Koop je goederen of diensten van een leverancier buiten de Europese Unie terwijl je geregistreerd bent als zelfstandige?
Je kunt zulke uitgaven van internationale handelaars, zelfstandigen of bedrijven gewoon inboeken in Accountable. Dit artikel legt uit hoe je dat stap voor stap doet, zowel voor aankopen van goederen als voor diensten.
A. Voor aankopen van goederen:
Bij het importeren van goederen van buiten de EU is btw verschuldigd bij binnenkomst in de Europese Unie. Deze btw kun je aftrekken in je btw-aangifte.
🚨 Belangrijk:
Boek zowel de factuur van de leverancier (zonder btw) als de factuur van de vervoerder (met btw) in dezelfde btw-aangifte (periode) om fouten bij het indienen te voorkomen.
🧾 Hoe boek je je facturen in Accountable?
Wanneer je goederen aankoopt van buiten de Europese Unie, moet je twee soorten facturen registreren om aan je btw-verplichtingen te voldoen:
De leveranciersfactuur (zonder btw)
De factuur van de transporteur (met btw en andere invoerkosten)
Beide documenten moeten worden opgenomen in dezelfde btw-aangifte, om fouten of weglatingen bij een controle te vermijden.
✅ 1. De leveranciersfactuur registreren (zonder btw)
Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave uploaden en selecteer het relevante document.
Selecteer "Nee" bij de vraag "Is dit een factuur?", ook als het in werkelijkheid wel een echte factuur is.
Btw-tarief: kies 0%, omdat de leverancier buiten de EU is gevestigd.
Vul het totaalbedrag van de factuur exclusief btw in.
Als de factuur in een andere valuta is, zet het bedrag dan om naar EUR op basis van de wisselkoers op de betalingsdatum.
✅ 2. De factuur van de transporteur registreren (btw + extra kosten)
De onderstaande screenshot toont de gecodeerde factuur van de vervoerder:
Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave uploaden en selecteer de factuur van de transporteur.
Bij de vraag "Is dit een factuur?", kies Ja, als je btw-nummer op de factuur staat.
Categorie: kies Invoer-btw en andere invoerkosten.
Invoer-btw: vul enkel het bedrag in dat aan de douane is betaald voor de btw:
➡️ Voorbeeld: € 483,59:
Voor de regel "Douanerechten (Duty)", voeg een nieuwe regel toe (regel 1) met het betreffende bedrag en een btw-tarief van 0%.
➡️ Voorbeeld: € 36,85:
Klik op "Andere invoerkosten toevoegen", en vul de extra kosten in bij regel 2 met een btw-tarief van 21%.
➡️ Voorbeeld: € 23,60 incl. btw:
🛠️ Hoe registreer je de factuur van de transporteur stap voor stap?
Stap | Actie |
1. Upload de factuur | 📥 Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave uploaden en selecteer de factuur van de transporteur. |
2. Controleer de factuur | ✅ Zorg dat je btw-nummer op de factuur staat en kies "Ja" bij de vraag. |
3. Kies de juiste categorie | 📊 Selecteer "Invoer-btw en andere invoerkosten". |
4. Voer de invoer-btw in | 💸 Vul alleen het bedrag aan btw betaald aan de douane in (bijv. €483,59). |
5. Voeg douanerechten toe | 🛋️ Voeg een extra regel toe (regel 1) voor het bedrag "Duty" (bijv. €36,85) met 0% btw. |
6. Voeg extra kosten toe | 🚚 Klik op "Andere invoerkosten toevoegen" en voer het bedrag in (bijv. €23,60) met 21% btw. |
7. Controleer en sla op | ✔️ Controleer alle gegevens, inclusief de aftrekbare btw, en sla de uitgave op. |
📌 Overzicht van categorieën en btw-tarieven
Categorie | Btw-tarief | Omschrijving |
Handelsgoederen en grondstoffen > selecteer de juiste subcategorie | 0% | Leverancier buiten de EU, bedrag exclusief btw |
Invoer-btw en andere invoerkosten | Zoals vermeld op de factuur (bv. 0%, 21%) | Btw betaald aan de douane voor invoerdoeleinden |
Andere invoerkosten, "Duty" | 0% | Douanerechten die niet aan btw onderworpen zijn |
Andere invoerkosten (verzending, afhandeling…) | 21% 🇧🇪 | Extra kosten aangerekend door de transporteur, onderworpen aan Belgische btw |
💡 Pas altijd het btw-tarief toe dat overeenkomt met elk afzonderlijk artikel, zoals vermeld op de factuur.
👨🏻🏫 Welke beste praktijken moet je volgen?
Maak een aparte regel voor elk onderdeel van de factuur.
Pas altijd het btw-tarief toe dat op de factuur staat.
Combineer geen kosten met verschillende btw-tarieven in dezelfde regel.
📊 Wat is de fiscale impact bij je aangifte?
1. Btw-aangifte
Het aftrekbare btw-bedrag wordt automatisch opgenomen in vak 59 van je btw-aangifte.
Voorbeeld: €483,59 + €4,10 = €487,69
💡 Dit bedrag is aftrekbaar volgens het percentage van je professioneel gebruik.
2. Aangifte inkomstenbelasting
Het bedrag exclusief btw (bijv. €56,35) is ook aftrekbaar in je belastingaangifte, proportioneel aan je beroepsmatig gebruik.
Belangrijkste punten
Registreer bij goederenaankopen buiten de EU altijd twee facturen: de leveranciersfactuur (0% btw) en de factuur van de transporteur (met invoer-btw en extra kosten).
Boek beide facturen in dezelfde btw-aangifte om fouten bij een controle te vermijden.
Maak een aparte regel voor elk onderdeel met een ander btw-tarief.
Bij diensten van buiten de EU geeft Accountable de btw automatisch zowel als verschuldigd als aftrekbaar aan, zodat er voor 100% professioneel gebruik geen financieel effect is.
Het aftrekbare bedrag exclusief btw verschijnt automatisch in je aangifte inkomstenbelasting, proportioneel aan je professioneel gebruik.
B. Voor aankopen van diensten:
Wanneer je een dienst aankoopt bij een leverancier buiten de Europese Unie, ontvang je meestal een factuur zonder btw. Toch ben je verplicht om deze btw aan te geven in je kwartaalaangifte.
👉 Je moet deze btw aangeven en tegelijkertijd aftrekken in dezelfde aangifte. Voor een uitgave die 100% professioneel is, heeft dit geen financiële impact. Accountable doet alle berekeningen automatisch voor je.
🧾 Hoe registreer je deze factuur in Accountable?
Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave uploaden en selecteer het document.
"Gaat het om een factuur?" Antwoord Ja, als je btw-nummer op het document staat.
Categorie: Kies de categorie die overeenkomt met het type dienst (bijvoorbeeld: Studies en advies):
Vreemde valuta? Als de factuur niet in euro is opgesteld, kies dan de gebruikte munt.
💡 Het systeem past automatisch de wisselkoers toe van de betaaldatum.Btw-tarief: Selecteer 0%.
Reden voor geen btw: Kies "Het gaat om een aankoop buiten de EU".
Bewaar de uitgave.
📋 Samenvattende tabel: dienstenfactuur van buiten de EU registreren
Stap | Actie |
1. Upload het document | 📥 Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave uploaden en selecteer de factuur. |
2. Controleer de factuur | ✅ Kies Ja als je btw-nummer op de factuur vermeld staat. |
3. Kies de juiste categorie | 📊 Selecteer de categorie die overeenkomt met het type dienst (bv. Studies en advies). |
4. Vreemde valuta | 💱 Als de factuur in een andere munt is, selecteer deze: Accountable past automatisch de wisselkoers toe. |
5. Selecteer het btw-tarief | 🧮 Selecteer 0% btw. |
6. Verklaring voor geen btw | ✏️ Kies "Het gaat om een aankoop buiten de EU". |
7. Opslaan | 💾 Controleer de gegevens en sla de uitgave op. |
📊 Wat is de fiscale impact bij je aangiftes?
1. Btw-aangifte
Als de uitgave 100% professioneel is, verschijnt hetzelfde btw-bedrag twee keer in je aangifte:
Eén keer als verschuldigde btw
Eén keer als aftrekbare btw. Resultaat: geen financieel effect.
De bedragen worden automatisch verdeeld over de volgende roosters:
56: Verschuldigde btw op de aankoop
59: Aftrekbare btw
82: Bedrag exclusief btw van de dienst
87: Type aankoop (buiten de EU of medecontractant)
🔁 Als het professioneel gebruik minder dan 100% is:
Het volledige btw-bedrag verschijnt in vak 57 (verschuldigde btw).
De aftrekbare btw wordt berekend op basis van het professioneel gebruik en verschijnt in vak 59.
Voorbeeld: een factuur van €100 excl. btw met €21 btw en 50% professioneel gebruik:
Rooster 57 = €21
Rooster 59 = €10,50
Het verschil (€10,50) blijft te betalen
2. Aangifte personenbelasting
Het bedrag exclusief btw (bijv. €1.760,21) is ook aftrekbaar volgens het percentage professioneel gebruik.
👉 Gebruik je deze dienst bijvoorbeeld 50% professioneel, dan is €880,11 aftrekbaar in je aangifte personenbelasting.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.