Principes
Lorsque vous embauchez des employés avec un contrat de travail pour vous aider à gérer votre entreprise, le coût est déductible.
En plus du contrat de travail, vous recevrez de nombreux documents liés à l'employé de la part du secrétariat social : fiches de paie, ONSS, précompte professionnel, frais administratifs.
⚠️ Seuls les écritures comptables et les frais administratifs peuvent être enregistrés dans Accountable en tant que coût déductible.
Cet article explique quels documents encoder et comment traiter les écritures comptables ainsi que la facture de frais administratifs.
1/ Quels types de documents et comment les enregistrer en tant que dépense ?
Vous devez uniquement enregistrer le document des écritures comptables et la facture des frais administratifs (frais de gestion), que vous pouvez demander au secrétariat social qui émet les fiches de paie.
1.1 Comment enregistrer les écritures comptables ?
→ Pour les montants dans la colonne débit :
🚨 Enregistrez les montants dans la colonne débit uniquement pour les comptes comptables généraux commençant par 6 : |
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💡 Utilisez la catégorie Rémunérations > Rémunération d'employés ou d'ouvriers : |
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→ Pour les montants dans la colonne crédit
🚨 Prenez les montants de la colonne crédit uniquement pour les comptes comptables généraux commençant par 6 ou 7, et créez une note de crédit : |
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💡 Sélectionnez également la catégorie Rémunérations > Rémunération d'employés ou d'ouvriers pour la note de crédit : |
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❌ Les éco-chèques peuvent apparaître dans les écritures comptables sous un compte commençant par 6**, mais ils ne peuvent pas être inclus dans l'encodage.
1.2 Comment enregistrer la facture des frais administratifs ?
→ Enregistrez la facture comme une dépense dans la catégorie Honoraires légaux & divers > autres honoraires :
💡Veillez à bien vérifier que le montant de la TVA sur la facture correspond au montant de TVA de la dépense encodée.
La catégorie Autres frais de personnel concerne les dépenses faites pour les employés dans le cadre de leur travail, tels que les boissons, le café, le thé, etc. Ainsi, pour les factures de frais administratifs, il est plus précis d'utiliser la catégorie Honoraires légaux & divers > autres honoraires.
2/ Erreurs à éviter
❌ Ne jamais enregistrer dans l'onglet des dépenses les factures ONSS et Précompte. ❌ |
Exemple de facture ONSS :  |
Exemple de facture de précompte :  |
❌ Les freelances et les entreprises que vous engagez ne sont pas des employés. Leurs factures doivent être encodées dans la catégorie "Factures de sous-traitance" ❌
Si vous recevez un fichier intitulé "Compte d'entreprise", ne l'encodez pas dans Accountable. Il s'agit du récapitulatif annuel.
À retenir
Lorsque vous embauchez des employés avec un contrat de travail, les coûts de rémunération sont déductibles.
Enregistrez uniquement le document des écritures comptables et la facture des frais administratifs comme dépenses dans Accountable.
Les montants en colonne débit (comptes généraux commençant par 6) sont encodés comme dépenses ; les montants en colonne crédit (comptes généraux commençant par 6 ou 7) sont encodés comme notes de crédit.
Utilisez la catégorie Rémunérations > Rémunération d'employés ou d'ouvriers pour les deux types d'écritures.
Ne jamais enregistrer les factures ONSS, Précompte ou les fichiers "Compte d'entreprise" comme dépenses dans Accountable.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.