Formulärmallar låter dig skapa digitala checklistor, besiktningsprotokoll och egenkontroller som kan kopplas till arbetsordrar. Under Admin > Formulär skapar och konfigurerar du mallarna – sedan kan de läggas till manuellt eller automatiskt på arbetsordrar.

:::video :::

Sidhuvud

Listan

Formulärmallar visas i en tabell med följande kolumner:

Varje rad har en dupliceringsknapp och en raderingsknapp längst till höger.

Klicka på en formulärsmall i listan för att öppna redigeraren. Här bygger du upp formulärets struktur med sektioner och fält.

Verktygsfält

Mallinställningar

Klicka på Inställningar för att visa fem konfigurationsalternativ:

De fyra kraven kan kombineras fritt på samma mall. Kravet gäller formulär som läggs till på arbetsordrar efter att du ändrat inställningen – formulär som redan ligger på arbetsordrar behåller de krav de fick när de lades till.

När ett formulär är markerat som krav och inte är klarmarkerat stoppas det momentet med en ruta som listar vilka formulär som saknas. Rutan har knappen Gå till formulär, som öppnar det första formuläret som saknas så att du kan fylla i det direkt.

Vem kan gå förbi ett krav

Användare med behörigheten Åsidosätt formulärspärr på arbetsordern får en knapp för att gå vidare ändå ("Påbörja ändå", "Avsluta ändå", "Klarmarkera ändå"). Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Övriga användare måste klarmarkera formuläret först. Kravet Krävs för att fakturera är ett undantag: där kan alla som kommer åt faktureringen välja "Fakturera ändå".

Tidsregistrering

Kravet Krävs för att påbörja gäller även när en utförare registrerar tid på arbetsordern. Att registrera tid ändå kräver en egen behörighet, Åsidosätt spärr vid tidstart, som Administratör och Arbetsledare har från början. När du har valt det visas rutan inte igen för samma arbetsorder förrän sidan laddas om.

Flera krav samtidigt

Om ett moment träffar flera krav på en gång, till exempel när den sista utföraren klarmarkeras och arbetsordern samtidigt avslutas, visas en enda ruta.

Kraven gäller alla enheter

Kraven gäller både på webben och i appen för iOS och Android. En utförare som kör en äldre version av appen kan behöva uppdatera för att kraven ska slå igenom.

Formulär är uppdelade i sektioner. Varje sektion kan ha en titel, en beskrivning och ett antal fält.

Skapa sektion

Klicka på Ny sektion uppe till vänster i redigeraren. En ny tom sektion läggs till längst ner.

Redigera sektion

När någon fyller i formuläret visas sektionens titel som rubrik och beskrivningen under den. En sektion utan titel visar ingen beskrivning alls, så skriv alltid en titel om du vill att beskrivningen ska synas.

Sortera sektioner

Dra i handtaget till vänster om sektionsrubriken för att flytta sektioner uppåt eller nedåt.

Minimera och expandera

Klicka på pilen bredvid sektionsrubriken för att minimera eller expandera innehållet. Du kan även använda knappen Expandera alla eller Minimera alla i verktygsfältet.

Radera sektion

Håll muspekaren över menyn (tre punkter) till höger om sektionsrubriken och välj Radera sektion. En sektion som innehåller fält kräver att du bekräftar raderingen. En tom sektion raderas direkt utan fråga.

OBS: En raderad sektion och dess fält kan inte återställas.

Komponenter är de enskilda elementen som användaren fyller i. Du lägger till komponenter i en sektion via knappen Lägg till komponent längst ner i varje sektion.

Tillgängliga fälttyper

Lägga till fält

Redigera fält

Klicka på ett fält i listan för att öppna fältredigeraren, ett fönster med fältets inställningar. Överst i fönstret står fälttypen, och längst ner finns knappen Radera komponent. Vill du se hur fältet ser ut för användaren använder du Förhandsvisa formulär i redigeraren.

Gemensamma inställningar

Inställningar per fälttyp

Statisk rubrik

Textfält

Envalslista

Kryssrutor

Datum/tid

Hantera alternativ (envalslista, kryssrutor, rullgardinsmeny)

OBS: För envalslista och rullgardinsmeny kan bara ett alternativ vara förvalt. För kryssrutor kan flera alternativ vara förvalda.

Duplicera fält

Klicka på dupliceringsknappen till höger om ett fält för att skapa en kopia med samma inställningar.

Flytta fält

Dra fält för att sortera om dem inom en sektion, eller flytta dem till en annan sektion.

Radera fält

Klicka på raderingsknappen till höger om fältet, eller klicka på Radera komponent längst ner i fältredigeraren. Du får bekräfta raderingen i båda fallen.

OBS: Ett raderat fält kan inte återställas.

Klicka på Förhandsvisa formulär i verktygsfältet för att se formuläret som det kommer se ut för användaren. Förhandsvisningen visar en sektion i taget. Har formuläret flera sektioner finns knapparna Föregående och Nästa och en punkt per sektion för att hoppa mellan dem.

Har du flera formulär med många gemensamma frågor kan du utgå från en befintlig mall i stället för att bygga en ny från början.

Kopian får alla sektioner, fält och alternativ från mallen, och samma inställningar. Ändringar i kopian påverkar inte originalet.

Klicka på raderingsknappen (papperskorg) till höger om en mall i listan. Bekräfta borttagningen i dialogrutan.

OBS: En raderad formulärsmall kan inte återställas. Formulär som redan lagts till på arbetsordrar påverkas inte.

Formulärmallar kan bara skapas och hanteras av användare med behörigheten Hantera formulärmallar, som från början bara ingår i rollen Administratör. Att fylla i formulär som lagts till på arbetsordrar kräver behörigheten Fylla i formulär, som alla standardroller har från början.

Tips: Formulärfunktionen måste vara aktiverad under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner för att formulär ska vara tillgängliga.

Alla ändringar i redigeraren sparas automatiskt. Det finns ingen sparaknapp – ändringarna sparas när du lämnar ett fält eller klickar utanför.

Hur skapar jag en ny formulärsmall?
Gå till Admin > Formulär och klicka på "Skapa ny formulärsmall". En ny mall skapas med en tom sektion och redigeraren öppnas automatiskt.

Kan alla användare skapa formulärsmallar?
Nej, bara användare med behörigheten Hantera formulärmallar har tillgång till formulärmallar under Admin > Formulär. Från början har bara rollen Administratör den.

Vad är skillnaden mellan en formulärsmall och ett formulär?
En formulärsmall är en mall som definierar vilka fält och sektioner ett formulär ska innehålla. Ett formulär är en kopia av mallen som kopplas till en specifik arbetsorder och fylls i av användaren.

Hur lägger jag till ett formulär på en arbetsorder?
Gå till Formulärfliken i arbetsordern och klicka "Lägg till formulär". Välj den mall du vill använda. Hur du fyller i formuläret på arbetsordern beskrivs i artikeln Formulär.

Vad händer om jag ändrar en mall efter att den lagts till på arbetsordrar?
Ändringar i mallen påverkar inte formulär som redan lagts till på arbetsordrar. Bara nya formulär som skapas efter ändringen får den uppdaterade mallen.

Kan jag göra så att ett formulär alltid läggs till på nya arbetsordrar?
Ja, öppna mallen i redigeraren, klicka på Inställningar och aktivera "Tilldela alla nya arbetsordrar".

Hur gör jag ett formulär obligatoriskt för fakturering?
Öppna mallen i redigeraren, klicka på Inställningar och aktivera "Krävs för att fakturera". Då måste formuläret vara ifyllt och klarmarkerat innan arbetsordern kan faktureras.

Hur kräver jag att ett formulär är ifyllt innan arbetsordern påbörjas?
Öppna mallen i redigeraren, klicka på Inställningar och aktivera "Krävs för att påbörja". Kravet gäller både när arbetsordern påbörjas och när en utförare registrerar tid på den.

Kan jag kräva att ett formulär är klart innan en utförare klarmarkeras?
Ja, aktivera "Krävs för att klarmarkera utförare" i mallens inställningar. Utföraren kan då inte klarmarkeras förrän formuläret är klarmarkerat.

Kan jag kräva att ett formulär är klart innan arbetsordern avslutas?
Ja, aktivera "Krävs för att avsluta" i mallens inställningar.

Vad händer när ett formulär saknas och jag försöker påbörja eller avsluta arbetsordern?
En ruta visas som listar vilka formulär som behöver klarmarkeras. Klicka på "Gå till formulär" för att öppna det första formuläret direkt, eller på Avbryt för att avbryta.

Kan jag gå förbi ett krav?
Användare med behörigheten Åsidosätt formulärspärr på arbetsordern kan välja att gå vidare ändå, från början Administratör och Arbetsledare. Övriga användare måste klarmarkera formuläret först. Registrerar du tid trots kravet Krävs för att påbörja behövs behörigheten Åsidosätt spärr vid tidstart. Kravet "Krävs för att fakturera" kan däremot alla som kommer åt faktureringen gå förbi.

Gäller kraven även i appen?
Ja, kraven gäller både på webben och i appen för iOS och Android. En utförare som kör en äldre version av appen kan behöva uppdatera.

Varför gäller inte det nya kravet på formulär som redan ligger på arbetsordrar?
Ett formulär får sina krav när det läggs till på arbetsordern. Ändrar du mallens inställningar gäller de nya kraven för formulär som läggs till efter ändringen.

Kan jag ha flera sektioner i ett formulär?
Ja, klicka på "Ny sektion" för att lägga till fler sektioner. Sektioner hjälper till att organisera formuläret och användaren kan navigera mellan dem med Föregående- och Nästa-knapparna.

Varför syns inte min sektionsbeskrivning i formuläret?
Sektionens beskrivning visas bara tillsammans med sektionens titel. Har sektionen ingen titel döljs även beskrivningen. Skriv en titel i sektionen, så syns båda.

Kan jag låta formulärets titel vara tom?
Nej, titeln är obligatorisk. Raderar du den i redigeraren sparas ändringen inte och du får meddelandet "Titel är obligatoriskt".

Vilka fälttyper kan jag använda?
Du kan använda: statisk rubrik, statisk text, envalslista (radioknappar eller rullgardinsmeny), kryssrutor, textfält (litet eller stort) och datum/tid.

Kan jag lägga till bilder i mitt formulär?
Nej, det finns ingen fälttyp för bilder. Använd en statisk text eller en rubrik för instruktioner i formuläret.

Hur skapar jag en rullgardinsmeny istället för radioknappar?
Lägg till en envalslista och ändra sedan visningstypen till "Rullgardinsmeny" i fältredigeraren.

Kan jag ange förvalda värden på fält?
Ja, för textfält kan du ange ett förvalt textvärde. För envalslista, kryssrutor och rullgardinsmeny kan du kryssa i vilka alternativ som ska vara förvalda.

Hur sorterar jag om fält och sektioner?
Dra i handtaget till vänster om ett fält eller en sektion för att flytta det. Fält kan även dras mellan sektioner.

Kan jag kopiera ett fält?
Ja, klicka på dupliceringsknappen till höger om fältet. En kopia skapas med samma inställningar.

Kan jag kopiera en hel formulärsmall?
Ja, klicka på dupliceringsknappen till höger om mallen i listan under Admin > Formulär. Kopian får alla sektioner, fält, alternativ och inställningar och öppnas direkt i redigeraren. Läggs mallen till på alla nya arbetsordrar får du välja om kopian också ska göra det.

Vad händer om jag raderar en formulärsmall?
Mallen tas bort permanent. Formulär som redan lagts till på arbetsordrar påverkas inte och finns kvar.

Varför ser jag inte Formulär under Admin?
Formulärfunktionen kan vara inaktiverad, eller så saknar du behörigheten Hantera formulärmallar. Kontrollera under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner att "Formulär" är aktiverat.

Hur förhandsvisar jag mitt formulär?
Klicka på "Förhandsvisa formulär" i verktygsfältet. En förhandsvisning öppnas som visar formuläret precis som det ser ut för användaren.

Kan jag skriva ut en formulärsmall?
Utskrift görs från arbetsordern, inte från mallhanteringen. Gå till formulärfliken på en arbetsorder och klicka på skrivarikonen.

Kontakta vår support via chatten eller skicka ett meddelande så hjälper vi dig.