Dans Accountable, vous pouvez enregistrer une dépense professionnelle de trois façons : en téléchargeant un reçu ou une facture, en la saisissant manuellement, ou en la transférant par e-mail. Cet article détaille ces trois méthodes et explique comment gérer les montants négatifs.
Option 1 : Télécharger votre reçu ou votre facture
Si vous avez un reçu ou une facture à télécharger directement, suivez ces étapes :
Étape 1 : Accédez à « Dépenses »
Rendez-vous dans la section « Dépenses ».
Étape 2 : Téléchargez la dépense
Accountable Web : Cliquez sur le bouton « Ajouter une nouvelle dépense » en haut à droite de l'écran. | App mobile : Vous pouvez cliquer sur « Scanner un document » pour prendre une photo de votre reçu ou de votre facture, cliquer sur « Importer depuis la galerie » pour sélectionner une image de votre document, ou cliquer sur « Importer un document » pour sélectionner le fichier PDF à importer. |
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Étape 3 : Vérifiez les détails de la dépense
Assurez-vous que les informations du formulaire de dépense sont correctes (par exemple : fournisseur, montant, catégorie).
Scinder la dépense : Si votre facture comprend plusieurs éléments, vous pouvez diviser la dépense en plusieurs postes.
Vérifiez le taux de TVA :
Veillez à vérifier le taux de TVA appliqué à la dépense.
Gestion des montants négatifs sur les factures
Les factures peuvent parfois comporter des montants négatifs pour les raisons suivantes :
Remboursements : émis pour des services payés en trop ou des produits retournés.
Cautions retournées : pour des articles tels que des bouteilles ou d'autres cautions remboursables.
Ajustements de facture : tels que des avoirs ou des remises appliqués après la facture initiale.
Vous pouvez saisir des articles avec des montants négatifs en plaçant simplement le signe « - » devant le montant.
Option 2 : Créer une dépense manuellement
Si vous n'avez pas immédiatement votre reçu ou votre facture sous la main, vous pouvez créer une dépense manuellement et joindre le fichier plus tard.
Étape 1 : Accédez à la section « Dépenses »
Accédez à la section « Dépenses » de l'application.
Étape 2 : Créer une dépense manuellement
Accountable Web : Cliquez sur le bouton « Créer une dépense manuellement » en haut à droite de l'écran. | Application mobile : Cliquez sur « Saisir manuellement une dépense ». |
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Étape 3 : Remplissez le formulaire en indiquant les détails de la dépense
Saisissez les détails de la dépense, notamment le fournisseur, la catégorie, le montant et le taux de TVA.
Montants négatifs : Si votre dépense comprend des montants négatifs (tels qu'un remboursement ou un avoir), vous pouvez saisir directement ces montants négatifs en tant que lignes dans la saisie manuelle.
Étape 4 : Enregistrer la dépense
Enregistrez la dépense une fois que vous avez saisi toutes les informations nécessaires.
Important : Une fois que vous disposez du justificatif adéquat (facture ou reçu), n'oubliez pas de le joindre à la dépense créée manuellement afin de garder une trace claire de toutes vos opérations.
Option 3 : Importer des dépenses par e-mail
Vous pouvez également importer des dépenses en transférant directement vers Accountable les e-mails contenant des factures ou des reçus au format PDF.
Étape 1 : Transférez l'e-mail contenant la pièce jointe au format PDF
Transférez l'e-mail contenant votre fichier PDF (depuis l'adresse e-mail que vous utilisez pour Accountable) à l'adresse depenses@accountable.eu. Vos dépenses sont automatiquement importées dans votre liste de dépenses.
Étape 2 : Vérifier et valider la dépense
Une fois vos dépenses importées, vérifiez et validez les détails pour vous assurer que tout est correct.
Important : Si vous êtes inscrit sur Peppol (avec Accountable comme point d'accès pour la réception des factures), vos factures sont transmises directement dans Accountable. Vous pouvez les consulter et les valider dans votre application.
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À retenir
Vous pouvez ajouter une dépense dans Accountable en téléchargeant un reçu ou une facture, en la créant manuellement, ou en l'important par e-mail.
Vérifiez toujours le fournisseur, le montant, la catégorie et le taux de TVA de chaque dépense.
Les montants négatifs, tels que les remboursements ou les avoirs, peuvent être saisis directement comme lignes dans la saisie manuelle.
Si vous créez une dépense manuellement, pensez à joindre la facture ou le reçu dès que vous l'avez.
Si vous êtes inscrit sur Peppol, vos factures sont transmises directement dans Accountable pour consultation et validation.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.