Med utskriftsfunktionen skapar du professionella PDF-dokument av dina arbetsordrar och offerter. Du kan anpassa dokumentets utseende med mallar, välja vilka uppgifter som ska visas och förhandsgranska resultatet innan du genererar PDF:en.
Öppna utskriftsfönstret
Du öppnar utskriftsfönstret genom att klicka på utskriftsikonen i arbetsorderns eller offertens sidhuvud. Fönstret är uppdelat i två delar:
Vänster sida – Mallinställningar, kunduppgifter och utskriftsalternativ
Höger sida – Förhandsgranskning av dokumentet i realtid
Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar.
Mallar
Utskriftsmallar styr vilka uppgifter som visas i dokumentet och hur de presenteras. Du kan skapa separata mallar för arbetsordrar och offerter.
Välj mall
Överst i vänster sida väljer du vilken mall som ska användas i listrutan Välj mall. Systemet kommer ihåg ditt senaste mallval.
Skapa ny mall
Klicka på Skapa ny mall för att skapa en ny utskriftsmall. Mallen skapas automatiskt med standardinställningar och inställningsfönstret öppnas.
Redigera mall
Klicka på Redigera mall (visas under mallväljaren när en mall är vald) för att öppna inställningsfönstret för den aktuella mallen.
Tips: Till höger om inställningarna ser du alltid en förhandsgranskning som uppdateras direkt när du gör ändringar. Våga testa klicka på alla inställningar och se vad som händer – det är det bästa sättet att lära sig. Du kan alltid radera testmallen och skapa en ny.
Kunduppgifter
Om arbetsorden är kopplad till en kund visas kundens uppgifter som referens:
Fält | Beskrivning |
Kund | Kundnummer och företagsnamn |
Omvänd skattskyldighet | Ja eller Nej |
Betalningsvillkor | Antal dagar (visas om mallen har betalningsvillkor aktiverat) |
Inställningar
Utskriftsunderlag
Välj vilka artikelrader som ska ingå i utskriften. Detta alternativ visas bara för arbetsordrar (inte offerter).
Alternativ | Beskrivning |
Allt | Samtliga artikelrader |
Kvar att fakturera | Artikelrader som ännu inte fakturerats |
Totalt fakturerat | Artikelrader som redan fakturerats |
Tidigare faktura | Artikelrader från en specifik faktura |
När du väljer Tidigare faktura visas en extra listruta där du väljer vilken faktura som ska användas.
Utskriftsdatum
Ange det datum som ska visas på dokumentet. Standardvärde är dagens datum.
Leveransadress / Arbetsplats
Visas om mallen har leveransadress aktiverad. Välj bland arbetsplatsadresser kopplade till ordern, leveransadresser eller konfigurerade arbetsplatser.
Fakturaadress
Visas om mallen har fakturaadress aktiverad. Välj bland kundens fakturaadresser.
Er referens
Visas om mallen har er referens aktiverad. Välj en kontaktperson från kundregistret.
Vår referens
Visas om mallen har vår referens aktiverad. Välj en användare i organisationen. Standardvärdet är den inloggade användaren.
Husarbete
Om arbetsorden har en skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik) visas en sektion för husarbete. Här anger du antal personer (1–5) som ska dela på skattereduktionen.
Skapa PDF
Klicka på knappen Skapa PDF längst upp i fönstret för att generera dokumentet. PDF:en öppnas i en ny flik i webbläsaren där du kan ladda ner eller skriva ut den.
Mallinställningar
I mallinställningarna anpassar du mallens utseende och innehåll. Fönstret öppnas genom att klicka på Redigera mall.
Mallinformation
Fält | Beskrivning |
Namn | Mallens namn, visas i mallväljaren |
Synlig för | Vilka användarroller som kan använda mallen |
Radera mall | Tar bort mallen permanent |
Rollalternativen för Synlig för är:
Roll | Beskrivning |
Admin | Kan alltid använda alla mallar |
Utförare | Vanliga användare utan prisåtkomst |
Utförare (ser priser) | Användare med prisåtkomst |
OBS: Om du gör en mall som visar priser och låter Utförare använda den, kan personer som normalt inte ser priser i Mowin se dem i utskriften.
Övre sektion
Fält | Beskrivning |
Rubrik | Dokumentets huvudrubrik som visas högst upp (t.ex. Orderbekräftelse, Offert, Prisförslag) |
Adresser
Aktivera eller inaktivera vilka adresser som ska visas:
Leveransadress / arbetsplats
Fakturaadress
Referenser och ordernummer
Aktivera eller inaktivera vilka referenser som ska visas:
Er referens – Visar namn, telefon och e-post för angiven kontaktperson
Ert ordernummer – Hämtar data från fältet "Ert ordernummer" i arbetsordern
Kundnummer – Visar kundens unika kundnummer
Vår referens – Möjlighet att ange en användare från ditt företag som referens
Vårt ordernummer – Visar arbetsorderns eller offertens nummer
Betalning
Betalningsvillkor – Visar betalningsvillkor som ställs in på kundkortet
Förfallodatum – Beräknas automatiskt som utskriftsdatum plus betalningsvillkor
Artikelrader
Välj vilka typer av artikelrader som ska visas och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra ordningen.
Artikeltyp | Beskrivning |
Arbetstid | Registrerade arbetstider |
Resor | Registrerade resor |
Material | Material och produkter |
Fastpris | Fasta prisrader |
För varje artikeltyp kan du:
Aktivera/inaktivera – Visa eller dölj artikeltypen
Sortering – Välj hur raderna ska sorteras
Slå samman – Slå ihop artiklar med samma artikelnummer, datum, utförare, enhet och pris till en rad (gäller arbetstid, resor och material)
Tillgängliga sorteringsalternativ:
Artikelnummer (stigande/fallande)
Antal (stigande/fallande)
Enhet (stigande/fallande)
Pris (stigande/fallande)
Rabatt (stigande/fallande)
Summa (stigande/fallande)
Utförare (stigande/fallande)
Datum (stigande/fallande)
Benämning (stigande/fallande)
Tips: Om du vill bestämma ordningen på artikelraderna helt själv kan du sätta olika datum på dem och sedan välja att sortera på datum i mallen. Datumkolumnen behöver inte vara synlig för att sorteringen ska fungera.
Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.
Arbetstid – ytterligare inställningar
När arbetstid är aktiverad som artikeltyp kan du välja att visa:
Utförare
Datum
Notering
Artikelkolumner
Välj vilka kolumner som ska visas i artikeltabellen och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra kolumnernas ordning.
Kolumn | Beskrivning |
Utförare | Namn på den som utfört arbetet |
Datum | Datum för registreringen |
Artikelnummer | Artikelns nummer |
Benämning | Artikelns beskrivning |
Antal | Kvantitet |
Enhet | Måttenhet (t.ex. tim, st) |
À-pris | Pris per enhet |
Rabatt | Rabatt i procent |
Summa | Totalbelopp per rad |
OBS: Priskolumner (à-pris, rabatt, summa) visas bara för användare med rollen Admin eller Utökad användare.
Sektioner
Välj vilka sektioner som ska ingå i dokumentet och i vilken ordning. Du kan dra och släppa för att ändra ordningen.
Sektion | Beskrivning |
Arbetsbeskrivning | Arbetsorderns beskrivningstext |
Tidrapportering | Arbetstider presenterade som beskrivande text |
Artikelrader | Tabellen med alla artikelrader |
Fritext | Eget textfält med stöd för variabler |
Summering av priser | Prissammanställning med moms och totalbelopp |
Fritext med variabler
I fritextfältet kan du skriva egen text som visas i dokumentet. Texten stöder formatering med markdown.
Du kan använda variabler som automatiskt ersätts med rätt värden i utskriften:
Variabel | Beskrivning |
{{order_nr}} | Ordernummer |
{{offert_nr}} | Offertnummer |
{{ert_offert_nr}} | Kundens offertreferens |
{{datum}} | Utskriftsdatum |
{{kundnamn}} | Kundens företagsnamn |
{{kund_nr}} | Kundnummer |
{{er_referens_namn}} | Er referens (kontaktperson) |
{{er_referens_tele}} | Er referens telefonnummer |
{{er_referens_mail}} | Er referens e-postadress |
{{vår_referens_namn}} | Vår referens (medarbetare) |
{{beskrivning}} | Orderbeskrivning |
{{ex_moms}} | Belopp exklusive moms |
{{moms}} | Momsbelopp |
{{totalt}} | Totalbelopp |
{{att_betala}} | Belopp att betala |
{{skattereduktion}} | Skattereduktionsbelopp |
{{betalningsvillkor}} | Betalningsvillkor i dagar |
{{leveransadress_titel}} | Leveransadressens rubrik |
{{leveransadress_gata}} | Leveransadressens gatuadress |
{{leveransadress_postnr}} | Leveransadressens postnummer |
{{leveransadress_stad}} | Leveransadressens stad |
{{fakturaadress_titel}} | Fakturaadressens rubrik |
{{fakturaadress_gata}} | Fakturaadressens gatuadress |
{{fakturaadress_postnr}} | Fakturaadressens postnummer |
{{fakturaadress_stad}} | Fakturaadressens stad |
Se även vår guide: Anpassningsbara texter vid utskrift – förklaringar och exempel
Summering av priser
Inställning | Beskrivning |
Öresutjämning | Avrundar totalbeloppet till närmaste hela krona (01–49 ören avrundas nedåt, 50–99 ören avrundas uppåt) |
Prissammanställningen visar:
Exklusive moms
Moms
Totalt
Skattereduktion (visas om ordern har rot, rut eller grön teknik)
Att betala
Dokumentets sidfot
Sidfoten visas på varje sida i det utskrivna dokumentet och innehåller organisationens uppgifter:
Adress
Telefon
E-post
Bankgiro / Plusgiro
Organisationsnummer
Momsregistreringsnummer
Dessa uppgifter hämtas från organisationens inställningar.
Behörigheter
Åtgärd | Admin | Utökad användare | Utförare |
Skapa mallar | Ja | Nej | Nej |
Redigera mallar | Ja | Nej | Nej |
Radera mallar | Ja | Nej | Nej |
Använda mallar | Ja | Om mallen tillåter | Om mallen tillåter |
Se priser i utskriften | Ja | Ja | Nej |
Sparade inställningar
Ditt senaste mallval sparas och återställs automatiskt
Alla mallinställningar sparas direkt när du ändrar dem – du behöver inte leta efter någon spara-knapp
Vanliga frågor
Hur skapar jag en PDF av min arbetsorder?
Öppna arbetsorden, klicka på utskriftsikonen i sidhuvudet. Välj en mall och klicka på Skapa PDF. Dokumentet öppnas i en ny flik.
Hur skapar jag en PDF av min offert?
Det fungerar likadant som för arbetsordrar. Öppna offerten, klicka på utskriftsikonen och välj en mall. Skillnaden är att offerter inte har alternativet att välja utskriftsunderlag (fakturerat/ofakturerat).
Hur skapar jag en ny utskriftsmall?
I utskriftsfönstret klickar du på Skapa ny mall. En ny mall skapas med standardinställningar och inställningsfönstret öppnas automatiskt.
Kan jag ändra ordningen på sektionerna i utskriften?
Ja, i mallinställningarna under Sektioner kan du dra och släppa sektionerna i den ordning du vill.
Kan jag ändra ordningen på artikelkolumnerna?
Ja, i mallinställningarna under Artikelkolumner kan du dra och släppa kolumnerna i valfri ordning.
Kan jag dölja priser i utskriften?
Priskolumner visas automatiskt baserat på din användarroll. Användare med rollen Admin eller Utökad användare ser priser. Utförare ser aldrig priser i utskriften.
Vad gör "Slå samman"?
Slå samman kombinerar artiklar med samma artikelnummer, datum, utförare, enhet och pris till en enda rad. Det gör utskriften mer kompakt och lättöverskådlig.
Vad är utskriftsunderlag?
Utskriftsunderlag styr vilka artikelrader som ingår i utskriften. Du kan välja att skriva ut alla rader, bara fakturerade, bara ofakturerade eller rader från en specifik faktura. Alternativet visas bara för arbetsordrar, inte offerter.
Hur ändrar jag utskriftsdatum?
I inställningssektionen finns fältet Utskriftsdatum där du kan välja valfritt datum. Standardvärdet är dagens datum.
Hur fungerar fritext med variabler?
I mallinställningarna kan du skriva egen text i fritextfältet. Variabler som {{kundnamn}} ersätts automatiskt med rätt värden i utskriften.
Vad är öresutjämning?
Öresutjämning avrundar totalbeloppet till närmaste hela krona. 01–49 ören avrundas nedåt och 50–99 ören avrundas uppåt. Du aktiverar det i mallinställningarna under Summering av priser.
Vem kan skapa och redigera utskriftsmallar?
Bara användare med Admin-rollen kan skapa, redigera och radera mallar. Övriga användare kan bara använda mallar som administratören har gjort tillgängliga för deras roll.
Hur styr jag vem som ser en mall?
I mallinställningarna under Synlig för väljer du vilka användarroller som ska kunna använda mallen. Administratörer har alltid tillgång till alla mallar.
Vad visar förhandsgranskningen?
Förhandsgranskningen till höger i fönstret visar exakt hur dokumentet kommer att se ut. Den uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar.
Var hämtas sidfotens uppgifter?
Sidfoten innehåller organisationens kontakt- och bankuppgifter. Dessa hanteras under organisationens inställningar.
Kan jag inkludera skattereduktion i utskriften?
Ja, om arbetsorden har en skattereduktionstyp (rot, rut eller grön teknik) visas skattereduktionen automatiskt i prissammanställningen. Du kan också ange hur många personer som ska dela på avdraget.
Hur sorterar jag artikelraderna?
I mallinställningarna under Artikelrader väljer du sorteringsordning för varje artikeltyp. Du kan sortera på artikelnummer, antal, enhet, pris, datum med mera.
Jag tog bort en mall av misstag, kan jag få tillbaka den?
Ja, kontakta supporten via chatten så återställer vi mallen åt dig.
Kan jag använda samma mall för arbetsordrar och offerter?
Nej, mallar skapas separat för arbetsordrar och offerter. När du skapar en mall från en arbetsorder blir den en ordermall, och från en offert blir den en offertmall.
Tips och tricks
Tips: Skapa separata mallar för olika ändamål, till exempel en detaljerad mall med alla artikelrader och en förenklad mall med bara prissammanställningen. Vanliga användningsområden är dagbok, orderbekräftelse och prisförslag.
Tips: Använd fritextvariabler för att automatiskt fylla i kunduppgifter, priser och adresser i dina egna texter.
Tips: Aktivera Slå samman för att göra utskriften mer kompakt när du har många likadana artikelrader.
Tips: Kontrollera förhandsgranskningen innan du skapar PDF:en – den visar exakt hur dokumentet kommer att se ut.
Tips: Om du vill slå ihop allt material, tid och resa till en rad även om de inte är exakt likadana kan du göra ordern till ett fastpris och skapa ett fastpristillfälle.
Behöver du mer hjälp?
Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig.