar för mall, och bekräfta. Därefter väljer du en annan mall under Välj mall innan du kan skapa PDF.

OBS: Om du gör en mall som visar priser och låter Utförare använda den, kan personer som normalt inte ser priser i Mowin se dem i utskriften.

Övre sektion

Adresser
Aktivera eller inaktivera vilka adresser som ska visas:

Referenser och ordernummer
Aktivera eller inaktivera vilka referenser som ska visas:

Betalning

Giltighet (endast offerter)

På offerter visas inte Förfallodatum. Istället kan du visa offertens giltighetsdatum:

Välj vilka typer av artikelrader som ska visas och i vilken ordning. Du ändrar ordningen genom att dra i handtaget längst till höger på raden.

För varje artikeltyp kan du:

Är Slå samman påslaget och kolumnerna Utförare, Datum, Artikelnummer, Benämning, Enhet, À-pris och Summa alla är dolda, skrivs inga rader alls ut för artikeltypen. För arbetstid måste även Visa utförare, Visa datum och Visa notering vara avstängda för att det ska hända.

Du kan inte flytta enskilda artikelrader till en viss plats. Raderna sorteras alltid på något av alternativen nedan. För Fastpris gäller sorteringen raderna inom varje fastpristillfälle. Fastpristillfällena skrivs alltid ut i den ordning de skapades. Eftersom en fastprisrad bara har en benämning och en summa kan raden Fastpris sorteras på Benämning eller Summa, eller på Skapad ordning, som skriver ut raderna i den ordning de skapades. Skapad ordning är förvalt.

Tillgängliga sorteringsalternativ:

Tips: Om du vill bestämma ordningen på artikelraderna helt själv kan du sätta olika datum på dem och sedan välja att sortera på datum i mallen. Datumkolumnen behöver inte vara synlig för att sorteringen ska fungera.

Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.

Fastpris – flera fastpristillfällen
Har ordern mer än ett fastpristillfälle skrivs varje tillfälles Beskrivning ut som en egen rad ovanför just det tillfällets fastprisrader. Då syns det var ett tillfälle slutar och nästa börjar, även när flera tillfällen har rader med samma benämning. Det är samma text som visas på fakturan. Så kan du till exempel dela upp en offert per rum, med ett fastpristillfälle för varje.

Arbetstid – ytterligare inställningar
När arbetstid är aktiverad som artikeltyp kan du välja att visa:

Uppgifterna skrivs ut tillsammans med benämningen på tidraden, så kolumnen Benämning måste vara synlig för att de ska synas. Alternativen går inte att ändra när Arbetstid är avstängd.

Fastpris – priser på övriga rader
Har ordern fastpris och mallen visar Fastpris skrivs inga À-pris, Rabatt eller Summa ut på raderna för arbetstid, resor och material. Beloppen visas bara på fastprisraderna. På en offert gäller det när offerten har fastpris med minst en fastprisrad.

Grön teknik och 97 %-regeln
Gäller skattereduktionstypen grön teknik och 97 %-regeln skrivs beloppen på raderna ut skalade till 97 %, och en extra rad Schablon vid totalentreprenad 3 % tar resterande 3 %. Då stämmer utskriften med fakturan från ekonomisystemet. Resor skalas inte.

Välj vilka kolumner som ska visas i artikeltabellen och i vilken ordning. Du ändrar ordningen genom att dra i handtaget längst till höger på raden.

OBS: Vilka priskolumner som skrivs ut styrs av mallen och inte av användarens prisbehörighet, se Behörigheter längre ner.

Mallen styr om kunden ser rabatten. När Rabatt-kolumnen visas är À-pris det ordinarie priset per enhet, alltså priset före rabatt, Rabatt är rabatten i procent och Summa är radens belopp efter rabatt. Det är samma uppställning som på fakturan från ekonomisystemet, så utskriften och fakturan visar samma à-pris för samma rad. Döljer du Rabatt i mallen skrivs À-pris i stället ut som priset efter rabatt. Då går À-pris gånger Antal fortfarande ihop med Summa, och kunden ser priserna men inte rabatten. Nya mallar har Rabatt påslagen från början.

På arbetstid och resor visas rabatt när du har angett Rabatt % på raden och mallen visar Rabatt. Har kunden ett eget pris upplagt under Kundpriser är det priset radens à-pris, och rabattrutan lämnas tom.

Välj vilka av sektionerna som ska visas i dokumentet och i vilken ordning. Du ändrar ordningen genom att dra i handtaget längst till höger på raden.

OBS: De fem sektionerna är hela uppsättningen. Du kan flytta dem och visa eller dölja dem, men inte lägga till nya, dubblera en sektion eller ta bort någon ur listan. Varje sektion finns en gång per mall, och Fritext är ett enda textfält – det finns ingen Fritext 2. På offerter heter beskrivningssektionen Beskrivning i stället för Arbetsbeskrivning.

Tomma sektioner skrivs inte ut. Arbetsbeskrivning och Fritext utan text, Tidrapportering utan tidrapporter och Artikelrader utan rader hoppas över. Sidhuvud och sidfot skrivs alltid ut.

Vill du ha egen text både före och efter artikelraderna? Använd Arbetsbeskrivning som det övre textblocket och Fritext som det nedre, och dra sektionerna i ordningen Arbetsbeskrivning, Artikelrader, Fritext. Artikelraderna kan inte placeras inuti ett textblock.

I fritextfältet kan du skriva egen text som visas i dokumentet. Texten stöder formatering med markdown, och radbrytningar du skriver blir radbrytningar i utskriften. Samma formatering och samma variabler fungerar även i arbetsorderns och offertens beskrivning, som skrivs ut i sektionen Arbetsbeskrivning (Beskrivning på offerter).

Skriver du ## Här är ett exempel, därefter en numrerad lista med raderna 1. Banan, 2. **Äpple** och 3. <u>Päron</u>, och sist > Ett block, skrivs det ut som en mellanrubrik, en numrerad lista där Äpple är fet och Päron understruken, och ett block med ram.

Klicka på Infoga variabel under fritextfältet för att välja en variabel ur listan, där variablerna är grupperade efter vad de gäller. Den läggs in där markören står, så du slipper skriva den för hand. Variablerna ersätts automatiskt med rätt värden i utskriften:

Beloppsvariablerna, från {{ex_moms}} till {{öresavrundning}} i tabellen, skrivs alltid ut med två decimaler, till exempel 12 345,60. Det går inte att välja hela kronor eller färre decimaler för en variabel. Öresutjämningen ändrar inte {{ex_moms}} eller {{moms}}, se Summering av priser.

Variablerna gäller bara Mowins egna utskrifter. Fakturan utfärdas i ekonomisystemet och påverkas inte av mallen.

Öresutjämningen gäller inte när utskriftsunderlaget är Tidigare faktura. Då skrivs totalen ut utan avrundning.

Öresutjämningen gäller bara totalbeloppet, och Att betala räknas från det. Exkl. moms och Moms skrivs alltid ut med två decimaler och avrundas aldrig till hela kronor.

Prissammanställningen visar:

Har kunden omvänd betalningsskyldighet (gäller företag och föreningar) visas ingen momsrad, och texten Omvänd betalningsskyldighet skrivs ut i stället.

Första sidan har det fullständiga sidhuvudet med de uppgifter mallen visar, till exempel datum, referenser, kunduppgifter, adresser och betalningsvillkor. Från sida 2 visas ett kortare sidhuvud med logotypen, rubriken, order- eller offertnumret (om mallen visar Vårt ordernummer) och kundens namn, så att varje sida går att känna igen. Saknar organisationen logotyp visas organisationens namn i stället.

Logotypen laddar du upp under Admin > Organisationsinställningar, i blocket Logotyp: dra in en fil eller klicka Välj fil. Formaten PNG, JPG, SVG, GIF, WEBP och BMP fungerar, och filen får vara högst 1 MB. Det kräver behörigheten Hantera logotyp, se Behörigheter längre ner.

Sidfoten visas på varje sida i det utskrivna dokumentet och innehåller organisationens uppgifter:

Adress, telefon och epost kommer från organisationens besöksadress, och uppgifterna hämtas från organisationens inställningar i Mowin. Bankgiro och plusgiro skrivs inte ut i sidfoten. En uppgift som inte är ifylld i inställningarna skrivs inte ut alls, varken rubrik eller värde, och sidfoten behåller samma höjd så att sidbrytningarna inte ändras. Uppgifterna gäller bara Mowins egna utskrifter.

Roller kan anpassas. Tabellen anger därför behörigheten och vilka roller som har den från början.

Saknar du Skriv ut arbetsorder är knappen Skriv ut inaktiverad, och orsaken visas när du håller musen över den. Skriv ut arbetsorder skyddar det utskriften kan visa, som priser och alla personers tider och resor.

Alla användare kan skapa, redigera och radera mallar, och inget i tabellen styr det. Vilka mallar du kan välja i mallväljaren styrs per mall, under Synlig för, och inte av behörigheterna ovan.

Utskriften av en arbetsorder tar med alla personers tider och resor om mallen visar dem, även om din roll bara ser sina egna på arbetsordern.

Utskriften följer mallen och inte användarens prisbehörighet. Vill du hålla priser borta från en roll tar du bort kolumnerna À-pris, Rabatt och Summa samt sektionen Summering av priser i mallen, och gör mallen synlig bara för de roller som får se priser.

Vill du skapa en dagbok som PDF där endast den rapporterade tiden med noteringar visas, utan arbetsbeskrivning, artiklar eller priser? Då gör du så här:

1. Öppna utskriften
Öppna arbetsordern och klicka på Skriv ut.

2. Skapa eller redigera en mall
Klicka på Skapa ny mall eller redigera en befintlig mall.

3. Välj sektioner
Scrolla ner till Sektioner och gör följande:

Det innebär att PDF:en endast visar den separata tidrapporteringen – inget annat.

4. Avaktivera alla andra val
Det enda som behöver vara aktiverat är Tidrapportering – avaktivera alla andra rader.

5. Namnge mallen
Mallen sparas automatiskt. Döp den till exempelvis Dagbok – endast tidrapportering.

Kan jag lägga till en sektion, eller ha två fritextfält?
Nej. De fem sektionerna under Sektioner är hela uppsättningen och går bara att flytta, visa eller dölja – det finns ingen knapp för att lägga till en sektion, och Fritext är ett enda textfält per mall. Behöver du egen text både före och efter artikelraderna skriver du den övre texten i Arbetsbeskrivning på arbetsordern och den nedre i Fritext, och drar sektionerna i den ordningen.

Visar À-pris priset före eller efter rabatt?
Det beror på om mallen visar Rabatt-kolumnen. Visas den är À-pris priset före rabatt, Rabatt visar rabatten i procent och Summa är radens belopp efter rabatt, precis som på fakturan från ekonomisystemet. Är Rabatt dold i mallen är À-pris priset efter rabatt, så att raden fortfarande går ihop.

Kan jag dölja rabatten för kunden?
Ja. Dölj kolumnen Rabatt under Artikelkolumner i mallen. Kunden ser då À-pris och Summa men ingen rabatt, och À-pris skrivs ut som priset efter rabatt så att À-pris gånger Antal stämmer med Summa. Fakturan från ekonomisystemet påverkas inte av mallen.

Varför står det ingen rabatt på en rad som har rabatt i appen?
Om utpriset på raden har skrivits in för hand stämmer det inte längre med à-pris och rabatt i procent. Då skriver Mowin ut det pris som faktiskt debiteras som à-pris och lämnar rabattrutan tom, så att raden går ihop. Fakturan från ekonomisystemet gör likadant. Rabatten visas även när à-priset har fler än två decimaler. À-priset skrivs då ut med två decimaler, och Summa är Mowins belopp för raden.

Kan utskriften visa moms per rad?
Nej. Artikelkolumnerna är en fast uppsättning, Utförare, Datum, Artikelnummer, Benämning, Antal, Enhet, À-pris, Rabatt och Summa, och ingen av dem visar moms. Summa på raden är exklusive moms. Momsen redovisas bara i prissammanställningen, sektionen Summering av priser. Det gäller både arbetsordrar och offerter. Vill du se summan inklusive moms per rad i appen slår du på kolumnen Summa inkl. moms i tabellerna Arbetstid, Resor och Material, se Material i arbetsordern.

Kan jag skapa en förhandsgranskning av fakturan som PDF att skicka till kunden innan jag fakturerar?
Ja. Öppna Utskrift med knappen Skriv ut på arbetsorderns Hem-flik, välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Du får då ett PDF-underlag av de rader som återstår att fakturera, som du kan ladda ner och skicka till kunden. Ingen faktura skapas i ekonomisystemet förrän du gör det från faktureringsfönstret. Förhandsgranskningen inne i faktureringsfönstret går däremot inte att ladda ner – använd Utskrift när du vill ha en sparbar PDF.

Inget händer när jag klickar på Skapa PDF, till exempel i Safari. Varför?
Laddar knappen Skapa PDF klart utan att någon ny flik öppnas och utan något felmeddelande, har webbläsaren blockerat fliken som ett popup-fönster. Mowin öppnar PDF:en i en ny flik först när den har skapats, och Safari blockerar då fliken. Det är alltså inte logotypen eller mallen du behöver ändra. Tillåt popup-fönster från Mowin och klicka på Skapa PDF igen. I Safari på Mac väljer du Safari > Inställningar > Webbplatser > Popupfönster och ställer in Mowin på Tillåt. På iPhone eller iPad öppnar du Inställningar, trycker på Appar och sedan Safari, och slår av Blockera popupfönster. I andra webbläsare tillåter du popup-fönster och omdirigeringar från Mowin.

Tips: Skapa separata mallar för olika ändamål, till exempel en detaljerad mall med alla artikelrader och en förenklad mall med bara prissammanställningen. Vanliga användningsområden är dagbok, orderbekräftelse och prisförslag.

Tips: Använd fritextvariabler för att automatiskt fylla i kunduppgifter, priser och adresser i dina egna texter.

Tips: Aktivera Slå samman för att göra utskriften mer kompakt när du har många likadana artikelrader.

Tips: Kontrollera förhandsgranskningen innan du skapar PDF:en – den visar exakt hur dokumentet kommer att se ut.

Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig.