Fliken Signaturer på arbetsordern skapar ett dokument av arbetsordern som den ser ut just nu. Du skickar det till kunden för signering eller signerar det på plats. Funktionen gäller bara arbetsorder, inte offerter, och fliken visas bara när funktionen Signatur är aktiverad för din organisation. Funktionen slås på under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner, se artikeln Organisationsinställningar - Funktioner.
Skapa en signatur
Öppna Arbetsorder i huvudmenyn och välj arbetsordern.
Välj fliken Signaturer i menyraden överst på arbetsordern.
Klicka på Skapa signatur.
Knappen på fliken, och plusknappen vid Signatur i kortet Att göra på arbetsorderns startsida, kräver behörigheten Skapa signatur. Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Saknar du den är knapparna nedtonade, och håller du musen över dem ser du vilken behörighet som krävs. Behörigheten finns för att den som skapar signaturen bestämmer vad kunden skriver under, och kan göra signaturen till ett krav för att fakturera arbetsordern. Är listan på fliken tom står det Inget att signera på den här arbetsordern.
Fönstret Skapa signatur fyller du i så här:
Välj mall: fyller i fälten från en sparad mall.
Titel: krävs. Är titeln tom händer ingenting när du klickar på Skapa.
Beskrivning: valfri. Den visas för kunden på signeringssidan.
Slå samman: alternativen Arbetstid, Resa och Material är påslagna från början. Är ett alternativ påslaget summeras rader som gäller samma datum och samma arbete till en rad på signeringssidan. Är det avslaget visas varje rad för sig.
Signeringskrav: slå på Måste vara signerad för att kunna fakturera arbetsordern om fakturering ska blockeras tills kunden har signerat. Se avsnittet Fakturering nedan.
Klicka på Skapa när du är klar. Dokumentet är en ögonblicksbild av arbetsordern i det ögonblicket. Ändringar du gör i arbetsordern efteråt syns inte i det, så lägg till allt material, all tid och alla resor innan du skapar signaturen. Vill du signera något nytt skapar du en ny signatur.
Mallar
Mallar sparar titel, beskrivning, sammanslagningsval och signeringskrav så att du slipper fylla i dem igen. Alla användare i organisationen ser samma mallar.
Spara som ny mall visas längst ned till vänster så länge ingen mall är vald, eller när du har ändrat titeln så att den inte längre är samma som den valda mallens titel.
Har du valt en mall och inte ändrat titeln visas Rensa och Uppdatera mall i stället. Uppdatera mall sparar beskrivning, sammanslagningsval och signeringskrav i mallen, men inte titeln. Rensa tömmer fälten och släpper mallen.
Radera mall visas så länge en mall är vald. Mallen försvinner från listan Välj mall, men signaturer som redan skapats påverkas inte.
Statusar
Varje signatur visas i listan på fliken Signaturer med titel, beskrivning, datum, status och kolumnen Krav. Kravkolumnen visar Ja när signeringskravet är påslaget.
Status | Betyder |
Skapad | Dokumentet finns men har inte skickats eller öppnats för signering. |
Väntar | Länken har skickats till kunden, eller så har du öppnat signeringen själv med Signera. |
Klar | Dokumentet är signerat. Raden visas med grön bakgrund. |
Makulerad | Signeringen är avbruten. Den kan inte skickas eller signeras igen. Raden visas med röd bakgrund. |
Skicka för signering till kunden
Klicka på de tre punkterna (⋯) till höger på signaturen i listan.
Välj Skicka för signering. Alternativet finns för signaturer med status Skapad eller Väntar.
Välj mottagaren i listan Kontakt. Mowin fyller i arbetsorderns primära kontakt, och annars kundens primära kontakt. Finns personen inte i listan väljer du Ny kontakt längst ner och skapar kontakten. Den nya kontakten väljs direkt, så länge den sparas på arbetsordern eller kunden.
Saknar kontakten en giltig e-postadress visas fältet E-postadress bredvid. Adressen du skriver där sparas på kontakten när du lämnar fältet, så nästa gång behöver du inte fylla i den. Adressen sparas bara om du har behörigheten Hantera kontakter för kunden. Annars står det Sparas inte på kontakten vid fältet, och adressen används bara för det här utskicket. Behörigheten skyddar kundens kontaktuppgifter, som syns på kundkortet och på alla arbetsorder där kontakten finns.
Klicka på Skicka. Knappen är inaktiv tills en kontakt med en giltig e-postadress är vald, och håller du muspekaren över den ser du vad som saknas.
Fönstret stängs och meddelandet Länken skickades till visas med adressen länken gick till. Kunden får ett mejl från info@mowin.se med en länk till signeringssidan, och signaturen får status Väntar. Länken gäller i sju dagar. Skickar du för signering igen innan den har gått ut gäller samma länk, och de sju dagarna räknas från den nya sändningen.
Har länken gått ut visar signeringssidan texten Länken är inte längre giltig, kontakta sändaren för att få en ny när kunden öppnar den, och signaturen går då tillbaka till status Skapad. Tills någon öppnar länken står signaturen kvar som Väntar, även efter de sju dagarna. Skicka för signering igen för att ge kunden en ny länk.
Kunden signerar
Kunden öppnar länken och ser titeln, beskrivningen, ordernumret och arbetsordens arbetstider, resor och material. Har någon av listorna fyra rader eller fler är alla listor hopfällda, och kunden öppnar var och en med Visa (Göm fäller ihop den igen). Är alla listor kortare visas alla rader direkt.
Fyll i Förnamn, Efternamn och Ort. Fältet Datum visar dagens datum och går inte att ändra.
Klicka på Signera och rita signaturen med musen eller på pekskärmen. Klicka på Börja om om du vill rita om den.
Klicka på Spara. Vill du göra om signaturen efteråt klickar du på Uppdatera signatur och ritar igen.
Klicka på Skicka in. Knappen är inaktiv tills signatur, förnamn, efternamn och ort är ifyllda. Håller du musen över knappen, eller trycker på den, ser du vad som saknas.
När kunden har skickat in får signaturen status Klar. Kunden ser då Avslutad och sin signatur på sidan. Länken fungerar även efter signeringen och visar då det signerade dokumentet.
Signera på plats
Är kunden på plats kan du öppna signeringen direkt i Mowin:
Klicka på de tre punkterna (⋯) till höger på signaturen i listan.
Välj Signera. Alternativet finns för signaturer med status Skapad eller Väntar. Signeringssidan öppnas i en ny flik med ditt eget förnamn och efternamn ifyllda. Signaturen får status Väntar.
Ändra för- och efternamn om det är någon annan som signerar, fyll i Ort, rita signaturen, klicka på Spara och sedan på Skicka in.
Du kan också klicka på en signatur i kortet Att göra på arbetsordern Hem-flik. Det öppnar signeringssidan på samma sätt, och en signatur med status Skapad får då status Väntar. Kortet beskrivs i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.
Visa, makulera och radera
Visa finns för signaturer med status Klar och öppnar det signerade dokumentet i en ny flik. Där skriver du också ut det: en signatur går inte att skriva ut från arbetsorderns utskriftsfönster.
Radera finns bara för signaturer med status Skapad, alltså de som aldrig har skickats eller öppnats för signering.
Makulera finns för signaturer med status Väntar eller Klar. Det kräver behörigheten Makulera signering, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början. Utan den är Makulera nedtonat i menyn och säger vilken behörighet som krävs. Behörigheten finns för att en makulering är slutgiltig och stoppar kundens länk. Mowin frågar först och säger vad som händer: för en signatur med status Klar att kundens signatur makuleras och inte kan återställas, för en med status Väntar att länken för att signera slutar gälla. Är en signatur med status Väntar ett krav för fakturering står det också att den inte längre hindrar att arbetsordern faktureras. Signaturen makuleras först när du klickar på Makulera signering. Makulerade signaturer ligger kvar i listan med status Makulerad.
När en signatur makuleras slutar kundens länk att fungera. Kunden ser då Länken är inte längre giltig, kontakta sändaren för att få en ny, också om signaturen redan var signerad.
Ett signerat dokument kan inte raderas. Du kan makulera det, men då ligger det kvar i listan med status Makulerad.
Fakturering
Är signeringskravet påslaget blockeras fakturering så länge signaturen har status Skapad eller Väntar. Mowin visar då varningen signaturer måste lämnas in för att kunna fakturera på arbetsordern. Är arbetsordern fakturerad och allt redan fakturerat visas varningen bara i faktureringsfönstret, tills det finns något kvar att fakturera. Fakturera när kunden har signerat. Ska signaturen inte krävas längre kan du makulera den, och då går det att fakturera. Raderar du en signatur med status Skapad räknas den inte heller. Kravet gäller bara medan funktionen Signatur är påslagen under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner.
Hur fakturering går till beskrivs i artikeln Skapa faktura.
Tips och tricks
Spara en mall för signaturer du skapar ofta, så slipper du fylla i titel, beskrivning och signeringskrav varje gång.
Lägg till allt först. Signaturen är en ögonblicksbild, så skapa den när tid, resor och material är klara.
Slå på signeringskravet när du inte vill kunna fakturera innan kunden har signerat.
Behöver du mer hjälp?
Kontakta vår support via chatten eller skicka ett meddelande så hjälper vi dig.