Accountable vous permet de gérer votre comptabilité en tant que professionnel du commerce de détail, qu'il s'agisse d'un magasin physique ou d'une boutique en ligne. Dans cet article, vous découvrirez aussi comment suivre vos revenus, déduire vos dépenses et respecter vos obligations fiscales en Belgique.
Commençons par l'essentiel
👉 Magasin de détail (paiements en espèces uniquement)
Obligation : Un livre de caisse est obligatoire.
À faire : Les recettes journalières doivent être encodées comme revenus dans le livre de caisse.
Cette pratique est indispensable pour tenir des registres financiers précis.
👉 Magasin de détail (paiement digital uniquement)
Obligation : Un livre de caisse n'est pas nécessaire.
À faire : Les reçus quotidiens doivent tout de même être encodés.
Même sans livre de caisse, un suivi rigoureux de toutes les transactions reste indispensable.
👉 Boutique en ligne
Obligation : Un livre de caisse n'est pas nécessaire.
À faire : Les versements mensuels doivent être enregistrés. Veillez également à surveiller les seuils liés au régime OSS (One Stop Shop).
Ces règles permettent de respecter la réglementation sur la vente en ligne et de déclarer correctement vos revenus.
🚨 Pour les assujettis à la TVA, le seuil de 10 000 € pour les ventes aux particuliers au sein de l'UE (hors Belgique) doit être contrôlé manuellement, car il n'est actuellement pas suivi automatiquement. Plus d'informations dans notre article sur les taxes sur le commerce électronique en Belgique.
🚨 Le régime de TVA des franchisés continue à bénéficier du seuil de 10 000 € pour les ventes aux particuliers dans l'UE (à l'exclusion de la Belgique). Ce seuil doit également être contrôlé manuellement.
Sur demande, il est possible de bénéficier d'un nouveau seuil de 100 000 € valable dans toute l'UE.
Plus d'informations dans notre article sur le régime de franchise TVA.
Comment suivre vos revenus : livres de caisse, factures et règles de vente
Quelle est la différence entre un livre de caisse et un livre de recettes journalières, et ai-je besoin des deux ?
En tant que gérant d'un magasin ou propriétaire d'une boutique en ligne en Belgique, vous devez tenir des registres financiers précis, notamment un livre des recettes journalières (dagontvangstenboek) et un livre de caisse (kasboek). Le livre des recettes journalières est exigé par la loi.
Qu'est-ce qu'un livre de recettes journalières ? 🤔 Un livre de recettes journalières est un registre dans lequel vous enregistrez quotidiennement toutes vos ventes pour lesquelles vous n'établissez pas de facture, quel que soit le mode de paiement utilisé par le client.
Qu'est-ce qu'un livre de caisse ? 🤔 Un livre de caisse est un journal financier dans lequel vous enregistrez toutes les recettes et les dépenses en espèces. La comptabilité simplifiée et la comptabilité en partie double exigent toutes deux la tenue d'un livre de caisse. Celui-ci peut être tenu sur papier ou de manière numérique via un logiciel spécialisé.
❗️Le livre de recettes journalières ≠ livre de caisse. Le livre de caisse enregistre tous les achats et ventes reçus ou payés en espèces.
Ce qu'il faut savoir sur la conservation des copies physiques :
Livre de recettes journalières :
Il est obligatoire pour les entreprises qui n'émettent pas de factures pour chaque transaction.
Il doit s'agir d'un livre officiel, physique, dont les pages sont numérotées et reliées de manière consécutive. Les feuilles volantes ne sont pas autorisées. (Vous pouvez en trouver un ici)
En cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter ce livre physique ainsi que les pièces justificatives.
Comment utiliser le livre de recettes journalières 🤓
Exemplaire physique | |
Saisissez les informations ci-dessous sur une base quotidienne :
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Comment encoder cela dans Accountable 📱
Allez dans la section « Revenus » d'Accountable.
Sélectionnez « Ajouter un autre revenu » pour créer une nouvelle entrée.
Saisissez la date à laquelle les ventes ont été enregistrées.
Saisissez le total des recettes journalières, en veillant à n'inclure dans le livre des recettes que les transactions inférieures à 250 € sans facture.
Sélectionnez le taux de TVA applicable aux recettes. Créez un poste distinct dans Accountable pour chaque taux de TVA.
Téléchargez un scan de la page, par exemple une copie du livre de recettes physique ou un résumé numérique.
Confirmez l'entrée et vérifiez qu'elle est correctement enregistrée dans votre comptabilité.
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Si une vente dépasse 250 € (TVA incluse) et qu'elle est effectuée auprès d'un particulier, vous êtes légalement tenu d'émettre une facture.
👉 Une fois la facture créée, n'enregistrez pas cette vente dans votre livre de recettes : elle ne doit apparaître que dans vos factures.
💡 Pour les ventes aux entreprises (B2B) : vous devez toujours émettre une facture, quel que soit le montant.
Scénario | Besoin d'une facture ? | Enregistrement dans le livre des recettes ? |
Vente de moins de 250 € à un particulier | Non | Oui |
Vente de plus de 250 € à un particulier | Oui | Non |
Vente aux entreprises | Oui | Non |
Livre de caisse (lorsque vous traitez fréquemment des transactions en espèces) :
Il sert à enregistrer toutes les entrées et sorties d'argent.
Comme le livre des recettes journalières, il doit s'agir d'un livre relié dont les pages sont numérotées. (Vous pouvez en trouver un ici)
Pour les boutiques en ligne 👩💻
Pour vos ventes locales en ligne à des particuliers belges, vous trouverez un relevé mensuel des ventes sur la plateforme que vous utilisez.
Ce relevé doit contenir le montant total des ventes (TVA incluse) et servir de pièce justificative pour votre comptabilité. Vous pouvez ensuite encoder ce total sous la forme d'une facture unique, en indiquant « particulier belge » comme client.
💡 Conseil : Prenez l'habitude d'enregistrer vos revenus régulièrement, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. L'essentiel est de trouver un rythme cohérent et de s'y tenir.
Si la plateforme (Etsy, Shopify, ...) prend une commission sur vos ventes, vous pouvez l'encoder comme suit :
➡️ Encodez le revenu brut dans votre écran de revenu
➡️ Encodez la commission en tant que dépense dans votre écran de dépenses
Dois-je comptabiliser les recettes au moment de la vente ou au moment de la livraison ?
Vous devez enregistrer les revenus à la date d'émission de la facture, et non à la date de livraison du service ou du produit.
Principes essentiels :
La date de la facture est déterminante : en comptabilité et en matière de TVA, la date de la facture définit la période au cours de laquelle les recettes doivent être enregistrées.
Déclaration de TVA : la TVA doit être déclarée au cours du trimestre pendant lequel la facture a été émise.
Déclaration fiscale : pour l'impôt sur le revenu, les recettes doivent être enregistrées dans l'année au cours de laquelle elles ont été effectivement perçues, quelle que soit la date de la facture.
Comment encoder correctement les cartes-cadeaux ?
1/ Carte-cadeau pour un produit ou service avec un taux de TVA unique
Si la carte-cadeau est destinée à un produit ou à un service soumis à un taux de TVA unique, elle peut être immédiatement enregistrée comme une vente, en appliquant le taux de TVA approprié.
Lorsque la carte-cadeau est échangée, aucune autre action comptable n'est nécessaire, puisque la vente a déjà été enregistrée.
→ Dans ce cas, il suffit d'enregistrer la vente de la carte-cadeau.
2/ Carte-cadeau pour des produits ou services soumis à plusieurs taux de TVA
Si la carte-cadeau peut être échangée contre des produits ou services soumis à des taux de TVA différents (par exemple, des livres à 6 % et des CD à 21 %), aucune écriture comptable n'est passée au moment de l'émission.
La transaction n'est enregistrée qu'au moment de l'échange de la carte-cadeau, car c'est à ce moment-là que le ou les taux de TVA applicables sont déterminés. Une facture de vente ou une écriture comptable doit alors être créée.
→ Dans ce cas, il suffit d'enregistrer la vente des biens ou des services, et non la vente de la carte-cadeau elle-même.
N'oubliez pas
Un encodage incorrect des cartes-cadeaux peut entraîner une déclaration incorrecte de la TVA.
👉 Tenez toujours compte du moment où la TVA est due :
➡️ Au moment de la vente (si le taux de TVA est connu),
➡️ Ou au moment de l'échange (si plusieurs taux de TVA s'appliquent).
En cas de doute, enregistrez la transaction au moment de l'utilisation de la carte-cadeau.
Gérer et déduire les frais professionnels
En tant que gérant d'un magasin, vous pouvez déduire les dépenses suivantes à 100 % :
Matériel et fournitures de bureau |
Inventaire et matériaux |
Assurances professionnelles |
Frais de comptabilité et logiciels (comme Accountable) |
Intérêts sur les crédits aux entreprises |
Factures de services publics pour votre magasin (facture d'électricité, par exemple) |
Frais de marketing et de publicité |
Hébergement et maintenance du site web |
Les dépenses suivantes ne peuvent être déduites que partiellement :
Frais de bureau à domicile (si vous travaillez à domicile) |
Intérêts hypothécaires ou loyers (proportionnels à l'espace de bureau) |
Services publics (proportionnels à l'espace de bureau) |
Frais de véhicule (sur la base de l'utilisation professionnelle) |
Repas d'affaires |
Cadeaux d'affaires |
Autres dépenses déductibles auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé :
Les contributions sociales |
Frais de formation et d'éducation liés à votre activité |
Expédition et frais de port |
Frais bancaires pour votre compte professionnel |
❗️ Points importants :
Conservez tous les reçus et factures comme preuve de vos dépenses.
Pour les articles à usage mixte (comme un ordinateur ou un téléphone), ne déduisez que le pourcentage utilisé à des fins professionnelles.
Les investissements importants (comme l'équipement) peuvent devoir être amortis sur plusieurs années.
Si vous avez une boutique en ligne, incluez également les coûts liés à votre présence en ligne et à vos outils numériques.
Ce que vous devez savoir sur l'inventaire, les salaires, les impôts et les paiements en ligne
Comment dois-je comptabiliser les stocks dans mon système comptable ?
En Belgique, les entreprises qui achètent et vendent des marchandises sont tenues de tenir un registre de leurs stocks et d'en faire état dans leurs comptes. Le livre d'inventaire doit contenir des informations sur le coût des marchandises vendues et la valeur des stocks invendus à la fin de chaque période comptable.
Consultez notre article sur comment gérer le stock et l'inventaire dans Accountable pour en savoir plus.
Comment calculer les salaires et les cotisations de sécurité sociale des employés en Belgique ?
Consultez notre article sur les charges patronales en Belgique pour comprendre les coûts liés à l'emploi d'un salarié.
Quelles sont mes obligations fiscales (sur les revenus) en tant que propriétaire d'un magasin ou d'une boutique en ligne en Belgique ?
Impôt sur le revenu :
En tant qu'indépendant, vous devez remplir une déclaration annuelle d'impôt sur le revenu des personnes physiques. Votre revenu imposable est calculé en déduisant vos dépenses professionnelles de vos revenus. Le revenu net imposable est ensuite ajouté à tout autre revenu (par exemple, une activité principale si vous exercez une activité secondaire) et l'impôt est calculé sur ce montant.
En tant que propriétaire d'une boutique en ligne, tenez compte des règles spécifiques en matière de TVA :
Taux normal : 21 % de TVA sur la plupart des produits (6 % pour des produits spécifiques tels que l'alimentation ou les livres).
Petites entreprises : si votre chiffre d'affaires est inférieur à 25 000 euros par an, vous pouvez demander une exonération de TVA (régime des petites entreprises).
Obligations fiscales :
Si vous êtes assujetti à la TVA : déclaration trimestrielle de TVA.
🇪🇺 Ventes aux particuliers dans l'UE (hors Belgique)
Si le total de vos ventes à des particuliers basés dans l'UE (en dehors de la Belgique) dépasse 10 000 euros par an, vous devez :
Appliquer le taux de TVA du pays de votre client, et non la TVA belge.
Déclarer cette TVA étrangère dans chaque pays concerné, sauf si vous vous inscrivez au régime OSS.
💡 Avec le One Stop Shop (OSS), vous pouvez déclarer toutes vos obligations en matière de TVA dans l'UE en une seule déclaration trimestrielle, via le portail fiscal belge. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les enregistrements multiples à la TVA.
Jusqu'à ce que vous atteigniez le seuil de 10 000 euros, vous pouvez appliquer la TVA belge sur toutes les ventes B2C au sein de l'UE.
Consultez notre article sur la création d'une boutique en ligne en tant qu'indépendant pour savoir à quoi vous attendre.
N'oubliez pas de consulter notre article sur les taxes sur le commerce électronique en Belgique.
À retenir
Un livre de caisse est obligatoire si vous acceptez des paiements en espèces ; un livre de recettes journalières est requis pour toutes les ventes sans facture.
Les ventes à des particuliers supérieures à 250 € (TVA incluse) doivent faire l'objet d'une facture et ne doivent pas être enregistrées dans le livre de recettes.
Enregistrez les revenus à la date d'émission de la facture, quel que soit le moment de la livraison.
Pour les ventes B2C dans l'UE dépassant 10 000 € par an, appliquez la TVA du pays du client ou inscrivez-vous au régime OSS.
Conservez tous les justificatifs de dépenses et encodez-les régulièrement dans Accountable.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.