Formulärfliken i arbetsorderfönstret låter dig fylla i digitala checklistor, besiktningsprotokoll och andra formulär kopplade till arbetsorder. Formulär skapas från mallar som läggs upp av den som har behörigheten Hantera formulärmallar, från början bara rollen Administratör, och kan göras obligatoriska att klarmarkera innan arbetsordern påbörjas, avslutas eller faktureras.

:::video :::

Var hittar jag formulär?

Öppna arbetsordern från Arbetsorder i huvudmenyn. Formulärfliken visas bland flikarna i överkanten av arbetsorderfönstret. En siffra bredvid fliknamnet visar hur många formulär som är kopplade till arbetsordern.

OBS: Formulärfliken visas endast om funktionen Formulär är aktiverad för din organisation. Att öppna den kräver behörigheten Fylla i formulär, som alla standardroller har från början. Utan den är fliken nedtonad. Fliken visas inte på offerter.

Formulären finns också i kortet Att göra på fliken Hem. Där ser du varje formulär med en grön bock när det är klarmarkerat. Siffran bredvid rubriken Formulär visar hur många formulär arbetsordern har och får en grön ram när alla är klarmarkerade. Klicka på ett formulär för att öppna det, eller på plusknappen för att lägga till ett. Går arbetsordern inte att ändra, till exempel när den är fakturerad och låst, är plusknappen nedtonad, och när du håller muspekaren över den står varför. Kortet visar formulären under samma villkor som fliken.

Sidhuvud

Så här lägger du till ett formulär:

Samma steg gäller med plusknappen i kortet Att göra på fliken Hem.

Tips: Om inga mallar finns visas meddelandet "Du har inga formulärsmallar." med en länk för att skapa en ny mall i administrationsinställningarna. Länken kräver behörigheten Hantera formulärmallar. Utan den är länken nedtonad, och håller du muspekaren över den står det vilken behörighet som saknas.

Listan visar alla formulär som är kopplade till arbetsordern med följande kolumner:

Det nyaste formuläret ligger överst. Ett klarmarkerat formulär har en grön rad i listan.

Åtgärder per formulär:

Om arbetsordern saknar formulär visas meddelandet "Inga formulär på den här arbetsordern".

Öppna formulär

Klicka på en rad i formulärlistan för att öppna formuläret i ett fönster där du kan fylla i alla fält.

Navigera mellan sektioner

Om formuläret har flera sektioner visas:

Fälttyper

Formulär kan innehålla olika typer av fält:

Mallen kan ha förifyllda värden: text, dagens datum eller förvalda alternativ. De fylls i när formuläret läggs till på arbetsordern och går att ändra.

Automatisk sparning

Dina ändringar sparas automatiskt när du lämnar ett fält eller gör ett val. Du behöver inte klicka på någon spara-knapp.

Obligatoriska fält

Vissa fält kan vara markerade som obligatoriska. Ett obligatoriskt fält som saknar värde har en röd varningsikon till höger i fältet. Håll muspekaren över ikonen för att se texten Obligatorisk. Ikonen försvinner när fältet är ifyllt.

Du måste fylla i alla obligatoriska fält innan du kan klarmarkera formuläret.

Markera som klart:

OBS: Om knappen "Klar" är inaktiv finns det obligatoriska fält som inte är ifyllda. Håll muspekaren över knappen för att se texten "Fyll i alla obligatoriska fält för att kunna klarmarkera".

Ett klarmarkerat formulär är låst: fälten går inte att ändra förrän formuläret har öppnats igen.

Öppna ett klarmarkerat formulär igen

Klicka på Klar igen för att ta bort markeringen, så går fälten att ändra igen. Det kräver behörigheten Återöppna ifyllt formulär, som från början bara ingår i rollen Administratör. Utan behörigheten är knappen nedtonad, och håller du musen över den ser du vilken behörighet som krävs.

Mallen kan sätta fyra krav. Den som har behörigheten Hantera formulärmallar väljer dem under Inställningar i mallen, se artikeln Formulärmallar:

Kraven kopieras till formuläret när det läggs till på arbetsordern. Kolumnen "Krav" i formulärlistan visar bara kravet för fakturering.

När ett krav stoppar en åtgärd

Mowin visar en dialog som listar de formulär som saknas. Klicka på Gå till formulär för att öppna det översta i listan. Åtgärden avbryts, så du måste göra den igen när formuläret är klarmarkerat. Med Avbryt stänger du dialogen utan att något händer. Stoppar också ett eget fält åtgärden visas rutan för fälten först, och dialogen för formulären när fälten är åtgärdade, se avsnittet Egna fält i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Du kan gå vidare ändå om du har rätt behörighet:

Den som saknar rätt behörighet ser knappen för att gå vidare ändå nedtonad, och dialogen säger vilken behörighet som krävs. Kvar att välja är Avbryt och Gå till formulär.

Formulärsmallar skapas och hanteras under Admin > Formulär. Det kräver behörigheten Hantera formulärmallar, som från början bara ingår i rollen Administratör. Med den kan du:

Skapa en ny mall med knappen Skapa ny formulärsmall. Steg för steg står det i artikeln Formulärmallar.

Klicka på skrivarikonen på ett formulär för att öppna en utskriftsvänlig version i en ny flik. Utskriften skapas med knappen Skriv ut PDF.

Sidhuvudet visar formulärets titel, kundens namn och faktureringsadress, arbetsplatsens adress när den skiljer sig från faktureringsadressen och ordernumret. Är formuläret klarmarkerat visas också Utförd med datum och namn på den som senast ändrade formuläret. Formuläret med sina sektioner följer under sidhuvudet.

På utskriftssidan finns två kryssrutor:

Formulärdata sparas automatiskt. Formulärlistan synkroniseras i realtid: när en kollega lägger till, byter namn på, tar bort eller klarmarkerar ett formulär på arbetsordern syns det direkt i din lista. Ett formulär som du har öppet uppdateras inte medan du fyller i det, så en kollegas ändringar i samma formulär syns först när du öppnar formuläret igen.

Var hittar jag formulärfliken?
Formulärfliken finns bland flikarna i överkanten av arbetsorderfönstret. Den visas endast om funktionen Formulär är aktiverad för din organisation, och den går att öppna med behörigheten Fylla i formulär.

Varför ser jag inte formulärfliken?
Formulärfunktionen kan vara inaktiverad för din organisation. Är fliken nedtonad saknar du behörigheten Fylla i formulär. Kontakta din administratör. Funktionen aktiveras under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner.

Varför läggs ett formulär till på varje arbetsorder jag skapar?
Mallen har inställningen Tilldela alla nya arbetsordrar påslagen. Öppna mallen under Admin > Formulär, klicka på Inställningar och avmarkera Tilldela alla nya arbetsordrar. Det kräver behörigheten Hantera formulärmallar. Formulär som redan ligger på befintliga arbetsordrar tas inte bort.

Varför får jag en ruta om att formulär behöver klarmarkeras?
En mall är inställd så att formuläret måste vara klarmarkerat innan arbetsordern kan påbörjas, avslutas, faktureras eller innan en utförare kan klarmarkeras. Rutan listar formulären som saknas och är där för att egenkontrollen inte ska glömmas bort. Klicka på Gå till formulär, klarmarkera formuläret och gör sedan åtgärden igen. Går knappen Påbörja ändå, Avsluta ändå eller Klarmarkera ändå att välja har du behörigheten Åsidosätt formulärspärr på arbetsordern. Är den nedtonad saknar du den.

Varför kan jag inte registrera tid på arbetsordern?
Ett formulär som krävs för att påbörja arbetsordern är inte klarmarkerat. Öppna formuläret via Gå till formulär och klarmarkera det. Du kan bara gå vidare utan att klarmarkera om du har behörigheten Åsidosätt spärr vid tidstart.

Hur lägger jag till ett formulär på en arbetsorder?
Klicka på knappen "Lägg till formulär" och välj en mall från listan.

Kan jag använda samma formulär på flera arbetsordrar?
Nej, varje arbetsorder får sin egen kopia av formuläret. Mallen kan dock användas på flera arbetsordrar.

Varför kan jag inte klicka på Klar-knappen?
Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda. Fält med röd varningsikon till höger saknar värde. Är formuläret redan klarmarkerat är knappen inaktiv om du saknar behörigheten Återöppna ifyllt formulär.

Kan jag redigera ett formulär som är klarmarkerat?
Ja, om du har behörigheten Återöppna ifyllt formulär. Klicka på Klar igen för att ta bort markeringen. Som standard har bara rollen Administratör behörigheten.

Hur vet jag vilka formulär som måste fyllas i?
Kolumnen "Krav" visar "Ja" för formulär som måste vara ifyllda innan fakturering.

Hur skapar jag en ny formulärsmall?
Formulärsmallar skapas under Admin > Formulär. Detta kräver behörigheten Hantera formulärmallar.

Kan jag ta bort ett formulär från en arbetsorder?
Ja, klicka på papperskorgsikonen och bekräfta borttagningen.

Hur byter jag namn på ett formulär?
Klicka på pennikonen vid formuläret och skriv in det nya namnet.

Kan jag skriva ut ett tomt formulär?
Ja, på utskriftssidan finns en kryssruta "Tomt formulär" som tar bort alla ifyllda värden, så att du kan skriva ut ett rent formulär. Då döljs också kund, adresser, ordernummer och arbetsorderbeskrivning.

Kan jag visa arbetsorderns beskrivning på utskriften?
Ja, på utskriftssidan finns en kryssruta "Arbetsorderbeskrivning" som visar eller döljer arbetsorderns beskrivning i sidhuvudet. Den går inte att visa tillsammans med "Tomt formulär".

Hur vet jag om ett formulär är färdigifyllt?
Klarmarkerade formulär har en grön rad i formulärlistan och statusen Klar. I kortet Att göra på fliken Hem visas en grön bock.

Kan flera personer fylla i samma formulär samtidigt?
Ja, men ett formulär som du har öppet uppdateras inte av vad en kollega fyller i. Stäng och öppna formuläret igen för att se kollegans ändringar. Formulärlistan uppdateras däremot direkt när någon lägger till, byter namn på, tar bort eller klarmarkerar ett formulär.

Kontakta vår support via chatten eller skicka ett meddelande så hjälper vi dig.