Formulärmallar låter dig skapa digitala checklistor, besiktningsprotokoll och egenkontroller som kan kopplas till arbetsordrar. Under Admin > Formulär skapar och konfigurerar du mallarna – sedan kan de läggas till manuellt eller automatiskt på arbetsordrar.

När en mall läggs till på en arbetsorder blir den ett formulär: en kopia av mallen som fylls i på just den arbetsordern. Hur du lägger till, fyller i och skriver ut formulär på arbetsordern beskrivs i artikeln Formulär.

:::video :::

Sidhuvud

Listan

Formulärmallar visas i en tabell med följande kolumner:

Varje rad har en dupliceringsknapp och en raderingsknapp längst till höger.

Klicka på en formulärsmall i listan för att öppna redigeraren. Här bygger du upp formulärets struktur med sektioner och fält.

Verktygsfält

Mallinställningar

Klicka på Inställningar för att visa fem konfigurationsalternativ:

De fyra kraven kan kombineras fritt på samma mall. Kravet gäller formulär som läggs till på arbetsordrar efter att du ändrat inställningen – formulär som redan ligger på arbetsordrar behåller de krav de fick när de lades till. Detsamma gäller allt annat du ändrar i mallen, som sektioner och fält: ett formulär som redan ligger på en arbetsorder är en kopia och ändras inte.

När ett formulär är markerat som krav och inte är klarmarkerat stoppas det momentet med en ruta som listar vilka formulär som saknas. Rutan har knappen Gå till formulär, som öppnar det första formuläret som saknas så att du kan fylla i det direkt.

Vem kan gå förbi ett krav

Knappen för att gå vidare ändå ("Påbörja ändå", "Avsluta ändå", "Klarmarkera ändå") kräver behörigheten Åsidosätt formulärspärr på arbetsordern. Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Övriga användare ser knappen nedtonad, och rutan säger vilken behörighet som krävs för att gå vidare. De klarmarkerar formuläret först, eller ber en administratör om behörigheten. Kravet Krävs för att fakturera är ett undantag: där kan alla som kommer åt faktureringen välja "Fakturera ändå".

Tidsregistrering

Kravet Krävs för att påbörja gäller även när en utförare registrerar tid på arbetsordern. Att registrera tid ändå kräver en egen behörighet, Åsidosätt spärr vid tidstart, som Administratör och Arbetsledare har från början. När du har valt det visas rutan inte igen för samma arbetsorder förrän sidan laddas om.

Flera krav samtidigt

Om ett moment träffar flera krav på en gång, till exempel när den sista utföraren klarmarkeras och arbetsordern samtidigt avslutas, visas en enda ruta.

Kraven gäller alla enheter

Kraven gäller både på webben och i appen för iOS och Android. En utförare som kör en äldre version av appen kan behöva uppdatera för att kraven ska slå igenom.

När funktionen Formulär är avstängd

Stänger du av Formulär under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner stoppar Krävs för att fakturera inte längre faktureringen. De andra tre kraven gäller fortfarande. Slår du på funktionen igen gäller faktureringskravet på nytt.

Formulär är uppdelade i sektioner. Varje sektion kan ha en titel, en beskrivning och ett antal fält.

Skapa sektion

Klicka på Ny sektion uppe till vänster i redigeraren. En ny tom sektion läggs till längst ner.

Redigera sektion

När någon fyller i formuläret visas sektionens titel som rubrik och beskrivningen under den. En sektion utan titel visar ingen beskrivning alls, så skriv alltid en titel om du vill att beskrivningen ska synas.

Sortera sektioner

Dra i handtaget till vänster om sektionsrubriken för att flytta sektioner uppåt eller nedåt.

Minimera och expandera

Klicka på pilen bredvid sektionsrubriken för att minimera eller expandera innehållet. Du kan även använda knappen Expandera alla eller Minimera alla i verktygsfältet.

Radera sektion

Håll muspekaren över menyn (tre punkter) till höger om sektionsrubriken och välj Radera sektion. En sektion som innehåller fält kräver att du bekräftar raderingen. En tom sektion raderas direkt utan fråga.

OBS: En raderad sektion och dess fält kan inte återställas.

Komponenter är de enskilda elementen som användaren fyller i. Du lägger till komponenter i en sektion via knappen Lägg till komponent längst ner i varje sektion.

Tillgängliga fälttyper

Det finns ingen fälttyp för bilder. Instruktioner skriver du med en statisk rubrik eller statisk text.

Lägga till fält

Redigera fält

Klicka på ett fält i listan för att öppna fältredigeraren, ett fönster med fältets inställningar. Överst i fönstret står fälttypen, och längst ner finns knappen Radera komponent. Vill du se hur fältet ser ut för användaren använder du Förhandsvisa formulär i redigeraren.

Gemensamma inställningar

Inställningar per fälttyp

Statisk rubrik

Textfält

Envalslista

Kryssrutor

Datum/tid

Hantera alternativ (envalslista, kryssrutor, rullgardinsmeny)

OBS: För envalslista och rullgardinsmeny kan bara ett alternativ vara förvalt. För kryssrutor kan flera alternativ vara förvalda.

Duplicera fält

Klicka på dupliceringsknappen till höger om ett fält för att skapa en kopia med samma inställningar.

Flytta fält

Dra fält för att sortera om dem inom en sektion, eller flytta dem till en annan sektion.

Radera fält

Klicka på raderingsknappen till höger om fältet, eller klicka på Radera komponent längst ner i fältredigeraren. Du får bekräfta raderingen i båda fallen.

OBS: Ett raderat fält kan inte återställas.

Klicka på Förhandsvisa formulär i verktygsfältet för att se formuläret som det kommer se ut för användaren. Förhandsvisningen visar en sektion i taget. Har formuläret flera sektioner finns knapparna Föregående och Nästa och en punkt per sektion för att hoppa mellan dem.

Har du flera formulär med många gemensamma frågor kan du utgå från en befintlig mall i stället för att bygga en ny från början.

Kopian får alla sektioner, fält och alternativ från mallen, och samma inställningar. Ändringar i kopian påverkar inte originalet.

Klicka på raderingsknappen (papperskorg) till höger om en mall i listan. Bekräfta borttagningen i dialogrutan.

OBS: En raderad formulärsmall kan inte återställas. Formulär som redan lagts till på arbetsordrar påverkas inte.

Formulärmallar kan bara skapas och hanteras av användare med behörigheten Hantera formulärmallar, som från början bara ingår i rollen Administratör. Behörigheten finns för att en mall, och kraven på den, styr formulären på alla nya arbetsordrar i organisationen. Har du tillgång till någon annan sida under Admin är fliken Formulär nedtonad utan behörigheten, och håller du muspekaren över den står det vilken behörighet som saknas. Att fylla i formulär som lagts till på arbetsordrar kräver behörigheten Fylla i formulär, som alla standardroller har från början.

Tips: Formulärfunktionen måste vara aktiverad under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner för att formulär ska vara tillgängliga.

Alla ändringar i redigeraren sparas automatiskt. Det finns ingen sparaknapp – ändringarna sparas när du lämnar ett fält eller klickar utanför.

Kan jag kopiera en hel formulärsmall?
Ja, klicka på dupliceringsknappen till höger om mallen i listan under Admin > Formulär. Kopian får alla sektioner, fält, alternativ och inställningar och öppnas direkt i redigeraren. Läggs mallen till på alla nya arbetsordrar får du välja om kopian också ska göra det.

Kontakta vår support via chatten eller skicka ett meddelande så hjälper vi dig.