Pour encoder une dépense effectuée auprès d'un fournisseur situé en dehors de l'Union européenne, la procédure diffère selon qu'il s'agit d'un achat de biens ou d'un achat de services.
Voici comment encoder correctement ces dépenses dans Accountable et respecter vos obligations TVA.
A. Pour les achats de biens
Lors de l'importation de biens en provenance de l'extérieur de l'UE, la TVA est due à l'entrée des marchandises dans l'Union européenne. Cette TVA peut ensuite être déduite dans votre déclaration de TVA.
🚨 Important :
Pour éviter les erreurs lors de la soumission de votre déclaration de TVA, encodez à la fois la facture du fournisseur (sans TVA) et la facture du transporteur (avec TVA) dans la même déclaration de TVA.
🧾 Comment encoder vos factures dans Accountable ?
Lors d'un achat de biens en dehors de l'Union européenne, vous devez encoder deux types de factures pour respecter vos obligations TVA :
La facture du fournisseur (hors TVA)
La facture du transporteur (avec TVA et autres frais)
Ces deux documents doivent être encodés dans la même déclaration de TVA, afin d'éviter toute erreur ou omission en cas de contrôle fiscal.
✅ 1. Encoder la facture du fournisseur (hors TVA)
Allez dans Dépenses > Uploader une nouvelle dépense et sélectionnez le document.
Cliquer sur "Revoir maintenant".
A la question : "S'agit-il d'une facture en bonne et due forme ? " - répondez "Non"
Taux de TVA : sélectionnez 0 %, et sélectionnez "Il s'agit d'un achat hors UE"
Entrez le montant total de la facture hors TVA.
Si la facture est en devise étrangère, sélectionnez simplement la devise utilisée : le système appliquera automatiquement le taux de change en vigueur à la date de paiement pour convertir le montant en EUR.
✅ 2. Encoder la facture du transporteur (TVA + autres frais)
Capture d'écran ci-dessous : la facture du transporteur encodée.
Allez dans Dépenses > Uploader une nouvelle dépense et sélectionnez la facture du transporteur.
À la question "Est-ce qu'il s'agit d'une facture ?", répondez Oui si votre numéro de TVA y est mentionné.
Catégorie : choisissez TVA à l'importation et autres coûts d'importation.
TVA à la douane : encodez uniquement le montant payé pour la TVA à l'importation.
→Pour cette catégorie, n'entrez que le montant payé à la douane.
➡️ Dans ce cas, 483,59 €.
Pour la ligne "Duty" (droits de douane), ajoutez une nouvelle ligne (Article #1) avec le montant concerné et un taux de TVA à 0 %.
➡️ Dans ce cas : 36,85 € :
Cliquez sur "Ajouter d'autres frais d'importation", puis saisissez les frais supplémentaires dans l'Article #2 avec un taux de TVA de 21 %.
➡️ Dans cet exemple, le montant est de 23,60 € TVAC :
🛠️ Encodage étape par étape de la facture du transporteur
Étape | Action |
1. Télécharger la facture | 📥 Allez dans Dépenses > Uploader une nouvelle dépense et sélectionnez la facture du transporteur. |
2. Vérifier la facture | ✅ Vérifiez que votre numéro de TVA figure sur la facture et répondez "Oui" à la question correspondante. |
3. Choisir la catégorie | 📊 Sélectionnez "TVA à l'importation et autres coûts d'importation". |
4. Saisir la TVA à la douane | 💸 Encodez uniquement le montant de la TVA payée à la douane (ex. 483,59 €). |
5. Ajouter les droits de douane | 🛋️ À l'article n° 1, saisissez le montant (ex. 36,85 €) avec un taux de TVA de 0 %. |
6. Ajouter les frais annexes | 📦 Cliquez sur "Ajouter d'autres frais d'importation" et ajoutez les frais (ex. 23,60 €) avec un taux de TVA de 21 %. (Article n° 2) |
7. Vérification finale et sauvegarde | ✔️ Vérifiez que toutes les données sont correctes, y compris la TVA déductible, puis 💾 sauvegardez la dépense. |
📌 Résumé des catégories de dépenses et des taux de TVA
Catégorie | Taux de TVA | Description |
Approvisionnement et marchandises > sélectionnez la sous-catégorie correspondante | 0 % | Fournisseur hors UE, montant hors TVA |
TVA à l'importation et autres coûts d'importation | TVA mentionnée sur la facture | Montant payé à la douane pour la TVA à l'importation uniquement |
Autres coûts d'importation, droits de douane ("Duty") | 0 % | Taxe douanière non soumise à la TVA |
Autres coûts d'importation (livraison, gestion, etc.) | 21 % | Frais annexes facturés par le transporteur, soumis à la TVA belge |
💡 Appliquez toujours le taux de TVA correspondant à chaque article, tel qu'indiqué sur la facture.
👨🏻🏫 Bonnes pratiques
Créez une ligne distincte pour chaque élément de la facture.
Appliquez toujours le taux de TVA mentionné sur la facture.
Ne regroupez pas des frais soumis à des taux différents dans une même ligne.
📊 Implications pour vos déclarations fiscales
1. Déclaration TVA
Le montant de la TVA déductible sera automatiquement ajouté à la grille 59.
Exemple : 483,59 € + 4,10 € = 487,69 €
💡 Le montant de la TVA déductible dépend du pourcentage d'utilisation professionnelle.
2. Déclaration IPP
Le montant hors TVA (par exemple, 56,35 €) est déductible dans votre déclaration IPP, proportionnellement à votre usage professionnel.
À retenir
Encodez toujours la facture du fournisseur (hors TVA) et la facture du transporteur (avec TVA) dans la même déclaration de TVA.
Appliquez le taux de TVA correspondant à chaque article tel qu'il figure sur la facture.
La TVA déductible est automatiquement reportée en grille 59 ; son montant dépend de votre usage professionnel.
Le montant hors TVA de la facture du fournisseur est déductible dans votre déclaration IPP, au prorata de l'usage professionnel.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.
B. Pour les achats de services
Lorsque vous achetez un service auprès d'un fournisseur situé en dehors de l'Union européenne, la facture ne mentionne généralement pas de TVA. Vous êtes néanmoins tenu de déclarer cette TVA dans votre déclaration trimestrielle.
👉 Vous devez déclarer cette TVA et la récupérer dans la même déclaration. Pour une dépense 100 % professionnelle, il n'y aura donc aucun coût supplémentaire. Accountable effectue les calculs automatiquement.
🧾 Comment encoder votre facture dans Accountable ?
Allez dans Dépenses > Uploader une nouvelle dépense et sélectionnez le document.
"Est-ce qu'il s'agit d'une facture ?" Répondez Oui si votre numéro de TVA apparaît sur le document.
Catégorie : Choisissez la catégorie correspondant au type de service (dans l'exemple ci-dessous : achat de service de travaux et d'études) :
Devise étrangère ? Si la facture n’est pas en EUR, sélectionnez la devise utilisée.
💡 Le système appliquera automatiquement le taux de change en vigueur à la date de paiement.
Taux de TVA : Sélectionnez 0 %.
Motif de l’absence de TVA : Choisissez "Il s'agit d'un achat en dehors de l'UE".
Sauvegardez la dépense.
📋 Tableau récapitulatif : encoder une facture de service hors UE
Étape | Action |
1. Télécharger le document | 📥 Allez dans Dépenses > Uploader une nouvelle dépense et sélectionnez la facture. |
2. Vérifier la facture | ✅ Répondez Oui si votre numéro de TVA apparaît sur la facture. |
3. Choisir la catégorie | 📊 Sélectionnez la catégorie correspondant au type de service (ex. Travaux et études). |
4. Devise étrangère | 💱 Si la facture est en devise étrangère, sélectionnez la devise : Accountable applique automatiquement le taux de change. |
5. Choisir le taux de TVA | 🧮 Sélectionnez 0 % de TVA. |
6. Motiver l'absence de TVA | ✏️ Choisissez "Il s'agit d'un achat en dehors de l'UE". |
7. Sauvegarder | 💾 Vérifiez les informations et sauvegardez la dépense. |
📊 Implications pour vos déclarations fiscales
1. Déclaration TVA
Si la dépense est 100 % professionnelle, le même montant de TVA apparaît deux fois dans votre déclaration :
Une fois comme TVA due,
Et une fois comme TVA déductible.
➡️ Résultat : aucun impact financier.
Les montants sont automatiquement répartis dans les cases suivantes :
56 : TVA due sur l'achat
59 : TVA déductible
82 : Montant HTVA du service acheté
87 : Rappel du type d'achat (hors UE ou cocontractant)
🔁 Si l'usage professionnel est inférieur à 100 %
Le montant total de la TVA apparaît dans la case 57 (TVA due).
La TVA déductible est calculée au prorata de l'usage professionnel et reprise dans la case 59.
➡️ Exemple : pour une facture de 100 € HTVA avec 21 € de TVA et un usage professionnel de 50 % :
Case 57 = 21 €
Case 59 = 10,50 €
La différence (10,50 €) reste à payer
2. Déclaration IPP
Le montant HTVA de la dépense (par ex. 1 760,21 €) est également déductible au prorata de votre usage professionnel.
👉 Pour un usage professionnel de 50 %, le montant déductible dans votre déclaration IPP sera de 880,105 €.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.