🎉 Nieuw: het dagontvangstenboek bestaat nu ook in een digitale versie, rechtstreeks in Accountable.
Je houdt je dagontvangstenboek voortaan bij in de app, zonder papier. Ontdek hoe in dit artikel over het digitale dagontvangstenboek.
Het artikel hieronder blijft nuttig als je je boek nog op papier bijhoudt, of als je het jaar liever op papier afwerkt voordat je overstapt naar de digitale versie.
Nauwkeurige financiële registratie is verplicht voor elk bedrijf in België, zeker als je contante betalingen accepteert of niet voor elke transactie een factuur uitreikt. Een kasboek en een ontvangstboek zijn daarvoor de twee belangrijkste instrumenten. Hieronder lees je wat ze zijn, wanneer je ze nodig hebt en hoe je ze correct bijhoudt.
Wat is het verschil tussen een kasboek en een ontvangstboek?
Het belangrijkste verschil tussen een kasboek en een ontvangstboek zit in het soort transacties dat ze registreren:
Ontvangstboek: Legt alle dagelijkse transacties vast waarvoor geen factuur wordt uitgeschreven, ongeacht de betaalmethode. Dit is vooral relevant voor bedrijven zoals kappers, schoonheidsspecialisten of winkeliers die veel directe klanttransacties hebben. Het ontvangstboek geeft een overzicht van die verkopen en maakt de verwerking ervan in de boekhouding eenvoudiger.
Kasboek: Registreert alle contante transacties, zowel inkomend als uitgaand. Denk aan contante betalingen van klanten, contante betalingen aan leveranciers, persoonlijke opnames uit de kassa en contante stortingen op bankrekeningen. Het kasboek zorgt voor een nauwkeurige registratie van je kasstroom en geeft je een duidelijk beeld van de totale inkomsten en uitgaven van je bedrijf.
1. Wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van een ontvangstboek
In België is een ontvangstboek verplicht voor bedrijven waar het niet gebruikelijk is om voor elke verkoop of dienst een factuur uit te reiken. Er zijn drie uitzonderingen:
🧾 Je reikt voor elke transactie altijd een factuur uit.
🧑🍳 Je gebruikt een gecertificeerd kassasysteem (SCE of "witte kassa").
🧮 Je werkt onder het forfaitaire btw-stelsel (let op: dit systeem wordt tegen 2028 afgeschaft).
💡 Ook bedrijven die gebruikmaken van het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen zijn verplicht een ontvangstboek bij te houden.
❗ B2B-transacties vereisen altijd een factuur. Ontvangstboeken zijn uitsluitend bedoeld voor B2C-transacties.
Hoe houd je een ontvangstboek correct bij?
Om te voldoen aan de regelgeving, houd je bij het bijhouden van een ontvangstboek rekening met de volgende richtlijnen:
Dagelijks bijwerken: Noteer je transacties elke dag, ook als er geen inkomsten zijn.
Dagelijkse totalen: Tel je dagelijkse inkomsten op. Voor bedragen boven €250 gebruik je aparte regels.
Btw-details vermelden: Geef aan welk btw-tarief van toepassing is op je verkopen.
Gebruik permanente inkt: Schrijf nooit met potlood.
Fouten correct verbeteren: Maak een nieuwe invoer voor correcties. Wis of streep oude invoeren niet onleesbaar door.
Invoeren nummeren: Alle pagina's en invoeren moeten opeenvolgend genummerd zijn.
Maandtotalen: Sluit elke maand af met een samenvattend totaal.
Btw-nummer vermelden: Noteer je btw-nummer op elke pagina.
Aanvullende aanbevelingen:
Bewaar bewijsstukken van alle inkomsten, zoals bonnetjes of afsprakenboeken.
Gebruik aparte ontvangstboeken voor elke locatie of vestiging van je bedrijf.
Houd een hoofdontvangstboek bij op je primaire bedrijfsadres.
💡 Traditionele papieren ontvangstboeken zijn verkrijgbaar bij de meeste kantoorboekhandels. Digitale oplossingen die voldoen aan de wettelijke normen zijn een efficiënt alternatief voor het registreren van je gegevens.
2. Wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van een kasboek
Als je bedrijf contante transacties verwerkt, is een kasboek een onmisbaar hulpmiddel. Je noteert daarin elke geldbeweging in of uit de kassa. Voorbeelden:
Wanneer klanten je contant betalen.
Wanneer je een leverancier contant betaalt.
Wanneer je geld uit de kassa haalt voor persoonlijk gebruik.
Wanneer je eigen geld toevoegt aan de kassa.
Wanneer je contant geld uit de kassa stort op je bankrekening.
Wanneer je geld opneemt van de bank om in de kassa te leggen.
Door deze transacties vast te leggen, houd je een nauwkeurig overzicht van je kasstroom bij. Dat is nuttig voor je eigen financieel overzicht en geeft je inzicht in je totale inkomsten en uitgaven.
Een kasboek bijhouden is verplicht voor ondernemers die regelmatig contante betalingen verwerken. Werk je slechts af en toe met contant geld, dan ben je niet verplicht een kasboek bij te houden.
Een kasboek is verplicht voor ondernemers die regelmatig contante betalingen verwerken. Werk je slechts af en toe met contant geld, dan ben je niet verplicht er een bij te houden.
Hoe houd je een kasboek correct bij?
Elke transactie noteer je op een aparte regel in je kasboek. Heb je meerdere kleine betalingen, dan kun je die groeperen en als een dagtotaal registreren.
Neem voor elke invoer de volgende gegevens op:
Datum: De dag waarop de transactie plaatsvond.
Omschrijving: Waarvoor de transactie was (bijv. "betaling aan leverancier" of "klantaankoop").
Bedrag: De waarde van de inkomst of uitgave.
Huidig saldo: Het contante bedrag in de kassa na de transactie.
💡 Net als een ontvangstboek moet je kasboek overzichtelijk zijn, zonder doorgestreepte of gewiste invoeren. Ontdek je een fout, voeg dan een nieuwe correctieregel toe in plaats van iets door te strepen of te wissen.
Een voorgedrukt kasboek is verkrijgbaar bij de meeste kantoorboekhandels. Je kunt ook digitale hulpmiddelen gebruiken voor eenvoudiger beheer.
Hoe integreer je je kasboek in de boekhouding?
Enkelvoudige boekhouding: Gebruik je als zelfstandige een vereenvoudigde boekhouding, dan hoef je je kasboek niet te koppelen aan een boekhoudprogramma. Het volstaat om je kasboek correct bij te houden en beschikbaar te hebben bij een eventuele controle.
Dubbele boekhouding: Gebruik je een dubbele boekhouding, dan koppel je je kasboek aan de andere onderdelen van je boekhouding, zoals de inkoop-, voorraad- en verkoopregistraties. Zo blijven je financiële gegevens correct met elkaar verbonden in je boekhoudsoftware.
Hoe stel je een dagontvangstenboek op en verwerk je het in Accountable?
Het correct opstellen en verwerken van een dagontvangstenboek in Accountable is cruciaal om te voldoen aan de Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het correct bijhouden en inboeken van een dagontvangstenboek.
1. Het dagontvangstenboek opstellen
Bij het opstellen van een dagontvangstenboek noteer je dagelijks alle inkomsten waarvoor geen factuur is uitgeschreven. Houd daarbij de volgende richtlijnen aan:
Datum: Vermeld elke dag afzonderlijk.
Dagelijkse omzet: Registreer alle contante en elektronische betalingen waarvoor geen factuur is uitgeschreven.
Transactiebedrag: Noteer het totaalbedrag per dag. Bedraagt een enkele verkoop meer dan €250, dan stel je een factuur op of vermeld je dit op een aparte regel.
Btw-specificatie: Vermeld de toegepaste btw-tarieven (0%, 6%, 12% of 21%) per omzetgroep.
Nummering: Alle boekingen moeten opeenvolgend genummerd worden en per maand afgesloten worden met een totaaloverzicht.
Je maakt elke dag minstens één inschrijving in je dagontvangstenboek. Ook bij verlof, ziekte of sluiting schrijf je een nulontvangst in.
❗ Bij een controle moet je bewijsstukken zoals kasbonnetjes, verkoopbonnen en je agenda kunnen voorleggen. Elke verkoop of geleverde dienst moet afzonderlijk geregistreerd zijn. Alleen de dagelijkse totalen noteren is niet voldoende. Houd alles dus goed bij.
Een dagontvangstenboek moet een officieel, fysiek of digitaal boek zijn met opeenvolgend genummerde en verbonden pagina's. Losse bladen zijn niet toegestaan. Digitale versies mogen geen Excel-bestanden zijn, maar moeten voldoen aan specifieke beveiligingsnormen.
Je mag geen gegevens verwijderen of onleesbaar maken. Doorstrepen is toegestaan zolang de oorspronkelijke tekst leesbaar blijft. Ontdek je een fout, corrigeer die dan met een aparte invoer op het moment dat je de fout opmerkt.
Vul je ontvangsten in met onuitwisbare inkt, dus niet met potlood.
2. Dagontvangsten inboeken in Accountable
Om het dagontvangstenboek correct te registreren in Accountable, volg je deze stappen:
Ga naar de sectie ‘Inkomsten’ in de Accountable-app.
Selecteer ‘Voeg een andere inkomst toe’ om een nieuwe invoer te maken.
Voer de datum in waarop de verkopen zijn geregistreerd.
Geef het totale bedrag van de dagomzet in, waarbij enkel transacties onder de €250 zonder factuur in het ontvangstboek mogen staan.
Selecteer het btw-tarief dat van toepassing is op de omzet. Maak per btw-tarief een aparte item aan in Accountable.
Upload een scan van de pagina zoals een kopie van het papieren ontvangstboek of een digitaal overzicht.
Bevestig de invoer en zorg ervoor dat deze correct in je boekhouding wordt opgenomen.
💡 Belangrijke aandachtspunten:
Voor transacties boven €250 stel je een aparte factuur op. Neem deze niet op in het dagontvangstenboek.
Internationale verkopen vereisen altijd een factuur en kunnen niet in het dagontvangstenboek worden verwerkt, ongeacht of de klant een particulier of een onderneming is.
Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je dagontvangstenboek correct wordt verwerkt in Accountable.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.