Dokumentfliken i arbetsordermodalen låter dig hantera alla filer som hör till en arbetsorder. Här kan du ladda upp bilder, ritningar, kvitton och andra dokument som är relevanta för arbetet. Alla i organisationen kan se och ladda upp dokument på en arbetsorder.

:::video :::

Dokumentvy

Dokumentfliken visar alla uppladdade filer i ett rutnät med miniatyrbilder. Varje dokument visas som ett kort med:

Kort för bildfiler visar en miniatyrbild av bilden. Kort för andra filtyper (till exempel pdf eller dokument) visar en färgad ikon med filens typ.

Håll muspekaren över miniatyrbilden för att se filinformation: filnamn, filtyp, storlek, datum och tid för uppladdningen och vem som laddade upp filen.

Dokument på hem-fliken

Hem-fliken har kortet Dokument, som visar samma dokument som fliken Dokument så att du ser dem utan att byta flik. Kortet visar de fyra senast uppladdade dokumenten som miniatyrbilder, och en fil som inte är en bild visas med sin filtyp. Har arbetsordern fler än fyra dokument klickar du på Alla dokument för att visa resten, och på Visa färre för att fälla ihop dem igen. Klicka på en miniatyrbild för att öppna förhandsvisningen. Plusknappen Lägg till dokument öppnar filväljaren, och alla roller kan ladda upp dokument. Kortet kan flyttas och döljas som övriga kort, se Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Dokumentkolumnen är dold som standard i arbetsorderlistan. Så här visar du den:

Kolumnen visar antalet dokument på varje arbetsorder. Arbetsorder utan dokument visar ingen siffra. Håll muspekaren över siffran för att se miniatyrer av arbetsorderns dokument, så hittar du rätt arbetsorder utan att öppna den. Filnamn och titlar visas inte i förhandsvisningen, och filer som saknar miniatyrbild visas som tomma rutor.

Du kan ladda upp flera filer samtidigt – antingen via dra och släpp eller genom filväljaren.

Dra och släpp

Det enklaste sättet att ladda upp filer är att dra dem från din dator och släppa dem på arbetsordermodalen. Du kan markera och dra flera filer samtidigt. Vad som händer beror på vilken flik du står på:

Filer som går att läsa av som inköp är JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF och PDF. När filerna sparas som dokument växlar vyn automatiskt till Dokumentfliken och uppladdningen startar.

Ladda upp dokument-knappen

Du kan också klicka på knappen Ladda upp dokument för att öppna filväljaren. I filväljaren kan du markera flera filer genom att hålla ned Ctrl (Windows) eller Cmd (Mac) medan du klickar på filerna du vill ladda upp.

Från ett meddelande

Bilagor som skickats i en chatt kan sparas hit direkt. Välj "Spara i ordern" i punktmenyn på meddelandet, så hamnar bilagorna bland arbetsorderns dokument. Bilagan ligger kvar i konversationen också.

Uppladdningsbegränsningar

Om du försöker ladda upp fler än 20 filer samtidigt laddas de första 20 upp och resten hoppas över. Om en fil är större än 100 MB visas ett felmeddelande och filen laddas inte upp. Detsamma gäller en tom fil, alltså en fil på 0 byte: den laddas inte upp, och felmeddelandet säger att filen är tom. En fil vars namn saknar filändelse, till exempel en fil som heter "Ritning" i stället för "Ritning.pdf", laddas inte heller upp. Byt namn på filen så att namnet slutar med en filändelse, till exempel .pdf, och ladda upp den igen.

Uppladdningsförlopp

När du laddar upp flera filer visas en förloppsindikator för varje fil. Filerna laddas upp parallellt (upp till 3 samtidigt) för snabbare uppladdning.

Öppnar du ett dokument som du fortfarande laddar upp i samma flik visar förhandsvisningen en laddningsindikator tills uppladdningen är klar, och sedan dokumentet. Under tiden är Ladda ner dokumentet och Läs av som inköp nedtonade. Misslyckas uppladdningen stängs förhandsvisningen och ett felmeddelande visas.

Om en uppladdning misslyckas kan du försöka igen genom att klicka på Försök igen.

Namnkonflikt vid uppladdning

Om du laddar upp en fil med samma namn som en befintlig fil visas en dialog där du kan välja:

OBS: Du måste välja ett alternativ innan uppladdningen fortsätter.

Att ersätta raderar den befintliga filen. Får du inte radera den är Ersätt nedtonad, och håller du muspekaren över den står det varför. Välj då Byt namn. Vem som får radera ett dokument beskrivs under Radera dokument.

Har kunden ett dokument på sitt kundkort som ska med på arbetsordern, till exempel ett avtal eller en ritning, behöver du inte ladda ner det och ladda upp det igen. Klicka på Från kundkortet bredvid Ladda upp dokument på Dokumentfliken och välj dokumentet i listan. Det läggs till på arbetsordern direkt.

Listan visar kundkortets dokument som inte redan finns på arbetsordern. Ett dokument med samma filnamn som ett dokument på arbetsordern visas inte.

Arbetsordern får en egen kopia av dokumentet. Ändrar du titel eller beskrivning, eller raderar dokumentet, på arbetsordern påverkas inte kundkortet, och tvärtom.

Knappen finns bara på arbetsordrar, inte på offerter. Har arbetsordern ingen kund är knappen nedtonad.

Miniatyrrutnätet

Alla dokument visas i ett responsivt rutnät. Håll muspekaren över ett dokuments miniatyrbild för att se filinformationen, eller klicka på det för att öppna förhandsvisningen. Med tangentbordet når du miniatyrbilden med Tab, som då visar filinformationen, och öppnar förhandsvisningen med Enter eller mellanslag. I förhandsvisningen flyttar Tab dig bara mellan dess egna knappar och fält.

Förhandsvisning

När du klickar på ett dokument öppnas en helskärmsvisning med:

Informationspanelen

Klicka på info-ikonen (i) i verktygsfältet för att visa eller dölja informationspanelen. Panelen visar:

I förhandsvisningen kan du bläddra mellan dokument:

Pilknapparna är nedtonade när det inte finns något föregående eller nästa dokument, och håller du muspekaren över en står det varför. På samma sätt är zoomknapparna nedtonade vid minsta och största zoom, och Ångra och Gör om när det inte finns något att ångra eller göra om. Har du skrivit anteckningar på en pdf som du inte har sparat frågar Mowin först om du vill spara dem, lämna utan att spara eller avbryta.

När du förhandsvisar en bild eller en pdf kan du zooma in för att se detaljer utan att ladda ner filen. Musen zoomar bara bilder. En pdf zoomar du med knapparna i verktygsfältet eller med tangenterna, och du flyttar dig i den genom att rulla eller genom att dra sidan med musen. Att dra flyttar sidan bara när inget anteckningsverktyg är valt, eftersom verktyget annars använder musen. På en pdf är 100 % sidan anpassad till förhandsvisningens bredd.

Zooma med musen

När du zoomar med musen zoomar bilden mot den punkt där markören står. Markören visar vad nästa klick gör: ett förstoringsglas med plus när ett klick zoomar in, med minus när du håller ned Alt eller Skift, och en hand när bilden är fullt inzoomad och bara kan panoreras. Att dra bilden zoomar aldrig, så du kan panorera fritt utan att zoomnivån ändras.

Zooma med verktygsfältet

I verktygsfältet finns tre knappar för bilder och pdf-filer:

Minsta zoomnivå är 100 % och högsta är 800 %. När du har zoomat in återställs zoomen automatiskt om du bläddrar till nästa eller föregående dokument.

Du kan skriva text, rita och markera direkt på en pdf i förhandsvisningen och spara resultatet i Mowin, utan att ladda ner filen och ladda upp den igen. Alla som kan ladda upp dokument på arbetsordern kan skriva anteckningar. På ett kundkort kräver det behörigheten Hantera kunder för kunden, och utan den är anteckningsverktygen nedtonade.

Verktygen

När en pdf är öppen finns de här knapparna i verktygsfältet:

Klicka på ett verktyg för att välja det och klicka på det igen för att lägga ifrån dig det. Medan ett verktyg är valt bläddrar piltangenterna inte mellan dokument, och tangenterna +, – och 0 zoomar inte.

Spara

När du sparar laddas pdf:en med dina anteckningar upp som ett nytt dokument bredvid originalet. Originalet ändras aldrig. Det nya dokumentet får originalets namn med tillägget (anteckningar), till exempel Ritning (anteckningar).pdf. Sparar du anteckningar på samma pdf en gång till får nästa dokument ett nummer, till exempel Ritning (anteckningar 2).pdf.

Förhandsvisningen stängs först när det nya dokumentet är uppladdat, och under tiden går det inte att bläddra eller stänga den. Misslyckas uppladdningen visas ett felmeddelande och anteckningarna ligger kvar, så att du kan spara igen.

Osparade anteckningar

Anteckningarna finns bara i förhandsvisningen tills du sparar dem. Försöker du stänga förhandsvisningen eller bläddra till ett annat dokument innan dess frågar Mowin vad du vill göra:

Anteckningar skriver du i Mowin i webbläsaren. I Mowins mobilappar går det inte.

Du kan stänga förhandsvisningen på två sätt:

Har du ett anteckningsverktyg valt lägger det första klicket eller den första tryckningen bara ifrån dig verktyget. Har du osparade anteckningar frågar Mowin först om du vill spara dem, lämna utan att spara eller avbryta.

Titel

Klicka i titelfältet och skriv en titel. Ändringen sparas automatiskt när du klickar utanför fältet eller trycker på Enter.

Beskrivning

Klicka i beskrivningsfältet och skriv en beskrivning. Ändringen sparas automatiskt när du klickar utanför fältet.

Du kan redigera titel och beskrivning både i dokumentkortet i rutnätet och i informationspanelen i förhandsvisningen.

Enskilt dokument

I förhandsvisningen klickar du på nedladdningsikonen i verktygsfältet. Filen öppnas i en ny flik i webbläsaren där du kan spara den.

Alla dokument

Klicka på Ladda ner alla i flikens sidhuvud för att ladda ner alla dokument som en zip-fil. En bekräftelsedialog visas med antalet dokument som kommer att laddas ner.

I förhandsvisningen av en bild eller en pdf klickar du på Skriv ut (skrivarikonen) i verktygsfältet, eller trycker Ctrl+P (Cmd+P på Mac). Webbläsarens utskriftsdialog öppnas med bara dokumentet, en sida per pappersark. En pdf skrivs ut med alla sidor och med anteckningar du har gjort men inte sparat. Det tar en liten stund att förbereda en pdf med många sidor, och under tiden visas en laddningsindikator.

Medan en pdf laddas är Skriv ut nedtonat. Vissa pdf-formulär går inte att skriva ut från förhandsvisningen, och då är Skriv ut nedtonat med texten "Formuläret går inte att skriva ut härifrån". Ladda ner formuläret och skriv ut det från ett pdf-program i stället. Detsamma gäller filer som inte kan förhandsvisas: ladda ner dem och skriv ut från programmet som öppnar dem.

I förhandsvisningen klickar du på raderingsikonen (papperskorg) i verktygsfältet. En bekräftelsedialog visas innan dokumentet raderas.

Du kan bara radera ett dokument i taget. Det finns ingen funktion för att markera och radera flera dokument samtidigt.

OBS: På en arbetsorder kan den som laddade upp ett dokument alltid radera det. Andras dokument kräver behörigheten Ta bort andras dokument på arbetsordern, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början. På en offert kan den som laddade upp dokumentet alltid radera det, och andras dokument kräver behörigheten Ta bort dokument på offerten, som från början bara rollen Administratör har. På ett kundkort kräver all radering behörigheten Hantera kunder för alla kunder, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början, och även den som själv laddade upp dokumentet behöver den. Är raderingsikonen nedtonad får du inte radera det aktuella dokumentet, och håller du muspekaren över den står det varför.

Har du fått en leverantörsfaktura eller ett kvitto som pdf och sparat den under Dokument, kan du låta Mowin läsa av den direkt där den ligger. Du behöver alltså inte ladda ner filen och skanna in den på nytt.

I förhandsvisningen klickar du på Läs av som inköp i verktygsfältet. Avläsningen tar några sekunder, och under tiden visas en laddningsindikator över dokumentet. När den är klar öppnas Hantera inköp på fliken Leverantörsfakturor med det avlästa dokumentet framme, redo att placeras på arbetsordern.

När visas knappen?

Saknas knappen är något av villkoren ovan inte uppfyllt. Knappen kräver också behörigheten Hantera inköp, som alla roller har från början. Saknar du den är knappen nedtonad, och orsaken visas när du håller muspekaren över den.

Vanliga svar

Misslyckas en avläsning skapas inget inköp alls, så du kan alltid försöka igen. Meddelandet visas direkt när du klickar, det dyker inte upp i någon lista i efterhand.

Du kan sortera dokumenten i rutnätet efter:

Använd sökfältet för att filtrera dokument. Sökningen letar i:

Sökresultaten visas direkt medan du skriver.

Bildformat

Bilder visas med full förhandsvisning. Systemet stöder de flesta bildformat inklusive jpg, png, gif, webp, och många fler.

Pdf-filer

Pdf-filer visas direkt i förhandsvisningen med alla sidor under varandra. Du kan zooma i dem och skriva anteckningar på dem, se Skriva anteckningar på en pdf.

Övriga filer

För filtyper som inte kan förhandsvisas visas meddelandet "Förhandsvisning ej tillgänglig". Du kan fortfarande ladda ner filen för att öppna den i ett lämpligt program.

Om inga dokument finns uppladdade visas meddelandet:

"Inga dokument tillagda på den här arbetsordern. Dra och släpp en fil här för att ladda upp."

I arbetsorderns navigeringsfält visas antalet dokument som en siffra bredvid fliken Dokument. Detta ger en snabb överblick utan att behöva öppna fliken.

Hur laddar jag upp dokument?
Du kan antingen dra och släppa filer på Dokumentfliken, eller klicka på knappen "Ladda upp dokument" för att välja filer. Du kan ladda upp flera filer samtidigt. Släpper du filer på en annan flik kan de läsas av som inköp i stället, se Dra och släpp ovan.

Hur laddar jag upp flera filer samtidigt?
Markera flera filer i Utforskaren eller Finder och dra dem till Dokumentfliken. Du kan också klicka på "Ladda upp dokument" och hålla ned Ctrl (Windows) eller Cmd (Mac) för att markera flera filer i filväljaren.

Hur många filer kan jag ladda upp samtidigt?
Du kan ladda upp max 20 filer åt gången. Om du behöver ladda upp fler, gör det i flera omgångar.

Hur stor får en fil vara?
Varje fil får vara max 100 MB. Filer som är större visas med ett felmeddelande och laddas inte upp.

Vad händer om en uppladdning misslyckas?
Om en fil inte kunde laddas upp visas ett felmeddelande. Du kan klicka på "Försök igen" för att ladda upp filen på nytt.

Vilka filtyper kan jag ladda upp?
Du kan ladda upp alla typer av filer. Bilder och pdf-filer kan förhandsvisas direkt i Mowin, medan andra filtyper måste laddas ner för att öppnas.

Varför kan jag inte radera ett dokument?
På en arbetsorder kan den som laddade upp ett dokument alltid radera det. Andras dokument kräver behörigheten Ta bort andras dokument på arbetsordern, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början. På en offert kan den som laddade upp dokumentet alltid radera det, och andras dokument kräver behörigheten Ta bort dokument på offerten, som från början bara rollen Administratör har. På ett kundkort kräver all radering behörigheten Hantera kunder för alla kunder, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början, och även den som själv laddade upp dokumentet behöver den. Om du inte ser raderingsikonen har du inte behörighet.

Hur ändrar jag titel eller beskrivning på ett dokument?
Klicka i titel- eller beskrivningsfältet på dokumentkortet eller i informationspanelen i förhandsvisningen. Ändringarna sparas automatiskt när du klickar utanför fältet.

Hur laddar jag ner alla dokument på en gång?
Klicka på "Ladda ner alla" i flikens sidhuvud. Alla dokument laddas ner som en zip-fil.

Vad händer om jag laddar upp en fil med samma namn som en befintlig?
En dialog visas där du kan välja att ersätta den befintliga filen eller byta namn på den nya. Om du väljer "Ersätt" tas den gamla filen bort. Om du väljer "Byt namn" får den nya filen ett nummer tillagt, till exempel dokument (1).pdf. Får du inte radera den befintliga filen är Ersätt nedtonad. Välj då Byt namn, så får den nya filen ett nummer tillagt.

Kan jag se vem som laddade upp ett dokument?
Ja, håll muspekaren över dokumentets miniatyrbild i rutnätet. Då visas vem som laddade upp dokumentet och vilket datum och vilken tid det laddades upp. Samma uppgifter finns i informationspanelen i förhandsvisningen.

Hur navigerar jag mellan dokument i förhandsvisningen?
Använd pilknapparna i verktygsfältet eller tryck på vänster- och högerpil på tangentbordet.

Kan jag förhandsvisa alla filtyper?
Bilder och pdf-filer kan förhandsvisas. För andra filtyper visas "Förhandsvisning ej tillgänglig" och du måste ladda ner filen.

Hur stänger jag förhandsvisningen?
Klicka på den mörka bakgrunden utanför dokumentet, eller tryck på Escape.

Hur zoomar jag in på en bild?
För att zooma in på en bild kan du klicka på bilden, rulla mushjulet uppåt eller klicka på +-knappen i verktygsfältet. Du kan också använda +- och –-tangenterna på tangentbordet. Maximal zoomnivå är 800 %.

Hur panorerar jag en inzoomad bild?
När du har zoomat in håller du ned musknappen och drar för att flytta bilden så att du ser olika delar. Att dra zoomar aldrig, bara ett klick utan att dra gör det.

Hur zoomar jag ut med musen?
Håll ned Alt eller Skift och klicka på bilden, så zoomar den ut ett steg. Du kan också rulla mushjulet nedåt.

Hur återställer jag zoomen?
Klicka på zoomnivån (procenttalet) i verktygsfältet eller tryck på 0 på tangentbordet. Zoomen återställs också automatiskt när du bläddrar till nästa eller föregående dokument.

Kan jag zooma i pdf-filer?
Ja, med knapparna + och – i verktygsfältet eller med tangenterna +, – och 0. Att klicka eller rulla mushjulet zoomar bara bilder.

Kan jag skriva på en pdf direkt i Mowin?
Ja. Öppna pdf:en i förhandsvisningen, välj Skriv text, Rita eller Markera i verktygsfältet och spara med Spara anteckningarna som ett nytt dokument. Pdf:en med dina anteckningar sparas som ett nytt dokument bredvid originalet, som inte ändras.

Kan jag skicka dokument som bilagor till ekonomisystemet?
Nej. Dokument, bilder och andra filer på arbetsordern skickas inte som bilagor till ekonomisystemet, oavsett vilket ekonomisystem ni använder. De stannar i Mowin.

Synkroniseras dokumenten automatiskt?
Ja, om någon annan i organisationen laddar upp eller raderar ett dokument ser du ändringen direkt utan att behöva ladda om sidan.

Finns det en gräns för hur många dokument jag kan ladda upp?
Det finns ingen angiven gräns för antalet dokument per arbetsorder.

Kan jag sortera dokumenten?
Ja, du kan sortera efter datum, titel, beskrivning, filtyp eller storlek. Standardsorteringen visar de senast uppladdade dokumenten först.

Hur söker jag bland dokumenten?
Använd sökfältet för att filtrera efter filnamn, titel, beskrivning eller filtyp.

Kontakta vår support via chatten i Mowin eller skicka ett mejl till support@mowin.se.