🎉 Nouveauté : le journal des recettes existe désormais en version digitale, directement dans Accountable.
Vous pouvez maintenant tenir votre journal des recettes dans Accountable, sans passer par le papier. Découvrez comment faire dans cet article dédié au journal des recettes digital.
L'article ci-dessous reste utile si vous tenez encore votre journal sur papier, ou si vous préférez terminer l'année en version papier avant de passer à la version digitale.
En Belgique, le livre de caisse et le journal des recettes sont deux outils comptables essentiels : le premier enregistre toutes les transactions en espèces, le second consigne les ventes pour lesquelles aucune facture n'a été émise. Leur tenue est obligatoire dans de nombreuses situations, que vous encaissiez en espèces ou non.
Dans cet article, vous découvrirez également comment enregistrer vos recettes journalières dans Accountable.
Vous trouverez ci-dessous les règles à respecter, les obligations légales applicables et les bonnes pratiques pour utiliser ces outils correctement.
Quelle est la différence entre un livre de caisse et un journal des recettes ?
La principale différence entre un livre de caisse et un journal des recettes réside dans les types de transactions qu'ils enregistrent :
Le journal des recettes : il enregistre toutes les transactions quotidiennes qui ne sont pas accompagnées d'une facture, quel que soit le mode de paiement. Il est particulièrement utile pour les entreprises telles que les coiffeurs, les esthéticiennes ou les détaillants qui réalisent de nombreuses transactions directes avec leurs clients. Le journal des recettes offre une vue d'ensemble de ces ventes et facilite leur intégration dans la comptabilité.
Le livre de caisse : il enregistre toutes les transactions en espèces, entrantes ou sortantes. Cela comprend les paiements en espèces des clients, les paiements en espèces aux fournisseurs, les retraits personnels de la caisse enregistreuse et les dépôts en espèces sur les comptes bancaires. Le livre de caisse assure un suivi précis des flux de trésorerie et donne une vision claire des recettes et des dépenses totales de l'entreprise.
1. Obligations légales pour la tenue d'un journal des recettes
En Belgique, la tenue d'un journal des recettes est obligatoire pour les entreprises où l'émission d'une facture pour chaque vente ou service n'est pas systématique.
Il existe cependant des exceptions :
🧾 Vous émettez toujours une facture pour chaque transaction.
🧑🍳 Vous utilisez un système de caisse certifié (SCE ou « caisse blanche »).
🧮 Vous travaillez sous le régime de la TVA forfaitaire (attention : ce régime sera progressivement supprimé d'ici 2028).
💡 Les entreprises bénéficiant du régime d'exonération de la TVA pour les petites entreprises sont également tenues de tenir un journal des recettes.
❗ Les transactions B2B nécessitent toujours une facture. Les journaux des recettes sont uniquement destinés aux transactions B2C.
Comment tenir correctement un journal des recettes ?
Pour garantir la conformité, respectez les règles suivantes lors de la tenue de votre journal des recettes :
Mettez-le à jour quotidiennement : enregistrez vos transactions tous les jours, même s'il n'y a pas de revenus.
Totaux quotidiens : additionnez vos revenus quotidiens. Pour les montants supérieurs à 250 euros, utilisez des lignes séparées.
Indiquez les détails de la TVA : mentionnez le taux de TVA applicable à vos ventes.
Utilisez de l'encre indélébile : l'utilisation d'un crayon n'est pas autorisée.
Corrigez correctement les erreurs : ajoutez une nouvelle entrée pour les corrections ; ne rayez pas et n'effacez pas les anciennes entrées.
Numérotez les entrées : toutes les pages et les entrées doivent être numérotées.
Totaux mensuels : clôturez chaque mois par un total récapitulatif.
Indiquez votre numéro de TVA : inscrivez-le sur chaque page.
Bonnes pratiques complémentaires :
Conservez des justificatifs pour tous les revenus, tels que des reçus ou des carnets de rendez-vous.
Utilisez des journaux des recettes distincts pour chaque site ou succursale de votre entreprise.
Conservez un journal des recettes principal à l'adresse principale de votre entreprise.
💡 Les journaux des recettes en papier sont disponibles dans la plupart des papeteries. Des solutions numériques conformes aux normes légales existent également et offrent une alternative pratique pour l'enregistrement de vos données.
2. Obligations légales relatives à la tenue d'un livre de caisse
Si votre entreprise effectue des transactions en espèces, un livre de caisse est un outil indispensable. Il sert à enregistrer toutes les transactions en espèces effectuées dans votre entreprise. Chaque entrée ou sortie d'argent de la caisse doit y être consignée.
Voici quelques exemples :
Lorsque les clients vous paient en espèces.
Lorsque vous payez un fournisseur en espèces.
Lorsque vous retirez de l'argent de la caisse pour votre usage personnel.
Lorsque vous ajoutez votre propre argent à la caisse.
Lorsque vous déposez de l'argent de la caisse sur votre compte bancaire.
Lorsque vous retirez de l'argent de la banque pour le mettre dans la caisse.
En enregistrant ces transactions, votre livre de caisse conserve une trace précise de vos flux de trésorerie. Cela vous donne une vue d'ensemble de vos finances et vous permet de comprendre l'ensemble de vos recettes et de vos dépenses.
La tenue d'un livre de caisse est obligatoire pour les entrepreneurs qui traitent régulièrement des paiements en espèces. Si vous ne traitez qu'occasionnellement de l'argent liquide, vous n'êtes pas tenu d'en tenir un.
Comment tenir correctement un livre de caisse
Chaque transaction est enregistrée sur une ligne distincte de votre livre de caisse. Si vous avez plusieurs petits paiements, vous pouvez les regrouper et les enregistrer sous la forme d'un total journalier.
Pour chaque entrée, indiquez les détails suivants :
Date : date de la transaction.
Description : objet de la transaction (par exemple, « paiement fournisseur » ou « achat client »).
Montant : valeur du revenu ou de la dépense.
Solde actuel : argent restant dans la caisse après la transaction.
💡 Tout comme le journal des recettes, votre livre de caisse doit être soigné et ne comporter aucune modification. En cas d'erreur, corrigez-la en ajoutant une nouvelle ligne plutôt qu'en rayant ou en effaçant l'entrée existante.
Vous pouvez acheter un livre de caisse pré-imprimé dans la plupart des papeteries ou utiliser des outils numériques pour en faciliter la gestion.
Comment intégrer votre livre de caisse dans la comptabilité ?
Comptabilité simplifiée :
Si vous êtes indépendant et que vous utilisez une comptabilité simplifiée (en partie simple), vous n'avez pas besoin de relier votre livre de caisse à un logiciel de comptabilité. Il suffit que votre livre de caisse soit correctement tenu et disponible en cas de contrôle.
Comptabilité en partie double :
Si vous utilisez la comptabilité en partie double, vous devrez relier votre livre de caisse aux autres composantes de votre comptabilité, comme les achats, les stocks et les ventes. Cela garantit que vos données financières sont correctement intégrées dans votre logiciel comptable.
Comment mettre en place et traiter un journal de recettes journalières dans Accountable ?
Pour vous conformer aux obligations comptables et fiscales belges, il est essentiel d'établir et de traiter correctement un journal de recettes journalières dans Accountable. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour tenir et enregistrer ce journal avec précision.
1. Mise en place du journal des recettes journalières
Lors de la préparation du journal des recettes journalières, enregistrez tous les revenus pour lesquels aucune facture n'a été émise, sur une base quotidienne.
Cette opération doit être effectuée conformément aux directives suivantes :
Date : chaque jour doit être enregistré séparément.
Recettes quotidiennes : enregistrez tous les paiements en espèces et électroniques qui ne sont pas accompagnés d'une facture.
Montant de la transaction : notez le montant total des recettes par jour. Si une vente individuelle dépasse 250 euros, une facture doit être émise ou elle doit être enregistrée séparément sur une ligne distincte.
Spécification de la TVA : indiquez les taux de TVA applicables (0 %, 6 %, 12 % ou 21 %) pour chaque catégorie de recettes.
Numérotation : toutes les entrées doivent être numérotées de manière séquentielle et clôturées par un total récapitulatif mensuel.
Chaque jour, vous devez enregistrer au moins une entrée dans votre journal de recettes journalières. Même en cas de vacances, de maladie ou de fermeture, vous devez inscrire une recette nulle.
❗ En cas de contrôle, vous devez être en mesure de fournir des pièces justificatives telles que des reçus, des tickets de caisse ou un agenda. Chaque vente ou service fourni doit être enregistré séparément lors d'un contrôle : noter uniquement les totaux journaliers ne suffit pas. Veillez à ce que tout soit correctement documenté.
Le journal des recettes journalières doit être un livre officiel, physique ou numérique, dont les pages sont numérotées consécutivement et reliées. Les feuilles volantes ne sont pas autorisées. Les versions numériques ne peuvent pas être des fichiers Excel : elles doivent respecter des normes de sécurité spécifiques.
Il est interdit d'effacer ou de masquer des données. Les biffures sont autorisées à condition que le texte original reste visible. En cas d'erreur, corrigez-la par une entrée séparée au moment où vous la constatez.
Vous devez enregistrer vos reçus à l'encre indélébile : l'utilisation d'un crayon n'est pas autorisée.
2. Enregistrement des recettes journalières dans Accountable
Pour enregistrer correctement le journal des recettes quotidiennes dans Accountable, suivez les étapes ci-dessous :
Allez à la section « Revenus » dans l'application Accountable.
Sélectionnez « Ajouter une autre recette » pour créer une nouvelle entrée.
Indiquez la date à laquelle les ventes ont été enregistrées.
Introduisez le total des recettes journalières, en veillant à ce que seules les transactions inférieures à 250 € sans facture soient incluses dans le livre des recettes.
Sélectionnez le taux de TVA applicable aux recettes. Créez un poste distinct dans Accountable pour chaque taux de TVA.
Téléchargez un scan de la page, par exemple une copie du livre de reçus physique ou un document numérique.
Confirmez l'entrée et assurez-vous qu'elle est correctement enregistrée dans votre comptabilité.
💡 Remarques importantes :
Pour les transactions supérieures à 250 €, vous devez émettre une facture séparée et ne pas les inclure dans le journal des recettes journalières.
Les ventes internationales nécessitent toujours une facture et ne peuvent pas être enregistrées dans le journal des recettes journalières, que le client soit un particulier ou une entreprise.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que votre journal de recettes journalières est correctement traité dans Accountable.
À retenir
Le journal des recettes enregistre les ventes sans facture, quel que soit le mode de paiement. Sa tenue est obligatoire pour la plupart des entreprises B2C en Belgique.
Le livre de caisse enregistre toutes les transactions en espèces. Il est obligatoire si vous traitez régulièrement des paiements en espèces.
Les deux outils doivent être tenus à l'encre indélébile (ou via un outil numérique conforme), sans rature ni effacement : les erreurs se corrigent par une nouvelle entrée.
Les transactions B2B et les ventes internationales nécessitent toujours une facture et ne peuvent pas figurer dans le journal des recettes.
Accountable vous permet de gérer votre journal des recettes journalières en version digitale, conformément aux normes légales belges.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.