Fliken Signaturer på arbetsordern skapar ett dokument av arbetsordern som den ser ut just nu. Du skickar det till kunden för signering eller signerar det på plats. Funktionen gäller bara arbetsorder, inte offerter, och fliken visas bara när funktionen Signatur är aktiverad för din organisation.

Knappen på fliken visas bara för användare med behörigheten Skapa signatur. Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Saknar du den visas ingen knapp, och är listan tom står det Inget att signera på den här arbetsordern.

Fönstret Skapa signatur fyller du i så här:

Klicka på Skapa när du är klar. Dokumentet är en ögonblicksbild av arbetsordern i det ögonblicket. Ändringar du gör i arbetsordern efteråt syns inte i det, så lägg till allt material, all tid och alla resor innan du skapar signaturen. Vill du signera något nytt skapar du en ny signatur.

Mallar sparar titel, beskrivning, sammanslagningsval och signeringskrav så att du slipper fylla i dem igen. Alla användare i organisationen ser samma mallar.

Varje signatur visas i listan på fliken Signaturer med titel, beskrivning, datum, status och kolumnen Krav. Kravkolumnen visar Ja när signeringskravet är påslaget.

Kunden får ett mejl från info@mowin.se med en länk till signeringssidan, och signaturen får status Väntar. Länken gäller i sju dagar. Skickar du för signering igen innan den har gått ut gäller samma länk, och de sju dagarna räknas från den nya sändningen.

Har länken gått ut visar signeringssidan texten Länken är inte längre giltig, kontakta sändaren för att få en ny när kunden öppnar den, och signaturen går då tillbaka till status Skapad. Skicka för signering igen för att ge kunden en ny länk.

Kunden öppnar länken och ser titeln, beskrivningen, ordernumret och arbetsordens arbetstider, resor och material. Har någon av listorna fyra rader eller fler är alla listor hopfällda, och kunden öppnar var och en med Visa (Göm fäller ihop den igen). Är alla listor kortare visas alla rader direkt.

När kunden har skickat in får signaturen status Klar. Kunden ser då Avslutad och sin signatur på sidan. Länken fungerar även efter signeringen och visar då det signerade dokumentet.

Är kunden på plats kan du öppna signeringen direkt i Mowin:

Du kan också klicka på en signatur i kortet Att göra på arbetsordern Hem-flik. Det öppnar signeringssidan på samma sätt, och en signatur med status Skapad får då status Väntar. Kortet beskrivs i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Ett signerat dokument kan inte raderas. Du kan makulera det, men då ligger det kvar i listan med status Makulerad.

Är signeringskravet påslaget blockeras fakturering så länge signaturen har status Skapad eller Väntar. Mowin visar då varningen signaturer måste lämnas in för att kunna fakturera på arbetsordern. Fakturera när kunden har signerat. Ska signaturen inte krävas längre kan du makulera den, och då går det att fakturera. Raderar du en signatur med status Skapad räknas den inte heller.

Hur fakturering går till beskrivs i artikeln Skapa faktura.

Kan jag signera en offert direkt i Mowin?
Nej. Signaturfunktionen gäller bara arbetsorder, och fliken Signaturer finns inte på offerter. Skapa en arbetsorder och signera den i stället.

Varför syns inte fliken Signaturer på min arbetsorder?
Funktionen Signatur är inte aktiverad för din organisation. Den aktiveras under Funktioner i organisationsinställningarna, se artikeln Organisationsinställningar - Funktioner.

Varför kan jag inte klicka på Skapa signatur?
Du saknar behörigheten Skapa signatur. Be en administratör eller arbetsledare att skapa signaturen.

Varför syns inte Makulera på en signatur?
Makulera finns bara för signaturer med status Väntar eller Klar, och bara för användare med behörigheten Makulera signering. En administratör eller arbetsledare kan makulera signaturen. Behörigheten finns för att en makulering är slutgiltig och stoppar kundens länk.

Hur vet jag att dokumentet är signerat?
Statusen ändras till Klar och raden visas med grön bakgrund.

Kan jag ta bort ett dokument efter att det blivit signerat?
Nej. Du kan makulera det, om du har behörigheten Makulera signering. Det ligger då kvar i listan med status Makulerad, och kundens länk slutar fungera.

Hur skriver jag ut ett signerat dokument?
Det går inte att skriva ut en signatur från utskriftsfönstret för arbetsordern. Det signerade dokumentet öppnar du i stället med Visa i signaturens meny.

Vad händer om kunden inte signerar inom sju dagar?
Länken har då gått ut. När kunden öppnar den visas att den inte längre är giltig, och signaturen går tillbaka till status Skapad. Tills länken öppnas står signaturen kvar som Väntar. Skicka för signering igen för att ge kunden en ny länk.

Kan kunden se arbetsordern efter att jag makulerat signaturen?
Nej. När du makulerar slutar länken fungera, så kunden ser ingen information från arbetsordern, oavsett om signaturen hunnit signeras.

Går det att se material som lagts till i arbetsordern innan jag skickar den för signering?
Ja. Materialet syns i arbetsordern. Signaturen innehåller det som fanns i arbetsordern när du skapade den, så lägg till allt innan du klickar på Skapa i fönstret Skapa signatur.

Kan jag ändra en signatur efter att jag skapat den?
Nej. Dokumentet är en ögonblicksbild. Behöver arbetsordern ändras raderar du signaturen om den har status Skapad, eller makulerar den, och skapar en ny.

Varför ska man signera ett dokument?
Att signera innebär att kunden formellt godkänner och bekräftar innehållet i arbetsordern, till exempel utfört arbete eller överenskomna åtgärder.

Kontakta vår support via chatten eller skicka ett meddelande så hjälper vi dig.