Offertlistan är din centrala vy för att se, söka, filtrera och hantera alla offerter. Här skapar du nya offerter, exporterar listan och navigerar snabbt till en specifik offert. Från en offert skapar du en arbetsorder med ett klick.

:::video :::

Sidhuvudet innehåller följande element:

Klicka på knappen Skapa ny offert i sidhuvudet. Offerten skapas direkt med status Skapad och öppnas på sin hem-flik, med Giltig till ifyllt 30 dagar framåt. Det finns inget formulär att fylla i först, och du kan lämna offerten halvfärdig och fortsätta på den när du vill. Knappen kräver behörigheten Skapa offert, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Den är inaktiv när organisationens abonnemang är inaktivt, när du saknar behörigheten och i vyerna Arkiverade och Papperskorg, och orsaken visas när du håller musen över den.

När offerten öppnas står markören redan i kundpanelens sökfält "Sök kund – namn eller org.nr", eftersom kunden är det första du väljer. Korten Kontakter och Arbetsplatser visas först när offerten har en kund, eftersom både kontaktpersoner och adresser hämtas från kunden. På en ny offert står det Lägg till kontakt på kontaktkortet, även när kunden saknar kontaktpersoner, och Lägg till arbetsplats eller Skapa arbetsplats på arbetsplatskortet.

Resten av arbetet gör du i offertfönstret, som är samma fönster som arbetsorderns. Varje steg har en egen artikel:

Offertens eget kort heter Offertdetaljer och håller giltighetsdatumet och fastpriset. Kortet kräver behörigheten Inköpspris och marginal, eftersom det visar priser och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har den från början. Saknar du den ser du varken Giltig till eller fastprisraderna där. I övrigt är hem-fliken densamma som arbetsorderns och beskrivs i Hem-fliken i arbetsorderfönstret. Det som hör till fakturering finns bara på en arbetsorder: korten Bokningar, Ekonomisk lägesrapport och Kommande faktura, liksom formulär och signaturer.

Offertens titel är fältet Intern titel i kortet Internt. Det är titeln som listan visar i kolumnen Titel och som sökfältet träffar. Titeln syns inte på utskriften.

Fastprisraderna kan byggas från offertens tid, resa och material. Klicka på Skapa fastprisrader från summering av tid, resa, material i fastprisfönstret och välj om du vill ha en sammanslagen rad eller separata rader för tid, resa och material. Vill du i stället ha egna fastprisrader med fasta belopp skapar du dem med Skapa ny fastprisrad.

Tid, resa och material kan flyttas eller kopieras till en annan offert eller arbetsorder. Öppna menyn på en rad i fliken Arbetstid, Resor eller Material och välj Flytta / kopiera, eller markera flera rader och välj Flytta / Kopiera i verktygsraden. Raden måste gå att redigera för dig. Först väljer du vilken offert eller arbetsorder raderna ska till. Offerten du flyttar ifrån visas inte i listan, och avgjorda offerter (Vunnen och Förlorad) visas bara om du bockar i Visa avgjorda. Därefter väljer du Flytta eller Kopiera och hur stor del av varje rad som följer med. En tidrad följer med i sin helhet om du inte har både behörigheten Försäljningspris och behörigheten Debiterbara timmar. Från början har bara rollen Administratör båda. För material väljer du också Uppdatera priser eller Behåll priser.

Varje offert har ett giltighetsdatum som visar hur länge offerten gäller för kunden. När du skapar en ny offert sätts giltighetsdatumet automatiskt till 30 dagar framåt, men du kan ändra det när du vill.

Du ändrar datumet i fältet Giltig till i kortet Offertdetaljer när du har öppnat offerten. Vill du att offerten inte ska ha något giltighetsdatum lämnar du fältet tomt.

Giltighetsdatumet visas som en egen kolumn (Giltig till) i offertlistan och kan tas med på offertens utskrift. En offert med status Skickad blir Förfallen när giltighetstiden har gått ut. Skapade offerter gör det inte. Se Ändra status under Offertstatus.

Sökfältet söker fritext i flera fält samtidigt:

Skriv i sökfältet så filtreras listan i realtid. Klicka på krysset i sökfältet för att rensa.

Färgtaggarna (🟥🟧🟨🟩🟦🟪⬛) är ett enkelt sätt att söka efter offerter som har en specifik färg-emoji i sin titel. De fungerar som egna statusar som du själv bestämmer betydelsen av.

Klicka på tagg-ikonen i sökfältet och välj en färg för att filtrera på offerter med den färgen i titeln. Tagg-ikonen visas bara när sökfältet är tomt – har du redan sökt på något behöver du först klicka på krysset för att få fram den igen. En färg i taget: väljer du en ny färg ersätter den den förra, och klickar du på samma färg igen rensas sökningen.

Tips: Du lägger till färgtaggar på offerten, under Internt och Intern titel.

OBS: När Egna fält är aktiverat för din organisation har färgtaggarna blivit fältet Färg, och tagg-ikonen finns inte längre. Färgen står då i kolumnen Färg, där du kan filtrera och sortera på den.

Bredvid sökfältet finns en vyväljare där du kan växla mellan tre olika listor över dina offerter:

OBS: Knappen Skapa ny offert är endast aktiv i Aktiva-vyn. Byt tillbaka till Aktiva för att skapa en ny offert.

Arkivera och Återställ kräver behörigheten Arkivera offert, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Högerklicka på en offert i Aktiva-vyn och välj Arkivera. Offerten flyttas till Arkiverade-vyn och försvinner från den vanliga listan, men finns kvar och kan återställas.

Tips: Arkivera offerter du är klar med men vill kunna hitta igen utan att de stör i din vanliga lista.

I Arkiverade-vyn, högerklicka på offerten och välj Återställ. Offerten flyttas tillbaka till Aktiva-vyn.

Offerter i papperskorgen syns inte i Aktiva- eller Arkiverade-vyn. Du kan inte öppna en offert i papperskorgen genom att klicka på den.

I Papperskorgen-vyn kan du:

OBS: Att radera permanent kan inte ångras.

När du tar bort en offert flyttas den till papperskorgen och en avisering visas längst ned med knappen Ångra. Klicka på Ångra inom några sekunder för att direkt flytta tillbaka offerten till Aktiva – praktiskt om du råkade ta bort fel offert. När aviseringen försvunnit ligger offerten kvar i papperskorgen tills du återställer eller raderar den permanent.

Varje kolumn har ett filterfält under rubriken. Filtertypen varierar beroende på kolumn.

Som standard visas endast aktiva offerter. Du kan välja:

OBS: Status Förhandlas ingår i Aktiva-filtret men kan inte filtreras enskilt från listan.

OBS: Husarbete visas endast för privatkunder.

Välj en eller flera användare i Ansvariga-kolumnens filter för att visa endast offerter där de är ansvariga.

Kolumnerna Skapad, Uppdaterad och Giltig till har datumintervallfilter med från- och till-datum.

Priskolumnerna har min/max-filter för att filtrera på belopp.

Kolumnen Kundnummer söker exakt som standard – hela kundnumret måste skrivas in. Till höger i sökrutan finns en knapp som växlar sökläge: ikonen = betyder exakt sökning (placeholdern visar "Sök exakt"), ikonen * betyder sökning på del av ord. Klicka för att växla. Inställningen sparas per webbläsare.

Varje eget fält som är ikryssat för Offert finns som en kolumn i listan, med fältets namn som rubrik. Kolumnerna är dolda tills du slår på dem under Kolumninställningar, där de ligger sist. Ett nytt fält hamnar också sist och dolt, så din kolumnlayout ändras inte när en administratör lägger till ett fält. Undantaget är fältet som färgtaggarna blev, som heter Färg om ni inte döpt om det. Det visas från början. Ett arkiverat fält finns kvar som kolumn, märkt (arkiverat) under Kolumninställningar, så att värden på äldre offerter fortfarande syns.

Byter en administratör namn på ett fält eller ett alternativ syns det nya namnet direkt i listan, och dina kolumninställningar för fältet finns kvar. Excel-exporten tar med de egna fält som visas, med alternativens namn i text.

OBS: Kolumnerna finns bara när Egna fält är aktiverat för din organisation. Fält läggs upp under Admin, Egna fält, av den som har behörigheten Hantera egna fält. Rollen Administratör har den från början.

Följande kolumner kräver en behörighet för priser. Materialkostnad och Material marginal kräver behörigheten Inköpspris och marginal och övriga kräver Försäljningspris. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början. Alla belopp visas exklusive moms.

Summa-kolumnen visar en lås-ikon när offerten har fastpris aktiverat.

Varje offert har en status som visas med färgkodning i nummerkolumnen och i Status-kolumnen.

Tips: Du kan skapa en arbetsorder från en offert oavsett status. Offerten blir Vunnen när arbetsordern skapas.

Status ändrar du genom att klicka på statuskortet i övre raden på offertens hem-flik, som visar offertens nuvarande status. Då öppnas Ändra status. Menyn innehåller Skapad, Skickad, Förfallen, Pausad, Förlorad och Vunnen.

En offert med status Skickad blir Förfallen automatiskt i nattkörningen efter sin sista giltighetsdag. Skapade offerter blir inte Förfallen av sig själva. Sätter du Skickad på en offert vars Giltig till redan har passerat blir den Förfallen igen i nästa nattkörning. Ändrar du giltighetsdatumet till ett datum som inte har passerat, eller tar bort det, blir en förfallen offert Skickad igen.

Egna fält: Krävs ett eget fält innan utskick, eller har fältet ett valt alternativ som spärrar utskick, öppnas rutan "Innan offerten kan skickas" när du väljer Skickad. Fyll i eller ändra fälten direkt i rutan och klicka på Ändra status, så blir offerten Skickad. Med Avbryt behåller offerten sin status. När en förfallen offert blir Skickad igen för att du ändrar giltighetsdatumet kontrolleras inte fälten. Se avsnittet Egna fält i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Klicka på en kolumnrubrik för att sortera listan:

Standardsortering: Skapad (nyast först)

Högerklicka på en rad för att se tillgängliga åtgärder. Vilka åtgärder som visas beror på vilken vy du är i.

OBS: Att ta bort en offert flyttar den till papperskorgen – den raderas inte direkt och kan återställas. Endast Radera permanent tar bort offerten för gott, och det kan inte ångras. Ta bort och Radera permanent kräver behörigheten Ta bort offert, som bara Administratör har från början.

Du skapar en arbetsorder från offertfönstret med knappen Skapa arbetsorder. Knappen kräver behörigheten Omvandla offert till arbetsorder, som Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Utan den är knappen inaktiverad, och orsaken visas när du håller musen över den. Den finns på offerten oavsett status.

Stoppar ett eget fält konverteringen, för att det krävs innan konvertering eller har ett valt alternativ som spärrar den, öppnas rutan "Innan offerten kan konverteras" när du klickar på Skapa arbetsorder i fönstret. Fyll i eller ändra fälten direkt i rutan och klicka på Skapa arbetsorder där. Det du valde att kopiera står kvar. Med Avbryt skapas ingen arbetsorder.

Kund, arbetsplatser, kontaktpersoner, husarbete, titel, intern beskrivning och referensnummer följer alltid med. Du kan skapa flera arbetsordrar från samma offert.

Summan från tid, resa och material skapas alltid som ett fastpris på arbetsordern. Kryssar du i Arbetstid, Resor eller Material kopieras dessutom de enskilda raderna. Är offerten en fastprisoffert med fastprisrader kopieras de raderna i stället. Kopierade tidrader får dagens datum.

Offerten blir Vunnen när arbetsordern skapas, om den inte redan är det. Den skapade arbetsordern visas i kolumnen Arbetsorder i offertlistan, och du kan öppna den via högerklicksmenyn på offerten.

OBS: Arbetsordern skapas även om användaren saknar behörigheten Se arbetsordrar, men användaren hittar den inte efteråt. Behörigheten måste vara minst Egna.

Knappen Förhandsgranska offert högst upp i offertfönstret öppnar fönstret Skapa PDF med offerten som utskrift. Välj mall under Välj mall och klicka på Skapa PDF för att skapa PDF:en. Knappen kräver att offerten har en kund och behörigheterna Förhandsgranska offert och Försäljningspris. Saknas något av dem är knappen inaktiverad, och orsaken visas när du håller musen över den. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början.

Utskriften byggs av en mall. Mallens rubrik syns överst, och den ändrar du i mallens inställningar. Giltig till och Betalningsvillkor visas bara om mallen har dem påslagna. Betalningsvillkoret hämtas från kunden, inte från offertens giltighetsdatum. Fritext, rubriker och variabler i mallen beskrivs i Utskrift.

Mallar skapar och redigerar du i mallinställningarna i samma fönster. Vilka roller som får använda en mall styr du under Synlig för, som kräver behörigheten Hantera utskriftsmallar. Hela flödet beskrivs i Utskrift.

Klicka på Exportera vy i sidhuvudet för att ladda ner de offerter som syns just nu som en Excel-fil.

Olika användarroller har olika rättigheter på offertlistan:

Följande inställningar sparas automatiskt i din webbläsare:

Hur skapar jag en offert?
Klicka på knappen Skapa ny offert i sidhuvudet. Offerten skapas direkt och öppnas på sin hem-flik, där du väljer kund i kundpanelen till vänster. Därefter lägger du till arbetsplats och kontaktperson på korten Arbetsplatser och Kontakter, väljer husarbete och slår på fastpris i övre raden, och fyller offerten med innehåll på flikarna Arbetstid, Resor och Material. Varje steg har en egen artikel – se avsnittet Vidare i offerten ovan. Offerten visar du för kunden med Förhandsgranska offert högst upp i offertfönstret, se Utskrift.

Var sätter jag fastpris på en offert?
Slå på Fastpris med reglaget i övre raden, så visas fastprisraderna i kortet Offertdetaljer. Kortet kräver behörigheten Inköpspris och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har den från början. Hur fastpris fungerar beskrivs i Fastpris. Skapar du sedan en arbetsorder från offerten följer fastpriset med.

Hur hittar jag en specifik offert?
Använd sökfältet för att söka på offertnummer, titel, kundnamn, kundnummer eller adress. Du kan också använda kolumnfiltren för mer precisa sökningar.

Hur söker jag på del av ett kundnummer?
Kundnummer-filtret söker exakt som standard. Klicka på =-ikonen i sökrutan för att växla till sökning på del av ord (ikonen blir *). Inställningen sparas per webbläsare.

Varför ser jag inte alla offerter?
Vilka offerter du ser styr behörigheten Se offerter. Rollerna Administratör och Arbetsledare ser alla offerter från början. Utförare och Utförare (ser priser) ser endast offerter där de är angivna som ansvariga, samt offerter de själva har skapat. Listan kan därför vara tom även när organisationen har offerter. Kontakta din administratör om du behöver se fler offerter.

Hur ändrar jag status på en offert?
Öppna offerten och välj ny status i panelen Ändra status på hem-fliken. Se Ändra status under Offertstatus.

Hur ändrar jag en offerts giltighetsdatum?
Öppna offerten och ändra datumet i fältet Giltig till i kortet Offertdetaljer. Nya offerter får automatiskt ett giltighetsdatum 30 dagar framåt. Lämna fältet tomt om offerten inte ska ha något giltighetsdatum.

Vad betyder kolumnen Giltig till?
Kolumnen Giltig till visar offertens giltighetsdatum – det datum då offerten slutar gälla. En offert med status Skickad blir Förfallen när giltighetstiden har gått ut. Skapade offerter gör det inte.

Vad betyder lås-ikonen vid summan?
Lås-ikonen visas när offerten har fastpris aktiverat. Det betyder att summan är ett fast belopp oavsett faktisk tid och material.

Hur skapar jag en arbetsorder från en offert?
Klicka på Skapa arbetsorder i offertfönstret och välj vad som ska kopieras. Offerten blir Vunnen när arbetsordern skapas. Knappen kräver behörigheten Omvandla offert till arbetsorder. Se Skapa arbetsorder från offert.

Kan jag kopiera en offert?
Ja, högerklicka på offerten i listan och välj Duplicera, eller välj Mer och Duplicera i offertfönstret på fliken Hem. Valet finns inte i vyn Papperskorgen. Det kräver behörigheten Duplicera offert, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Dialogen är densamma som för arbetsorder, se Duplicera arbetsorder i Arbetsorderlistan, med två skillnader. Kryssrutan Ansvariga motsvarar Utförare på en arbetsorder, och Formulär finns inte på offerter. Kopian får statusen Skapad, oavsett vilken status originalet har.

Med ett inaktivt abonnemang är Duplicera gråmarkerad i listan, med skälet under valet, och knapparna i dialogen går inte att använda.

Varför kan jag inte välja Duplicera på offerten?
Du saknar troligen behörigheten Duplicera offert. Den styr menyvalet både i listan och under Mer i offertfönstret, där valet på båda ställena är inaktiverat utan den med orsaken när du håller musen över det. Rollen Utförare har den inte från början. Be din administratör kontrollera din roll. Duplicera finns inte heller i vyn Papperskorgen.

Kan jag använda en offert som mall?
Ja. Namnge offerten med ordet MALL, till exempel Elcentral OFFERTMALL, och duplicera den varje gång du behöver en liknande offert. Kopian får samma titel som mallen, så byt namn på den direkt.

Hur tar jag bort en offert?
Högerklicka på offerten och välj Ta bort, eller välj Ta bort i menyn Mer i offertfönstret. Offerten flyttas då till Papperskorgen. Den raderas inte direkt utan kan återställas därifrån. Menyvalet kräver behörigheten Ta bort offert, som bara Administratör har från början.

Varför kan jag inte välja Ta bort?
Troligen saknar du behörigheten Ta bort offert. Den styr menyvalen Ta bort och Radera permanent och knappen Töm i Papperskorgen. I listan och under Mer i offertfönstret är de inaktiverade utan den, och orsaken visas när du håller musen över dem. Borttagna offerter försvinner ur vyerna Aktiva och Arkiverade, och endast den som har behörigheten kan radera dem permanent.

Varför kan jag inte välja Arkivera eller Återställ?
Troligen saknar du behörigheten Arkivera offert. Den styr menyvalen Arkivera och Återställ, både för arkiverade och borttagna offerter. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har den från början. Utan den är de inaktiverade i listan, och orsaken visas när du håller musen över dem.

Hur ser jag arkiverade offerter?
Klicka på vyväljaren bredvid sökfältet och välj Arkiverade för att se alla arkiverade offerter.

Hur arkiverar jag en offert?
Högerklicka på offerten i Aktiva-vyn och välj Arkivera. Offerten flyttas till Arkiverade-vyn och försvinner från Aktiva.

Hur återställer jag en arkiverad offert?
Gå till Arkiverade-vyn, högerklicka på offerten och välj Återställ. Offerten flyttas tillbaka till Aktiva-vyn.

Vad är skillnaden mellan att arkivera och ta bort en offert?
Arkivera flyttar offerten till Arkiverade-vyn och kan när som helst ångras. Ta bort flyttar offerten till Papperskorgen, varifrån den antingen kan återställas eller raderas permanent.

Kan jag återställa en borttagen offert?
Ja. Offerter du tar bort hamnar i Papperskorgen. Gå till vyn Papperskorgen, högerklicka på offerten och välj Återställ. Återställ kräver behörigheten Arkivera offert. Har du precis tagit bort offerten kan du också klicka på Ångra i aviseringen längst ned. Endast offerter som raderats permanent går inte att återställa.

Hur tömmer jag papperskorgen?
Gå till vyn Papperskorgen och klicka på knappen "Töm" i sidhuvudet. Detta raderar alla offerter i papperskorgen permanent och kan inte ångras.

Jag råkade ta bort fel offert – kan jag ångra?
Ja. När du tar bort en offert visas en avisering längst ned med knappen Ångra i några sekunder. Klicka på den för att direkt flytta tillbaka offerten till Aktiva. Om aviseringen redan försvunnit hittar du offerten i vyn Papperskorgen, där du kan högerklicka och välja Återställ.

Kan jag flytta tid, resor och material mellan offerter?
Ja. Välj Flytta / kopiera i menyn på en rad, eller markera flera rader och välj Flytta / Kopiera i verktygsraden. Välj offert eller arbetsorder, sedan Flytta eller Kopiera. Offerten du flyttar ifrån visas inte i listan, och Vunnen och Förlorad visas bara om du bockar i Visa avgjorda.

Hur byter jag rubrik på offerten?
Rubriken överst på utskriften kommer från utskriftsmallen. Öppna Förhandsgranska offert, välj Redigera mall och ändra Rubrik, till exempel till Budgetpris eller Prisförslag. Offertens egen titel i listan är fältet Intern titel och syns inte på utskriften.

Varför går det inte att klicka på Förhandsgranska offert?
Knappen kräver att offerten har en kund och att du har behörigheterna Förhandsgranska offert och Försäljningspris. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början. Försäljningspris krävs eftersom utskriften visar vad kunden ska betala. Håll musen över knappen för att se vad som saknas.

Hur exporterar jag offerter till Excel?
Klicka på Exportera vy i sidhuvudet. Exporten innehåller endast de offerter som syns efter filtrering, med din aktuella kolumnlayout.

Kan jag visa moms per rad i offerten?
Ja, i offertens tabeller Arbetstid, Resor och Material. De är samma tabeller som i arbetsordern, och kolumnen Summa inkl. moms finns där men är dold från början. Klicka på Kolumninställningar i raden under flikarna, till vänster, eller högerklicka på en kolumnrubrik och välj Kolumninställningar…, och bocka i Summa inkl. moms. Kolumnen är en priskolumn och kräver behörigheten Försäljningspris, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början. Den utskrivna offerten kan däremot inte visa moms per rad, där redovisas momsen bara i prissammanställningen. Se Material i arbetsordern och Utskrift.

Varför ser jag inte priskolumnerna?
Summa och de flesta priskolumner kräver behörigheten Försäljningspris, och kolumner med kostnad, täckningsbidrag eller TG kräver Inköpspris och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början. Kontakta din administratör om du behöver tillgång.

Hur filtrerar jag på datum?
Använd datumfiltren under kolumnerna Skapad, Uppdaterad eller Giltig till. Du kan ange ett från-datum, ett till-datum eller båda.

Vad är skillnaden mellan Aktiva och Inaktiva offerter?
Aktiva offerter är pågående (Skapad, Skickad, Förhandlas, Förfallen). Inaktiva offerter är avslutade (Pausad, Förlorad, Vunnen).

Vad betyder kolumnen Arbetsorder?
Kolumnen visar de arbetsordrar som skapats från offerten. Arbetsordernumret visas med statusfärg från arbetsordern. Du kan öppna en kopplad arbetsorder via högerklicksmenyn.

Hur ändrar jag vilken nummerserie mina offerter får?
Du ändrar nästa offertnummer under Applikationsinställningar. Gå till Admin → Organisationsinställningar → Applikationsinställningar. Under sektionen Offertnummerserie anger du önskat nummer – till exempel 5000 om du vill att nästa offert ska börja därifrån. Numret sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Klicka på frågetecknet i sidhuvudet för att öppna hjälpen eller chatta med vår support.