Under fliken Funktioner i organisationsinställningarna kan du aktivera och inaktivera tilläggsfunktioner i Mowin. Varje funktion utökar systemet med nya möjligheter för arbetsordrar och arbetsflöden.

:::video :::

Sidan innehåller tre funktioner som alltid visas: Kalender, Signatur och Formulär. Funktionen Jobbansvarig visas bara i organisationer som har den. Varje funktion slås på och av med en kryssruta och har en kort beskrivning som förklarar vad den gör. Ändringarna sparas automatiskt direkt när du klickar i kryssrutan, och gäller alla användare i organisationen.

OBS: Organisationsinställningar, och därmed fliken Funktioner, kräver behörigheten Organisationsinställningar. Från början har bara rollen Administratör den. Saknar du den men har tillgång till någon sida under Admin är länken Organisationsinställningar där nedtonad, och håller du muspekaren över den står det vilken behörighet som saknas. Saknar du behörigheten men öppnar Organisationsinställningar ändå, till exempel via märket Koppling inaktiv, är inställningarna nedtonade, och håller du muspekaren över dem står det vilken behörighet som saknas.

Beskrivning: Boka in arbetsordrar i kalendern för att få en överblick över kommande arbetsordrar.

När kalenderfunktionen är aktiverad:

När funktionen är inaktiverad försvinner kalendern från menyn, kortet Bokningar från arbetsordern och kolumnerna ur arbetsorderlistan. Befintliga bokningar finns kvar.

Beskrivning: Skicka iväg arbetsordern till kunden för signering. Eller använd funktionen internt för att attestera arbetsordern.

När signaturfunktionen är aktiverad:

Funktionen gäller bara arbetsordrar, inte offerter. När funktionen är inaktiverad döljs fliken Signaturer och signeringsfunktionaliteten från arbetsordrar.

OBS: Medan Signatur är avstängd blockerar en signatur som krävs för fakturering inte längre faktureringen, även om kunden inte har signerat. Kravet raderas inte. Slår du på funktionen igen gäller det på nytt för signaturer som inte är klara.

Hur du skapar, skickar och signerar beskrivs i artikeln Så signerar du i Mowin.

Beskrivning: Skapa egenkontroller och checklistor för att säkerställa att arbetet utförs på rätt sätt.

När formulärfunktionen är aktiverad:

Funktionen gäller bara arbetsordrar, inte offerter. När funktionen är inaktiverad döljs fliken Formulär från arbetsordrar och Formulär från menyn under Admin.

OBS: Medan Formulär är avstängd stoppar ett formulär som krävs för fakturering inte längre faktureringen, även om det inte är klarmarkerat. Kravet raderas inte. Slår du på funktionen igen gäller det på nytt för formulär som inte är klara.

Beskrivning: Varje arbetsorder får en jobbansvarig, som standard är den första utföraren som tilldelas. Arbetsordern markeras som klar när jobbansvarig klarmarkerar, även om övriga utförare inte har gjort det. Jobbansvarig kan klarmarkera alla på arbetsordern.

Kryssrutan heter Använd jobbansvarig och visas bara om din organisation har funktionen jobbansvarig. Den är avstängd tills du slår på den.

Tips: Du behöver inte trycka på någon sparknapp – ändringen sker direkt när du klickar i kryssrutan. Om det inte går att spara går kryssrutan tillbaka till sitt tidigare läge och ett felmeddelande visas.

Var hittar jag funktionsinställningarna?
Funktionsinställningarna finns under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner. Klicka på länken Organisationsinställningar i adminvyn och välj sedan fliken Funktioner. Formulärsmallar hittar du under Admin > Formulär när formulärfunktionen är påslagen.

Vem kan ändra funktionsinställningarna?
Endast användare med behörigheten Organisationsinställningar kan komma åt fliken och ändra vilka funktioner som är aktiverade. Från början har bara rollen Administratör den, men behörigheten ges per roll, så en annan roll kan ha den.

Vad händer om jag aktiverar kalenderfunktionen?
När du aktiverar kalenderfunktionen får du tillgång till en kalendervy i huvudmenyn. Där kan du boka in arbetsordrar på specifika datum och tider för att få en överblick över kommande arbeten.

Vad händer om jag inaktiverar kalenderfunktionen?
Kalendervyn försvinner från huvudmenyn, kortet Bokningar försvinner från arbetsordern och kolumnerna Kommande bokningar och Vecka försvinner ur arbetsorderlistan. Eventuella tidigare inbokade arbetsordrar påverkas inte, men du kan inte se eller redigera dem förrän funktionen aktiveras igen.

Vad gör signaturfunktionen?
Signaturfunktionen gör det möjligt att skicka arbetsordrar till kunder för digital signering. Den kan även användas internt för att attestera arbetsordrar inom organisationen.

Kan jag använda signatur bara internt utan att skicka till kund?
Ja, signaturfunktionen kan användas både för kundunderskrift och intern attestering. Du väljer själv hur du vill använda den på varje arbetsorder.

Vad händer om jag inaktiverar signaturfunktionen?
Fliken Signaturer försvinner från arbetsordrar. Befintliga signaturer som redan samlats in finns kvar, men du kan inte samla in nya signaturer förrän funktionen aktiveras igen. En signatur som krävs för fakturering blockerar inte faktureringen medan funktionen är avstängd.

Vad gör formulärfunktionen?
Formulärfunktionen låter dig skapa egenkontroller och checklistor som kan kopplas till arbetsordrar. Det säkerställer att arbetet utförs och dokumenteras på rätt sätt.

Hur skapar jag formulärsmallar?
Formulärsmallar skapas under Admin > Formulär. Där kan du bygga egna mallar med olika frågetyper och checkpunkter.

Vad händer om jag inaktiverar formulärfunktionen?
Fliken Formulär försvinner från arbetsordrar och Formulär döljs under Admin. Befintliga ifyllda formulär finns kvar i systemet. Ett formulär som krävs för fakturering stoppar inte faktureringen medan funktionen är avstängd.

Gäller kraven på signatur och formulär för fakturering när funktionen är avstängd?
Nej. Medan Signatur är avstängd blockerar en signatur som krävs för fakturering inte faktureringen, och medan Formulär är avstängd stoppar ett formulär som krävs för fakturering inte heller faktureringen. Kraven raderas inte. Slår du på funktionen igen under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner gäller kraven på nytt för signaturer och formulär som inte är klara.

Varför syns inte Jobbansvarig bland funktionerna?
Kryssrutan visas bara i organisationer som har funktionen jobbansvarig. Saknar du den kan funktionen inte slås på av dig. Kontakta oss via chatten här i Mowin.

Påverkar det befintlig data om jag inaktiverar en funktion?
Nej, befintlig data (kalenderinbokningar, signaturer, ifyllda formulär) raderas inte när du inaktiverar en funktion. Datan finns kvar och blir synlig igen om du aktiverar funktionen på nytt.

Finns det någon extra kostnad för att aktivera funktioner?
Att slå på eller av en funktion här ändrar ingenting i ditt abonnemang, och du kan slå på och av dem fritt. Frågor om priset tar du via chatten här i Mowin.

Gäller ändringarna för alla användare i organisationen?
Ja, när en funktion aktiveras eller inaktiveras påverkar det alla användare i organisationen. Ändringen syns direkt för alla inloggade användare.

Kontakta oss via chatten här i Mowin, så hjälper vi dig gärna!